Microsoft Teams viene con varias funciones que ayudan a colaborar en el trabajo y los equipos. También le permite agregar aplicaciones adicionales que ayudan aún más en la gestión del trabajo y del equipo. Una de estas aplicaciones es Aprobaciones. Las aprobaciones de Microsoft Teams son una forma de optimizar todas sus solicitudes y procesos con su equipo o socios. Puede crear nuevas aprobaciones, ver las que se le enviaron y ver todas sus aprobaciones anteriores en un solo lugar.
¿Qué hace la aplicación de aprobaciones de Microsoft Teams?
La aplicación de aprobaciones administra todas tipos de solicitudes de aprobación. Es una gran herramienta organizativa tanto para el solicitante como para el aprobador. Es una plataforma intuitiva y fácil de usar para registrar todas las solicitudes de aprobación y ver su estado; si la solicitud está pendiente, aprobada o rechazada.
La aplicación Aprobaciones no solo se limita a administrar las solicitudes de tiempo libre, sino que se enfoca principalmente en las aprobaciones relacionadas con el trabajo. Algunos de los ejemplos de aprobaciones incluyen acuerdos con clientes para un nuevo contrato, propuestas de proyectos, etc. La herramienta de aprobaciones colabora con otras herramientas de Office 365 como SharePoint, Power Automate, Microsoft Dynamics 365 y más.
Características de las aprobaciones de Microsoft Teams
La aplicación de aprobaciones proporciona varias formas de ver y aprobar solicitudes a su usuario. Sus características ofrecen principalmente una plataforma sencilla para administrar todas las solicitudes de aprobación.
Aquí hay una descripción de varias pestañas y secciones de Aprobaciones en Microsoft Teams:
Centro de aprobacionesAprobaciones desde el chatTarjeta de aprobacionesAprobación básicaAprobación del flujo de trabajoNotificacionesOpciones infinitas
Veamos estas pestañas y funciones con más detalle.
1] Centro de aprobaciones
Aquí es donde verá todas las aprobaciones que ha enviado o recibido, incluidas los que ya están completos. Las aprobaciones aparecen en todos sus sistemas, incluidos Power Automate, SharePoint y Microsoft Dynamics 365.
2] Aprobaciones desde el chat
Envíe una aprobación directamente desde su conversación de Teams. Configúrelo desde el cuadro de redacción, luego vea la tarjeta de aprobaciones en su chat. Tenga en cuenta que solo las personas en la conversación se pueden agregar como aprobadores.
3] Tarjeta de aprobaciones
La tarjeta brinda un resumen en tiempo real del estado de la aprobación. Vea quién respondió y quién aún necesita un poco más de tiempo.
4] Aprobación básica
Una aprobación básica es lo que normalmente usará cuando comience desde el centro o un chat.. Todas las aprobaciones se almacenan en Common Data Service, donde solo las personas en la aprobación y un administrador de inquilinos pueden acceder a ellas.
5] Aprobación de flujo de trabajo
Cuando crea una aprobación a través de Power Automate , aparecerá en tu lista de aprobaciones en la aplicación. Esto se considera una aprobación de flujo de trabajo, ya que puede crear un nuevo flujo y seleccionar un activador, como un evento controlado por el sistema de uno de los más de 350 conectores proporcionados, o su propio conector LOB.
6] Notificaciones
Personalice la configuración de sus notificaciones en la página Notificaciones dentro de Teams.
7] Diferentes opciones
Si necesita la aprobación para presentar un informe de gastos, otorgue un descuento a un cliente o solicitar tiempo libre, use Aprobaciones para hacerlo todo dentro de Teams.
Requisitos: permisos y licencias
Para usar la aplicación Aprobaciones, necesita permiso para lo siguiente elementos:
Permiso para crear una base de datos de Microsoft Dataverse. Una cuenta en powerautomate.microsoft.com Función de administrador en el entorno de destino. Licencia para Power Automate, Office 365 o Dynamics 365. Se requiere una licencia para Microsoft Forms para que los usuarios configure nuevas plantillas de aprobación.
Cuando obtiene una licencia para Power Automate, su cuenta se agrega automáticamente al usuario de aprobaciones ro archivo en el entorno de destino en su primera asignación de aprobación.
¿Cómo crear una aprobación en Aprobaciones de Microsoft Teams?
Es bastante fácil crear una solicitud de aprobación en esta aplicación. Siga los siguientes pasos para crear una aprobación desde el centro de Aprobaciones:
Abra la aplicación Aprobaciones en Microsoft Teams. Seleccione Nueva solicitud de aprobación. Ahora, complete el nombre de la solicitud, quién debe aprobarla y cualquier información adicional. Cuando agrega más de un nombre de aprobador en el formulario, el interruptor delante de Requerir una respuesta de todos los aprobadores se ACTIVA automáticamente. puede respaldar su solicitud de aprobación con documentos adicionales. Hay una disposición de adjuntar estos documentos a la solicitud. Una vez que haya completado el formulario, haga clic en Enviar. Esta solicitud recién creada se puede ver en la sección Enviada en el centro.
Para el aprobador, esta solicitud tiene el siguiente aspecto:
¿Cómo crear una aprobación desde el chat?
La aplicación Aprobaciones de Microsoft Teams ofrece varias formas de crear una solicitud de aprobación. Una de las formas es crearlo a través de una nueva solicitud de aprobación. Otra forma es crearlo desde la opción de chat.
Cuando haya instalado la aplicación Aprobaciones en Microsoft Teams, podrá ver su icono en la parte inferior de la ventana de chat.
Haga clic en este ícono y se abre el mismo formulario de solicitud de aprobación mencionado anteriormente.
Sin embargo, cuando crea una solicitud de aprobación desde un chat, solo puede agregar a las personas involucradas en el chat como Aprobadores en el formulario. En otras palabras, los aprobadores deben ser los miembros de su chat original.
Una vez que se crea la solicitud de chat, se verá en el Centro de aprobación y en la ventana de chat.
Haga clic en la pestaña Ver detalles para ver si todos los miembros del chat aprobaron su solicitud.
Pruebe la aplicación Aprobaciones de Microsoft Teams y háganos saber sus comentarios.
Crédito: Las imágenes de esta publicación provienen de Microsoft.com.
¿Cómo puedo configurar aprobaciones en Microsoft Teams?
Siga estos pasos para crear una aprobación desde la aplicación de aprobaciones en Teams.
Inicie sesión en Microsoft Teams. Seleccione Más aplicaciones agregadas (…), busque Aprobaciones y luego seleccione la aplicación Aprobaciones.Seleccione Nueva solicitud de aprobación en la parte superior derecha de la aplicación. Ingrese los detalles de la aprobación. Haga clic en Enviar.
¿Cuánto tiempo permanecen las aprobaciones en Teams?
Los usuarios informan que la retención del historial de ejecución de Power Automate es de 30 días. Por lo tanto, las aprobaciones permanecen en Teams durante 30 días. Sin embargo, puede verificar la duración y los límites de retención en Power Automate.
