Une fenêtre de composition d’e-mail standard comporte un champ À, un champ Expéditeur et un champ Objet. Vous pouvez également voir deux autres champs : CC et BCC. Ces deux champs ne sont pas des champs obligatoires, c’est-à-dire que vous pouvez envoyer un e-mail sans les remplir, et ils peuvent souvent être masqués dans l’interface utilisateur par défaut.
CC et BCC
CC et Les champs BCC sont des champs permettant de saisir un email ou plusieurs emails. Lorsque vous envoyez un message, toutes les personnes incluses dans les champs À, Cc et Cci le recevront.
CC signifie Carbon Copy et BCC signifie Blind Carbon Copy. Si vous n’êtes pas sûr de ce que signifie la copie carbone, c’est un terme inventé à partir d’une relique du monde réel; papier carbone. Le papier carbone est du papier enduit d’encre (qui tachera vos mains et tout ce avec quoi il entrera en contact). Il est inséré entre deux papiers. Vous écrivez sur le papier en haut, et il est automatiquement copié sur le papier ci-dessous avec l’aimable autorisation du papier carbone.
Il est important de savoir que CC et BCC n’envoient pas de messages séparés. Le même message, le même fil de discussion, est envoyé à tout le monde.
Différence entre CC et BCC
Les adresses e-mail saisies dans le champ CC sont visibles par tous ceux à qui le message est envoyé à. Si vous CC quelqu’un sur un e-mail, les destinataires qui ont été ajoutés dans le champ À pourront voir tout le monde inclus dans le champ CC.
Les adresses e-mail saisies dans le champ Cci ne sont visibles par personne. Ils sont « aveugles » ou cachés. Si vous souhaitez envoyer un e-mail à quelqu’un, mais également inclure quelqu’un d’autre dans la liste des destinataires sans que d’autres personnes ne le sachent, le champ BCC est l’outil pour le travail.
Étiquette des e-mails : Utiliser CC
Il n’y a pas de lois et d’écritures sur l’utilisation CC et BCC. Il existe cependant une étiquette de courrier électronique que vous devez suivre lorsque vous utilisez ces champs. Si vous ne le faites pas, vous gagnerez des ennemis au travail.
Le champ CC doit être utilisé lorsque ;
Vous voulez garder quelqu’un au courant de quelque chose mais cela ne nécessite pas de réponse de sa part Vous sentir que le message est quelque chose que la personne peut avoir besoin de connaître à un moment donné Un superviseur mutuel Superviseur/gestionnaire pour vous et l’autre personne, si vous travaillez dans différents départements/sections. Ceci est mieux utilisé si le superviseur/gestionnaire exige une documentation sur le moment où le travail est attribué entre les départements.
Quand ne pas utiliser CC ;
Pour garder un superviseur au courant lorsqu’il n’est pas nécessaire. Pour utiliser le message comme une documentation du travail que vous faites Pour prouver un point
Utilisation contradictoire de CC ;
Vous ne devez pas utiliser inutilement CC et inclure des personnes dans les messages lorsqu’elles n’en ont pas besoin être compris. Cela dit, si vous pensez qu’un collègue ne va pas donner suite à quelque chose à moins qu’un superviseur ne soit inclus dans le message, vous pouvez aussi l’ajouter.
Vous devriez également l’utiliser si un gestionnaire exige une preuve que vous travaillez.
Étiquette des e-mails : utiliser la CCI
L’utilisation de la Cci signifie essentiellement que vous « parlez » à quelqu’un. Utilisez ceci avec prudence. Personne ne sait qui d’autre a reçu le message lorsque vous ajoutez des personnes au champ Cci. Pensez-y comme enregistrer secrètement une réunion ou permettre à quelqu’un d’écouter.
BCC doit être utilisé avec parcimonie et prudence. Il y aura un moment où vous aurez besoin de l’utiliser et ce sera évident quand vous aurez besoin de le faire. En dehors de cela, ne BCC pas les gens dans les e-mails. Utilisez plutôt le champ CC.
Conclusion
Le champ BCC est masqué afin que personne ne sache que vous l’avez utilisé. Le champ CC n’est pas caché et son utilisation sera évidente. Les destinataires sauront s’ils ont été ajoutés au champ CC ou BCC. Assurez-vous que les personnes que vous CCI ne finissent pas par utiliser le bouton Répondre à tous.
