Aturan di Microsoft Outlook ideal untuk melakukan tindakan secara otomatis pada email. Anda dapat melakukan hal-hal seperti memindahkan, menandai, atau menanggapi pesan tertentu tanpa pekerjaan manual. Untuk membantu Anda mengikuti perkembangan kotak masuk, kami akan menunjukkan cara membuat aturan di Outlook.
Karena Anda dapat membuat aturan Outlook di Windows, Mac, dan web, kami akan membahas penyiapannya di setiap platform. Perhatikan saja bahwa kondisi dan tindakan yang tersedia bervariasi.
Daftar Isi
Cara Membuat Aturan di Outlook di Windows
Kumpulan kondisi dan tindakan yang paling sehat untuk aturan ada di Outlook di Windows. Untuk menjelaskan cara membuat aturan secara paling efektif, mari kita telusuri penyiapan beberapa aturan yang umum digunakan.
Menyiapkan aturan kosong dari awal memberi Anda fleksibilitas terbesar karena Anda dapat memilih lebih dari satu ketentuan dan tindakan. Selain itu, Rules Wizard akan meminta Anda sepanjang jalan.
Buka Outlook, buka tab File, dan pilih Kelola Aturan & Peringatan di bagian Info.
Saat kotak dialog Aturan dan Peringatan muncul, buka tab Aturan Email dan pilih akun di bagian atas jika Anda memiliki lebih dari satu. Kemudian, pilih Aturan Baru.
Anda kemudian dapat menyiapkan aturan dengan petunjuk di bawah untuk memindahkan email ke folder, menandainya untuk ditindaklanjuti, atau mengirim balasan otomatis. Sebagai gantinya, Anda dapat mencoba aturan lain yang menurut Anda berguna seperti meneruskan email secara otomatis.
Pindahkan Email ke Folder
Di Wisaya Aturan, pilih salah satu opsi pemindahan di bagian atas. Anda dapat memindahkan pesan ke folder tertentu berdasarkan pengirim, kata-kata yang disertakan, atau untuk email yang Anda kirim daripada yang Anda terima.
Sebagai contoh, kami akan memilih Pindahkan pesan dengan kata tertentu dalam subjek ke folder. Di bagian bawah, pilih item yang digarisbawahi dan berwarna biru untuk menentukan kondisi dan tindakan. Pilih Kata Tertentu dan masukkan kata yang akan dicari di baris subjek. Pilih Ditentukan untuk memilih folder tempat Anda ingin memindahkan pesan. 
Kemudian, pilih Berikutnya. Anda akan melihat daftar ketentuan dengan yang baru saja Anda pilih ditandai secara otomatis. Anda dapat memilih kriteria tambahan untuk email jika Anda mau. Misalnya, Anda mungkin juga ingin menerapkan aturan pada pesan yang dikirim hanya kepada Anda. Pilih Berikutnya. 
Anda kemudian akan melihat daftar tindakan dengan yang Anda pilih ditandai untuk Anda. Seperti kondisi di atas, Anda dapat memilih tindakan tambahan jika diinginkan. Misalnya, Anda mungkin juga ingin menandai pesan sebagai telah dibaca saat dipindahkan. Pilih Berikutnya. 
Selanjutnya Anda akan melihat daftar pengecualian. Secara opsional, Anda dapat mengecualikan email tertentu dari aturan. Misalnya, Anda mungkin tidak ingin email dengan lampiran dikirim ke folder. Pilih Berikutnya. 
Pada layar terakhir untuk aturan, pertama-tama Anda akan memberinya nama di bagian atas lalu menandai kotak centang untuk Aktifkan aturan ini. Secara opsional, Anda dapat mencentang kotak untuk menjalankan aturan ini sekarang di kotak masuk Anda atau menggunakan aturan untuk semua akun email. 
Setelah Anda selesai, konfirmasikan penyiapan aturan di kotak di bagian bawah yang menunjukkan kondisi dan tindakan. Pilih Selesai untuk menyimpan dan mengaktifkan aturan. 
Konfirmasikan tanda centang di sebelah aturan baru Anda di kotak Rules and Alerts dan pilih OK. 
Tandai Email untuk Tindak Lanjut
Aturan Outlook lain yang berguna adalah menandai email untuk ditindaklanjuti. Anda bisa memilih bendera dan waktu untuk tindak lanjut.
Ikuti proses yang sama di atas untuk membuat Aturan Baru dan buka Wisaya Aturan. Kemudian, pilih Tandai pesan dari seseorang untuk ditindaklanjuti. Di bagian bawah, pilih item yang digarisbawahi dan berwarna biru untuk menentukan kondisi dan tindakan. Pilih Orang atau grup publik untuk memilih kontak. Pilih Tindak Lanjut saat ini untuk memilih tanda dan waktu. 
Kemudian, pilih Berikutnya. Sama seperti aturan di atas, Rules Wizard memandu Anda melalui ketentuan, tindakan, dan pengecualian yang dapat Anda konfirmasikan dan tambahkan ke aturan Anda. Kemudian, beri nama, aktifkan, dan selesai. 
Membalas Email Secara Otomatis
Satu aturan lagi yang mungkin berguna bagi Anda adalah balasan otomatis, yang mirip dengan pesan di luar kantor tetapi lebih fleksibel. Anda dapat menggunakan template Outlook tertentu atau membuat pesan balasan untuk email tertentu.
Ikuti proses yang sama di atas untuk membuat Aturan Baru dan buka Wisaya Aturan. Kemudian, pilih Terapkan aturan pada pesan yang saya terima dan pilih Berikutnya. 
Pilih kondisi yang ingin Anda gunakan untuk pesan email yang diterima. Anda dapat menerapkan aturan untuk pengirim tertentu, dengan kata-kata tertentu, saat diterima dalam rentang tanggal, atau kondisi lain yang Anda inginkan. Pilih Berikutnya. 
Pilih Balas menggunakan templat tertentu atau Miliki balasan server menggunakan pesan tertentu sesuai preferensi Anda. Kemudian, pilih teks biru yang digarisbawahi di bagian bawah sesuai opsi yang Anda pilih dan pilih Berikutnya saat Anda selesai. Balas menggunakan templat tertentu: Pilih templat tertentu untuk memilih yang Anda inginkan. 
Minta server membalas menggunakan pesan tertentu: Pilih pesan tertentu, masukkan pesan di kotak yang muncul, lalu pilih Simpan & Tutup. 
Tandai setiap pengecualian yang ingin Anda sertakan, pilih Berikutnya, dan selesaikan aturan dengan menamai, mengaktifkan, dan menyimpannya dengan tombol Selesai. 
Cara Membuat Aturan di Outlook di Mac
Jika Anda menggunakan Outlook di Mac, Anda dapat mengatur aturan kotak masuk di sana dengan mudah meskipun kondisi dan tindakannya sedikit lebih terbatas daripada di Windows.
Buka Outlook dan pilih Outlook > Pengaturan di bilah menu. Pilih Aturan di jendela pop-up. 
Pilih akun di sebelah kiri jika Anda memiliki lebih dari satu dan pilih tombol tanda plus di sebelah kanan. 
Masukkan nama Aturan di bagian atas. Kemudian, atur kondisi pertama menggunakan kotak drop-down. Tergantung pada apa yang Anda pilih, Anda mungkin perlu menambahkan kondisi tersebut. Misalnya, jika Anda memilih Tanggal Diterima, Anda akan memasukkan tanggal. 
Selanjutnya, pilih tindakan menggunakan kotak drop-down tersebut. Sekali lagi, Anda mungkin perlu menambahkan tindakan. Misalnya, jika Anda memilih Pindahkan ke Folder, Anda akan memilih folder. 
Untuk menambahkan kondisi atau tindakan lain, pilih tanda plus di sebelah kanan atau untuk menambahkan pengecualian, pilih tanda plus di sebelah Kecuali jika. 
Secara opsional, centang kotak untuk tidak menerapkan aturan lain yang memenuhi ketentuan yang sama. Konfirmasikan bahwa kotak Diaktifkan dicentang di kiri bawah dan pilih OK untuk menyimpan aturan. 
Cara Membuat Aturan di Outlook di Web
Untuk membuat aturan di Outlook di web, buka situs web dan masuk. Anda akan melihat ketentuan dan tindakan yang serupa dengan yang ada di Outlook di Mac.
Pilih ikon Pengaturan (roda gigi) di kanan atas dan pilih Lihat semua pengaturan Outlook di sidebar yang muncul. 
Di jendela pop-up, pilih Mail di paling kiri dan Rules di kanan. Di bagian atas, pilih Tambahkan aturan baru. 
Beri nama aturan Anda lalu gunakan kotak Tambahkan ketentuan untuk memilih kriteria. Bergantung pada kondisi yang Anda pilih, Anda mungkin perlu menambahkannya. Misalnya, jika Anda memilih Dari, Anda akan diminta untuk memberikan pengirim di sebelah kanan. 
Gunakan kotak Tambahkan tindakan untuk memilih tindakan. Sekali lagi, Anda mungkin diminta untuk menambahkan tindakan. Misalnya, jika Anda memilih Pindahkan ke, Anda akan diminta memberikan nama folder atau membuat folder baru. 
Anda dapat menggunakan opsi berwarna biru untuk menambahkan kondisi lain, tindakan lain, atau menyertakan pengecualian sesuka Anda. 
Secara opsional, Anda dapat menandai kotak untuk berhenti memproses lebih banyak aturan dan segera menjalankan aturan di kotak masuk Anda. Setelah selesai, pilih Simpan. 
Apakah Email Anda Akan Mengikuti Aturan?
Dengan membuat aturan email di Outlook, Anda dapat meminimalkan waktu yang diperlukan untuk mengatur pesan, mengingat untuk menindaklanjuti, atau membalas email tertentu. Jika Anda mengalami masalah, lihat perbaikan ini ketika aturan email Outlook tidak berfungsi.
