So senden Sie E-Mails basierend auf einer Antwort in Google Forms

Mit Google Forms können Sie Antworten und Meinungen Ihrer Befragten auf verschiedene Weise sammeln, sei es ein einfaches oder ein langes Quiz Fragebogen. Obwohl es über mehrere praktische native Funktionen verfügt, können Sie mit Google Forms noch nicht nativ E-Mail-Benachrichtigungen an sich selbst oder den Befragten senden.

Letzteres kommt zum Bild, wenn Sie dem Benutzer für seine Antwort und Zeit danken möchten. Wenn Ihr Formular hingegen ein breites Publikum anspricht und mehrere Abteilungen beteiligt sind, ist das Durchsuchen aller Formularantworten zeitaufwändig.

Zum Glück gibt es einige Problemumgehungen, mit denen Sie E-Mails senden können an den Eigentümer oder an Einzelpersonen. Nun gibt es zwei Möglichkeiten, dies zu tun.

Sie können entweder eine E-Mail basierend auf einer beliebigen Antwort in Ihrem Formular abschicken. Oder Sie können je nach den Antworten, die die Benutzer ausgewählt haben, eine senden. Und wie bereits erwähnt, benötigen beide Methoden die Hilfe eines externen Add-Ons. Und da Sie eine E-Mail von Ihrem Konto abschießen, müssen Sie dem Add-On oder der Funktion die entsprechenden Berechtigungen erteilen.

Jetzt, da wir es geklärt haben, fangen wir an, soll wir?

So senden Sie eine generische E-Mail mit Google Forms

Senden einer generischen E-Mail entweder an den Benutzer oder zum Besitzer ist zum Glück kein Hexenwerk. Mit dem passend benannten Add-on für Formularbenachrichtigungen können Sie einfache Dankes-E-Mails an die Benutzer senden.

Formularbenachrichtigungen erhalten

Schritt 1: Nachdem Sie das Formular erstellt haben, klicken Sie auf die drei-Punktmenü auf der rechten Seite und wählen Sie Add-ons aus der Liste. Dadurch gelangen Sie zum Google Marketplace.

Schritt 2: Suchen Sie nun nach Formularbenachrichtigungen und klicken Sie darauf, um sie zu installieren.

Erstellen Sie als Nächstes das Formular. Wenn Sie die E-Mails direkt an den Befragten senden möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen E-Mails sammeln unter Einstellungen.

Oder Sie können eine Formularfrage festlegen, in der Sie nach der E-Mail des Benutzers gefragt werden, und diese wie unten gezeigt als erforderlich markieren.

Schritt 3: Klicken Sie anschließend auf das kleine Add-on-Symbol und wählen Sie Formularbenachrichtigungen. In der unteren rechten Ecke sehen Sie eine Eingabeaufforderung.

Schalten Sie die Schaltfläche für die Dankes-E-Mail um.

Wie bereits erwähnt, können Sie entweder das Feld Automatisch oder das Feld Formular verwenden. Wählen Sie diejenige aus, die Ihren Anforderungen am besten entspricht. Gleichzeitig können Sie auch einen Bcc für die E-Mail hinzufügen, indem Sie das Feld”Kopie senden an”ausfüllen.

Schritt 4: Fügen Sie als Nächstes den Betreff und den Text von. hinzu die E-Mail, und das war’s dann auch schon! Speichern Sie die Einstellungen und klicken Sie oben auf das Vorschau-Symbol, um zu sehen, ob die aktuellen Konfigurationen für Sie funktionieren.

Dies ist ein einfaches Add-on und die Konfiguration ist einfach und unkompliziert. Und das Tag”Published by Google Cloud”macht es auch ein bisschen zuverlässig.

Andere als die oben genannten können Sie auch eine E-Mail an sich selbst (oder an den Ersteller) senden, wenn das Formular eine feste Anzahl von Antworten enthält..

Um dies zu tun, schalten Sie die Schaltfläche für”Bei Formularantwort benachrichtigen”um. Die E-Mail des Erstellers wird automatisch in das Empfängerfeld eingetragen. Es ist nicht fest codiert und Sie können auch andere E-Mail-Adressen eingeben.

Fügen Sie anschließend den Benachrichtigungsschwellenwert hinzu und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Von nun an wird Ihr Formular eine E-Mail abfeuern, sobald es die Antwortschwelle überschreitet.

So senden Sie Antworten basierend auf Antworten

Lass es uns gleich anbringen. Wenn Sie Antworten basierend auf den Antworten in Ihrem Formular senden möchten, ist dies wie oben beschrieben nicht einfach. Hier müssen Sie am App-Skript der verbundenen Tabellenkalkulation basteln.

Wenn Sie ein einfaches Formular haben, sollte es zum Glück leicht machbar sein. In unserem Fall haben wir ein einfaches Formular, in dem wir die Befragten nach ihrem bevorzugten Urlaubsort fragen.

Und abhängig von den Antworten im Formular wird eine E-Mail an eine festgelegte E-Mail-Adresse gesendet. Natürlich kann der Code an die Anforderungen Ihres Formulars angepasst werden.

Schritt 1: Sobald Ihr Formular erstellt wurde, klicken Sie auf die Registerkarte Antworten und tippen Sie auf das kleine Tabellensymbol auf der rechten Seite. Dadurch wird Ihr Formular mit einer Tabelle verbunden.

Schritt 2: Gehen Sie zur Tabelle und klicken Sie auf Tools > Script Editor.

Fügen Sie im Skripteditor die folgenden Codezeilen ein

Funktion checkLocation(e) { var Betreff=""; var-Werte=e.namedValues; var prefLocation=""; for (Werte eingeben) { var-Label=Schlüssel; var Daten=Werte[Schlüssel]; prefLocation=Daten; Logger.log(Daten); }
}

Hier ist e das Ereignis, das beim Absenden des Formulars ausgelöst wird, während das e.namedValues object bringt Ihnen die Formulardaten in Form eines Arrays.

Sobald diese Daten erfasst wurden, durchläuft die For-Anweisung das Array, um die Daten anzuzeigen. Am Ende werden die Formulardaten für diese spezielle Antwort der Variablen prefLocation zugewiesen.

Schritt 3: Klicken Sie in der Zwischenzeit auf die kleine Uhr Symbol auf der linken Seite, um auf die Trigger zuzugreifen, und wählen Sie Trigger hinzufügen.

Wählen Sie hier Aus Tabelle als Ereignisquelle und Beim Senden als Ereignistyp.

The above will make sure that the function we have written above will only be triggered when the form is submitted. And on submission, it will only pull data from the connected spreadsheet.

Step 4: Now, head back to the Script Editor to modify the code as per your requirement.

In our case, we want an email to be shot off to a particular email ID when a respondent answers Hills, and so on.

So, we have added a simple If and Else-If condition to the code,

 function checkLocation(e) { var subject=""; var values=e.namedValues; var prefLocation=""; for (Key in values) { var label=Key; var data=values[Key]; prefLocation=data; Logger.log(data); if (prefLocation=="Hills"){ subject="You have an email for Hills Location"; GmailApp.sendEmail('[email protected]', subject, prefLocation); }else if (prefLocation=="Beaches"){ subject="You have an email for Beaches Location"; GmailApp.sendEmail('[email protected]', subject, prefLocation); } else if(prefLocation=="Cities") { subject="You have an email for Cities Location"; GmailApp.sendEmail('[email protected]', subject, prefLocation); }
}
}

Naturally, you will have to provide permission for the GmailApp.sendEmail function to work. It’s a one-time process though.

Step 5: Now that, everything is in place, save your code by clicking on the Save icon as shown below.

Now, run the code. Unfortunately, in the absence of an event, you won’t be able to run the code directly from the Script Editor.

To get your code running, submit your form. If everything is in the right place, the odds are that you will get an email.

Once done, you can tweak the code as per your requirement and add individual If-Else conditions. At the same time, you can also draft the body of the email as per the data.

How to Check for Errors

To run a code without errors at the first go is rare, and to be honest, there are plenty of things that can go wrong. To check for error, head over to the Executions tab, and you will see all the instances the function has been called.

Click to see the errors. Here, you can also see how the function has been called. A Trigger tag translates into a form submission, while an Editor tag means that the function was run through the Editor.

At the same time, if you want to cross-check the value of the function, just add the Logger.log(variable) to log the data.

For instance, we had invoked Logger.log(prefLocation) inside the individual If-Else conditions, and our log looked like the one above.

To Code or Not to Code

The second method may look a tad complicated. But once you get the hang of how the individual functions are called, the odds are the going will get a little easier.

But at the end of the day, if you do not want to get your hands dirty, you can check out the Email Notifications Forms add-on. This one is designed for sending emails based on conditional responses. However, the Conditional Formatting feature is not free and approximately costs around $4 per month for a single user license.

So, if you need to send responses for your forms on an occasional basis, you can paste the code above on the App Script editor.