La fonction d’archivage automatique dans Outlook aide les utilisateurs à gérer l’espace dans leur boîte aux lettres en déplaçant automatiquement les e-mails du dossier actuel vers l’emplacement d’archivage. Les éléments archivés sont stockés dans un fichier de données Outlook (.pst). Dans certains cas, les utilisateurs ont remarqué que l’archivage automatique est manquant ou ne fonctionne pas correctement, même lorsque tous les paramètres sont corrects.
Dans cet article, nous avons répertorié des stratégies pour dépanner et faire fonctionner à nouveau l’archivage automatique.
Méthode 1 – Modifier les paramètres d’archivage automatique
Les utilisateurs ont suggéré que la modification des paramètres d’archivage automatique les avait aidés à résoudre le problème. Cela peut être défini à plusieurs niveaux : paramètres par défaut, par dossier et manuels.
Niveau 1 – Paramètres d’archivage automatique par défaut
1. Accédez au menu Fichier.
2. Sélectionnez maintenant l’onglet Options.
3. Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez l’onglet Avancé.
4. Recherchez AutoArchive dans le volet de droite et cliquez sur le bouton AutoArchive Settings….
5. Pour vous assurer que l’archivage automatique fonctionne, cochez la première case et configurez-la en fonction de la fréquence à laquelle vous souhaitez que l’archivage automatique s’exécute.
6. Cochez la case Demander avant l’exécution de l’archivage automatique pour recevoir une notification avant l’exécution de l’archivage automatique.
7. Cochez les options suivantes :
Supprimer les éléments expirés (dossiers de messagerie uniquement) si vous souhaitez que les éléments expirés soient supprimés Archiver ou supprimer les anciens éléments sinon uniquement les éléments expirés sera supprimé. Afficher le dossier d’archive dans la liste des dossiers pour laisser le fichier archive.pst apparaître dans la liste des dossiers, ce qui permet de trouver facilement les éléments archivés. Vous pouvez définir l’âge des éléments que vous souhaitez archiver dans le champ Nettoyer les éléments antérieurs à x, qui est basé par défaut sur la date de dernière modification
8. Vous avez le choix entre déplacer les anciens éléments vers un fichier d’archive ou les supprimer définitivement.
9. Une fois que vous avez sélectionné l’option, vous pouvez les appliquer et cliquer sur OK pour enregistrer les paramètres.
Niveau 2-Paramètres d’archivage automatique par dossier
Si l’archivage automatique est ne fonctionne pas sur un dossier spécifique dans votre boîte aux lettres, suivez les étapes ci-dessous :
1. Cliquez avec le bouton droit sur le dossier et sélectionnez Propriétés. p>
2. Cliquez sur l’onglet Archive automatique.
3. En fonction de vos besoins, sélectionnez les éléments suivants :
Si vous souhaitez que ce dossier soit une exception à l’archivage automatique, sélectionnez Ne pas archiver les éléments dans ce. Si vous souhaitez archiver les éléments de ce dossier à l’aide des paramètres par défaut, comme indiqué précédemment, sélectionnez Archiver les éléments de ce dossier à l’aide des paramètres par défaut. Si vous souhaitez définir différentes options d’archivage automatique pour ce dossier, sélectionnez Archivez ce dossier en utilisant ces paramètres. Vous pouvez modifier l’âge des éléments à supprimer et créer un fichier séparé pour l’archivage.
4. Cliquez sur OK une fois que vous avez terminé.
Remarque : Ces paramètres sont spécifiques au dossier et ne s’appliquent pas aux sous-dossiers.
Niveau 3 – Paramètres d’archivage manuel
Vous pouvez également démarrer le processus d’archivage manuellement si ce qui précède ne fonctionne pas.
1. Accédez à Fichier, puis sélectionnez Outils.
2 Dans Outils, sélectionnez Nettoyer les anciens éléments. Il démarre le processus d’archivage et la progression est affichée dans la barre d’état.
Méthode 2-Modifier la valeur de registre ArchiveIgnoreLastModifiedTime
Le processus d’archivage dans Outlook est basé sur la date et l’heure de la dernière modification par défaut. Si vous répondez, transférez, déplacez, modifiez, enregistrez ou importez un élément, la date de modification changera, ce qui peut empêcher l’archivage automatique de l’élément.
Les utilisateurs ont trouvé que l’archivage automatique fonctionnait en définissant le registre valeur pour ArchiveIgnoreLastModifiedTime, qui permet d’archiver les éléments Outlook en fonction de la date de réception. Avant de modifier la valeur du registre, conservez-en une sauvegarde en cas d’erreur.
1. Appuyez sur la touche Windows + R pour lancer Exécuter. Tapez regedit pour ouvrir l’éditeur de registre.
2. Accédez à l’emplacement ci-dessous ou copiez-collez-le dans la barre de navigation.
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office.0\Outlook\Preferences 
3. Une fois que vous avez atteint la sous-clé de registre ci-dessus, cliquez sur le menu Modifier.
4. Dans le menu Edition, sélectionnez Nouveau et cliquez sur Valeur DWORD (32 bits) pour créer un nouvel élément dans le registre.
5. Nommez le nouvel élément en tant que ArchiveIgnoreLastModifiedTime et appuyez sur Entrée.
6. Cliquez avec le bouton droit sur l’élément nouvellement créé, puis sélectionnez Modifier.
7. Définissez la valeur sur 1 dans la case Données de la valeur et cliquez sur OK.
8. Fermez l’Éditeur du Registre et redémarrez Outlook pour que les modifications du Registre prennent effet.
Vérifiez maintenant si Outlook archive correctement les éléments en essayant d’archiver manuellement et en vérifiant si les éléments sont archivés en fonction de leur date de réception.
Méthode 3-Exclu de l’archivage automatique
Si vous remarquez qu’un élément spécifique n’a pas été archivé, cela signifie que la propriété correspondante est définie pour l’exclure de l’archivage automatique.
1. Double-cliquez pour ouvrir l’élément qui a été exclu du processus d’archivage.
2. Cliquez sur le menu Fichier, puis sélectionnez Propriétés.
3. Dans la fenêtre Propriétés, décochez l’option Ne pas archiver automatiquement cet élément.
4. Vous pouvez personnaliser votre vue pour obtenir un aperçu des éléments pour lesquels cette option a été configurée. Vous devez autoriser la fonction d’édition dans la cellule comme ci-dessous :
Sélectionnez Afficher et cliquez sur Afficher les paramètres.
Cochez maintenant l’option Autoriser la modification dans la cellule.
Vous pouvez désormais cliquer sur la case à cocher d’un élément particulier sous Ne pas archiver automatiquement directement à partir de la vue pour activer/désactiver l’archivage de cet élément.
Remarque : Vous ne verrez peut-être pas de case à cocher pour vos éléments à moins que vous ne cliquiez sur le champ lui-même. Aucune case à cocher ou une case à cocher non sélectionnée signifie que l’élément sera archivé en fonction de vos paramètres d’archivage.
Méthode 4-Commande d’archivage non disponible dans l’environnement d’entreprise
Archive automatique désactivée par groupe Stratégie
Si vous travaillez dans un environnement d’entreprise et que vous ne parvenez pas à trouver les paramètres d’archivage automatique et d’archivage comme mentionné dans la méthode 1 ci-dessus, cela signifie que l’administrateur a peut-être désactivé les paramètres en tant que stratégie de groupe.. Cela permet d’éviter que les données de la boîte aux lettres ne se propagent sur divers ordinateurs du réseau dans des fichiers pst.
Dans ce cas, vous devez demander à l’administrateur de messagerie où vous devez archiver vos données et combien de temps les éléments doivent être conservés.. En outre, vos administrateurs peuvent définir des stratégies de groupe pour désactiver l’archivage automatique et empêcher la création de fichiers pst.
Échanger avec l’archive en ligne
Une autre raison pour laquelle les paramètres sont manquants est lorsque vous avez un échange compte, une archive en ligne a été activée pour vous sur le serveur Exchange. Dans de tels cas, les options d’archivage côté client seront automatiquement désactivées par Outlook et l’archivage se fera conformément aux politiques d’entreprise définies sur le serveur Exchange.
L’avantage est que vous pouvez accéder à votre archive sur n’importe quel ordinateur exécutant Outlook ou même via un navigateur lorsque vous accédez à votre boîte aux lettres via Outlook sur le Web. À la suite de cette activation pour votre compte, les fonctionnalités d’archivage automatique et d’archivage manuel ne seront plus disponibles dans Outlook.
Méthode 5-Rechercher les fichiers archive.pst endommagés ou complets
Lorsque le fichier archive.pst devient corrompu, Outlook ne pourra pas archiver dans ce fichier. Dans ce cas, vous devez fermer Outlook et utiliser l’outil de réparation de la boîte de réception (scanpst.exe) pour rechercher les erreurs et créer un nouveau fichier d’archive. Cliquez ici pour trouver l’emplacement du scanpst.exe et les étapes pour effectuer l’analyse dans la correction 5 de l’article.
Lorsque le fichier archive.pst devient plein , il ne permettra pas à Outlook d’y stocker d’autres éléments. Lorsque la limite d’avertissement est atteinte, vous ne pourrez pas déplacer les éléments vers l’archive, que ce soit manuellement ou à l’aide de l’archivage automatique. Une fois la limite atteinte, il est recommandé de créer un nouveau fichier d’archive. La taille limite est basée sur la version d’Outlook utilisée.
Fichiers pst d’Outlook 97 – 2002 (ANSI) : la taille maximale du fichier est de 2 Go et un avertissement est émis lorsqu’il atteint 1,8 Go. Fichiers pst Outlook 2003 – 2019 (Unicode): la limite par défaut est de 20 Go Outlook 2003/2007 et 50 Go dans les versions ultérieures 2010, 2013, 2016, 2019 et Microsoft 365. Un avertissement est émis lorsque la limite atteint respectivement 19 Go et 47,5 Go.
Méthode 6 – Supprimer les e-mails de la boîte aux lettres pleine
Si votre boîte aux lettres est pleine, vous recevrez un message indiquant que la boîte aux lettres est pleine lorsque vous essayez d’envoyer un message. Cependant, lorsque vous essayez d’archiver lorsque la boîte aux lettres est pleine, l’archive ne fonctionnera pas et vous ne recevrez pas non plus d’erreur indiquant la même chose.
Pour la remettre en marche, vous pouvez soit supprimez ou déplacez manuellement certains éléments vers votre fichier d’archive ou contactez votre administrateur de messagerie pour augmenter temporairement la taille de votre boîte aux lettres.
Pour nettoyer votre boîte aux lettres, vous peut procéder au processus de nettoyage dans l’ordre suivant des dossiers : éléments supprimés, courrier indésirable, boîte de réception, éléments envoyés et autres dossiers de courrier, journal, calendrier, contact et notes.
Si l’un des éléments ci-dessus les correctifs ne fonctionnent pas pour vous, nous vous recommandons d’effectuer une réparation de votre suite Office ou de réinstaller Office et de vérifier si cela aide à résoudre le problème.
Merci d’avoir lu cet article.
Nous espérons que vous avez pu résoudre l’erreur de non-fonctionnement de l’archivage automatique.
Un ingénieur logiciel est devenu un éducateur avec un vaste enseignement expérience dans les universités. Je travaille actuellement sur ma passion pour l’écriture.
