Existen muchas aplicaciones para administrar proyectos y equipos, desde tableros Kanban hasta aplicaciones de colaboración. Si ya usa Microsoft Office, puede aprovechar muchas funciones integradas para mantener su equipo y usted organizados en Outlook.
Puede codificar con colores los correos electrónicos y convertir los mensajes en tareas al planificar un proyecto. Si trabaja con un equipo, puede crear y asignar tareas y configurar un grupo. Para usar estas características junto con otras, aquí hay varias sugerencias, consejos y pasos para usar Microsoft Outlook como una herramienta de administración de proyectos.
Tabla de contenido
Categorizar los correos electrónicos entrantes
Una de las funciones más simples pero más útiles que puede usar al administrar un proyecto es codificar por colores sus correos electrónicos. Una vez que configure las categorías de Outlook, puede asignarlas a los correos electrónicos, lo que los hace destacar en su bandeja de entrada. Además, puede crear reglas para asignar categorías automáticamente si lo desea.
Tú puede crear categorías para lo que tiene más sentido. Algunas sugerencias incluyen una categoría para cada proyecto, cliente o departamento.
Dirígete a la pestaña Inicio de Outlook y abre el menú Categorizar en el grupo Etiquetas. Luego, elija Todas las categorías. 
Notará varias categorías prefabricadas que son simplemente los colores como los nombres de las categorías. Puede editar uno de estos para usar un nombre más significativo. Seleccione una categoría, elija Cambiar nombre a la derecha, ingrese el nuevo nombre y use Enter para guardarlo. 
Para crear una nueva categoría, elija Nuevo a la derecha. Ingrese un nombre, elija un color, agregue opcionalmente una tecla de método abreviado y use Aceptar para guardarlo. 
Para asignar una categoría a un correo electrónico, realice una de las siguientes acciones:
Elija Categorizar en la pestaña Inicio y elija la que desea usar. Haga clic derecho, vaya a Categorizar y elija uno en el menú emergente.
Entonces verá la categoría junto al correo electrónico en su bandeja de entrada, así como encima del mensaje en su propia ventana.
Convierta los correos electrónicos en tareas
Una forma especialmente útil de administrar un proyecto en Outlook es convertir los correos electrónicos en tareas. Puede recibir una solicitud para actualizar el estado del proyecto para sus partes interesadas o enviar documentos a un miembro del equipo. Al colocar ese mensaje en su lista de tareas, lo tendrá al alcance de su mano para completarlo.
Para convertir rápidamente un correo electrónico en una tarea, simplemente haga una de las siguientes cosas:
Haga clic con el botón derecho en el mensaje en su bandeja de entrada, vaya a Mover y elija la carpeta de tareas en la ventana emergente. fuera del menú. En la ventana del mensaje, seleccione Mover en la cinta y use el menú desplegable Mover para elegir la carpeta de tareas. Arrastra el mensaje desde tu bandeja de entrada al ícono de Tareas en la barra de navegación de la izquierda. 
Para obtener opciones adicionales al convertir un correo electrónico en una tarea, puede usar este método en su lugar.
Mantenga presionado el botón derecho del mouse mientras selecciona el correo electrónico y luego arrástrelo al ícono de Tareas a la izquierda y suéltelo. Verá que aparecen opciones para copiar el correo electrónico como una tarea con texto, copiarlo como una tarea con el correo electrónico como archivo adjunto o mover el correo electrónico como una tarea con un archivo adjunto. 
Elija una de esas opciones y listo. También puede elegir Cancelar si cambia de opinión.
Luego, seleccione el ícono de Tareas de Outlook en cualquier momento para ver su lista de tareas pendientes.
Crear y asignar tareas
Además de convertir los correos electrónicos en tareas pendientes para usted, puede crear tareas y asignarlas en Outlook. Esto es conveniente si decide delegar una tarea en lugar de abordarla usted mismo o si desea recibir informes de estado de la tarea que se pueden enviar con un clic.
Seleccione el ícono Tareas a la izquierda o Elementos nuevos > Tarea en la pestaña Inicio y cree una nueva tarea como lo haría normalmente. Alternativamente, puede usar los pasos anteriores para convertir un correo electrónico en una tarea. 
Complete todos los detalles de la tarea, incluido el asunto, la fecha de inicio y de vencimiento, la prioridad y los detalles. Cuando esté listo, vaya a la pestaña Tarea y elija Asignar tarea en la sección Administrar tarea de la cinta. 
Esto actualiza la ventana de tareas para incluir una línea Para para agregar el asignado. Ingrese su nombre o dirección de correo electrónico o use el botón Para para elegirlos de su libreta de direcciones. 
Opcionalmente, puede marcar las casillas para mantener una copia actualizada de la tarea en su lista y recibir un informe de estado cuando la tarea esté completa. 
Después de que todo esté completo, seleccione Enviar para enviar la tarea al asignado.
Cuando reciben la tarea por correo electrónico, simplemente la agregan a su propia lista de tareas.
Pueden usar los campos Estado y Porcentaje completado en la tarea a medida que avanzan y pueden seleccionar Enviar informe de estado en la pestaña Tarea para proporcionarle un estado actualizado por correo electrónico.
Configurar un grupo de contactos
Cuando trabaja con un equipo, crear una lista de distribución o un grupo de contactos le ahorra tiempo. En lugar de agregar a cada miembro del equipo a un correo electrónico, evento de calendario o tarea, simplemente agregue el grupo.
Seleccione el ícono Personas en la barra de navegación de la izquierda. Vaya a la pestaña Inicio y seleccione Nuevo grupo de contactos en la sección Nuevo de la cinta. 
Ingresa un nombre de grupo en la parte superior. Luego, elija Agregar miembros en la sección de miembros y elija De contactos de Outlook, De la libreta de direcciones o Nuevo contacto de correo electrónico. 
Con las dos primeras opciones, se abre una nueva ventana donde selecciona el contacto y usa el botón Miembros para agregarlo. Continúe este proceso hasta que tenga todos los miembros y seleccione Aceptar para guardar. 
Verá los miembros de su grupo en la lista y podrá agregar más si es necesario. Seleccione Guardar y cerrar para completar el proceso y guardar el grupo. 
Para usar el grupo que creó en la línea de dirección de un correo electrónico o como invitados para un evento, comience a escribir el nombre del grupo y selecciónelo de las sugerencias o use Para para localizar y seleccionar el grupo.
Compartir un calendario
Si bien puede configurar un calendario de grupo específico en Outlook, es posible que desee simplemente compartir su propio calendario. Esto es útil para un miembro del equipo que actúa como su respaldo o coadministrador de sus proyectos.
Seleccione el ícono Calendario a la izquierda y luego elija el calendario usando el Panel de carpetas. Vaya a la pestaña Inicio y seleccione Compartir calendario en el grupo Administrar calendarios. Elige el calendario. 
En la pestaña Permisos, use el botón Agregar para elegir el contacto con el que desea compartir. 
Ubique el contacto, seleccione Agregar y elija Aceptar. Luego, elija Puede ver o Puede editar según los permisos que desee otorgar. 
Seleccione Aplicar y luego Aceptar para compartir su calendario.
Tu destinatario debería recibir un correo electrónico informándole de que estás compartiendo un calendario con él. Pueden aceptar ver su calendario en su lista de calendarios de Outlook.
Administre sus carpetas
Las carpetas en Outlook son como las que usa en su computadora; le brindan formas simples de organizar sus artículos. Tiene algunas maneras excelentes de administrar las carpetas de Outlook para su proyecto o equipo.
Abra el Panel de carpetas en el lado izquierdo de su bandeja de entrada. Luego puede expandir una cuenta, si tiene más de una, para ver todas las carpetas dentro de ella.
Cree una nueva carpeta principal o subcarpeta
Considere crear una carpeta para cada proyecto o una para cada cliente o miembro del equipo para mantener todo organizado.
Haga clic con el botón derecho en una cuenta o carpeta actual, elija Nueva carpeta y asígnele un nombre.
Ordene sus subcarpetas
Si tiene una carpeta principal con muchas subcarpetas, puede encontrar la que necesita rápidamente ordenándolas. Haga clic derecho en la carpeta principal y seleccione Ordenar subcarpetas de la A a la Z.
Agregar una carpeta a Favoritos
La sección Favoritos se encuentra en la parte superior de su panel de carpetas. Cuando colapsa ese panel, puede ver sus Favoritos en la barra de la izquierda. Ambos le brindan acceso rápido a las carpetas de uso frecuente.
Haga clic con el botón derecho en la carpeta y elija Agregar a favoritos o arrastre la carpeta a la sección Favoritos en la parte superior del Panel de carpetas.
Mostrar la cantidad de elementos no leídos
Puede mostrar la cantidad total de elementos no leídos para una carpeta directamente en esa carpeta en el panel. Esto es útil si envía correos electrónicos a carpetas automáticamente porque puede detectar mensajes nuevos rápidamente.
Haga clic con el botón derecho en la carpeta y seleccione Propiedades. Abra la pestaña General y elija Mostrar el número de elementos no leídos. Seleccione Aplicar y Aceptar para guardar el cambio. 
Si prefiere ver todos los elementos, elija Mostrar el número total de elementos en su lugar.
Automatizar acciones comunes
Como se mencionó anteriormente, puede realizar acciones automáticas en Outlook. Esto incluye mover correos electrónicos a carpetas, reenviar mensajes y marcar elementos con importancia. Cada uno de estos no solo puede ayudarlo a mantenerse al tanto de su bandeja de entrada, sino también de su proyecto o equipo.
Crear reglas de Outlook
Tenemos una guía completa para crear reglas en Outlook en Windows, Mac y la web que puede consultar, así que aquí veremos un ejemplo eso es útil para la gestión de proyectos. Puede mover automáticamente los correos electrónicos a una carpeta como se mencionó anteriormente. Además, en lugar de crear la regla desde cero, puede basarla en un correo electrónico que haya recibido.
Seleccione el correo electrónico y haga clic con el botón derecho, muévase a Reglas y elija Crear regla o elija Reglas en la pestaña Inicio y elija Crear regla. 
Verá las condiciones básicas para el correo electrónico en la parte superior. Puede basar la regla en el remitente, el asunto o cómo se dirige. Elija una o más de las condiciones que desea utilizar. 
En el área Hacer lo siguiente, marque la casilla para Mover el elemento a una carpeta. Luego, use el botón Seleccionar carpeta para elegir la carpeta. 
Seleccione Aceptar cuando termine y su nueva regla esté lista para funcionar. Siempre que llegue un correo electrónico basado en las condiciones que eligió, se moverá automáticamente a la carpeta elegida.
Crear pasos rápidos
Otra maravillosa herramienta de automatización en Outlook se llama Pasos rápidos. Con Pasos rápidos, puede realizar una acción en un correo electrónico con un solo clic. Como puede imaginar, esto es un gran ahorro de tiempo.
Puede configurar Pasos rápidos para cosas como mover, categorizar o reenviar un correo electrónico. Como ejemplo, configuraremos un paso rápido para marcar un correo electrónico para seguimiento mañana.
Vaya a la pestaña Inicio y seleccione la flecha Más (flecha inferior) en el cuadro Pasos rápidos. Elija Nuevo paso rápido > Personalizado. 
En el cuadro Editar paso rápido, asígnele un nombre en la parte superior. Luego, abra el menú desplegable Elegir una acción y elija Marcar mensaje. 
En el siguiente menú desplegable, seleccione Mañana. Puede elegir una opción diferente como Hoy o La próxima semana o si lo prefiere. 
Elija Finalizar para guardar el paso rápido. 
Para usar su Paso rápido, seleccione el correo electrónico, vaya a la pestaña Inicio y elíjalo en el cuadro Pasos rápidos o haga clic con el botón derecho, muévase a Pasos rápidos y selecciónelo. en el menú emergente.
Eso es todo. Acabas de marcar un correo electrónico para seguimiento mañana con solo un clic.
Esperemos que estas sugerencias lo ayuden a administrar su próximo proyecto nuevo o incluso su equipo en Outlook. Para obtener aún más, vea cómo agregar Microsoft Teams a Outlook para una forma más sencilla de unirse o programar reuniones.