Board i membri sono spesso i dipendenti più esperti e smaliziati di qualsiasi azienda. Aiutano a portare avanti l’intero flusso di lavoro e a prendere decisioni importanti. In qualità di amministratori, hanno anche l’obbligo legale di agire nel migliore interesse dell’azienda.
E così, quando si preparano a tenere un riunione del consiglio virtuale, devono tenere conto di molte sfumature e dettagli. Il successo di una riunione online non dipende solo dalla fornitura di contenuti di alta qualità. Il passaggio alle riunioni online richiede una preparazione e una conduzione leggermente diverse rispetto alle riunioni fisiche.
In questa recensione, abbiamo raccolto alcuni suggerimenti utili su come condurre riunioni online efficaci utilizzando la sala riunioni virtuale.
Cos’è una riunione del consiglio virtuale?
Le riunioni del consiglio virtuale consentono a ciascun direttore del consiglio di visitare riunioni programmate regolarmente da qualsiasi luogo: casa, ufficio o altro. Invece di visualizzare le note dopo il fatto, i membri del consiglio utilizzano strutture di audio e videoconferenza per partecipare a distanza. Queste riunioni online possono essere avviate solo per telefono, videoconferenza o altri strumenti di comunicazione virtuale entro i limiti consentiti da una determinata azienda.
Esistono tre tipi principali di riunioni del consiglio online:
Teleconferenza (audio connessione esclusivamente);Videoconferenza (connessione audio e video);Webconferenza (audio, video e scambio di contenuti).
Per avviare una riunione del consiglio online, è necessario un posto di lavoro, un laptop o un computer desktop, una connessione Internet affidabile, software della lavagna virtuale, membri dell’evento e un argomento, sicuramente.
Suggerimenti per preparare una riunione del consiglio virtuale di successo
Sebbene la comunicazione virtuale sia diversa dalle riunioni faccia a faccia, ci sono alcuni punti cruciali che dovresti controllare e adattare per assicurarti che questo tipo di incontro rientri nel tuo piano aziendale. Ecco alcuni suggerimenti pratici che devi adottare per una riunione produttiva utilizzando un software del portale del consiglio di amministrazione:
Avere gli strumenti giusti a portata di mano
Prima di avviare la riunione virtuale, assicurati di disporre di una perfetta soluzione per riunioni senza carta per consentire comunicare e condividere lo schermo con altri partecipanti. Al momento ci sono diversi strumenti che puoi utilizzare, tuttavia è importante scegliere un fornitore che presti la massima attenzione alla sicurezza. Assicurati che la parte tecnica funzioni correttamente
Prima di iniziare, assicurati di controllare l’audio , video e schermo funzionano perfettamente. Unisciti ad altri membri della riunione e prova l’attrezzatura in anticipo. In questo modo, eviterai un inizio teso alla riunione del portale del consiglio e guadagnerai la fiducia di tutti intorno. Decidi il moderatore della riunione
Nomina un moderatore se l’amministrazione non lo fa e fornisci una guida completa a questo persona. In questo modo eviterai una scarsa qualità del suono durante una riunione quando i partecipanti parlano contemporaneamente. Ad esempio, alza la mano se vuoi dire qualcosa o scrivi il tuo nome nel campo”Cosa fare se la riunione si tiene senza un video”. Tieni presente che il video può influire sulla qualità del suono. Mantieni le tue note private
Assicurati che i documenti della bacheca siano chiusi. Per un risultato migliore, dovresti installare il software di gestione del consiglio di amministrazione sul tuo tablet, iPad o su uno degli schermi se lavori su più schermi. Condividi l’agenda con i membri
Condividi l’agenda tramite la condivisione dello schermo, assicurandoti che i partecipanti si presentino sapere quale punto dell’ordine del giorno viene discusso.Utilizza la piattaforma di collaborazione aggiornata
Assicurati che tutti abbiano l’ultima versione dei documenti della riunione del consiglio online per evitare malintesi. Questo può e deve essere fatto utilizzando piattaforme di condivisione sicure. Richiesta di feedback
Dovresti raccogliere feedback per scoprire cosa puoi migliorare la prossima volta. Esistono molti modi per creare un’agenda efficace per una riunione del consiglio virtuale e ogni membro e direttore molto probabilmente ha la propria esperienza di ciò che funziona e cosa no. Apportare modifiche ogni volta significa che la tua riunione del consiglio virtuale migliorerà. Fai attenzione a ciò che condividi via e-mail
Potrebbe essere allettante condividere alcuni file di lavoro del consiglio via e-mail, ma ti sconsigliamo vivamente di farlo! I documenti della riunione del consiglio sono uno dei dati più riservati di cui dispone l’azienda e, se distorti, possono avere gravi conseguenze negative per tutti i membri del consiglio.
Dopo
Riassumendo tutto quanto sopra , possiamo dire che organizzare la riunione del consiglio virtuale richiede molta attenzione. Usa il modello di riunione virtuale sopra per assicurarti che tutto sia trattato nel modo giusto. Inoltre, dovresti assicurarti che tutti i partecipanti abbiano abbastanza tempo per l’esame preliminare e la revisione degli argomenti della riunione online e sforzarti di garantire che la riunione sia interessante e incoraggi la cooperazione e la comunicazione di tutti i membri.
