Úplný průvodce, který vás naučí, jak používat When2Meet – nejjednodušší webový nástroj, který vám pomůže naplánovat vaše skupinové akce.
Když se snažíte vytvořit plány, které zahrnují více než dva lidi ve vašem osobním životě může být bolest hlavy najít správný čas, který vyhovuje všem. Pokud ale do mixu hodíte malý tým, který potřebuje naplánovat schůzku nebo akci, může to být přímo katastrofa.
Pro vyřešení tohoto problému existuje mnoho kalendářů, které vám mohou pomoci naplánovat události, jako je Kalendář Google. Pokud se vám však tyto kalendáře trochu těžko orientují, When2Meet je pro vás perfektní volbou.
Co je When2Meet a je pro vás to pravé?
When2Meet je jednoduché webový kalendář hlasování, který můžete použít ke koordinaci událostí a schůzek velkého počtu lidí. Používá extrémně jednoduché rozhraní, které omezuje všechny zvonky a píšťalky, které by vás mohly odradit od zkoušení jiných kalendářů.
Můžete vybrat data a časy, které vám vyhovují pro událost, a pozvat ostatní účastníky, aby udělali totéž. Jakmile vytvoříte událost pro konkrétní data, účastníci si mohou vybrat svou dostupnost pouze z těchto dat. To vám umožní dosáhnout konsensu na dobu, která je vhodná pro všechny z požadovaných dat.
When2Meet nabízí pouze základní funkce hlasování, které vám pomohou naplánovat událost. Můžete hlasovat pro události 1:1 nebo s velkou skupinou, ale to je tak vše. Není to jako jiné kalendáře, které vám umožňují přidat zasedací místnost do samotné události kalendáře. Je to prostě místo pro dosažení konsensu.
I když jeho jednoduchost bude pro mnohé vítězným bodem, může to být také důvod, proč se pro vás nehodí.
Pokud jste studenti, kteří se snaží rozhodnout o datu pro skupinový úkol, nezávislí pracovníci nebo malý tým, kalendář vám bude vyhovovat. Pokud ale chcete nějaké pokročilé funkce, jako je integrace Kalendáře Google, opakované události nebo dostupnost, potvrzovací e-maily s podrobnostmi o událostech atd., žádnou z nich ve When2Meet nenajdete a bude lepší se poohlédnout jinde.
Použití When2Meet
Použití When2Meet ke koordinaci události je dvoudílná úloha. Nejprve musíte vytvořit událost a pozvat účastníky. Poté může každý zadat své dostupné časy – jako je hlasování v pilulce – a můžete najít čas, který každému vyhovuje.
Vytvořit událost When2Meet
Začněte na When2Meet.com.
Poté zadejte název své události do pole’Název nové události’.
Dále musíte vybrat datum(a) z kalendáře. Kalendář začíná aktuálním týdnem, takže může vypadat jinak než obvyklý kalendář, který běžně vidíte. Přetažením kalendáře nahoru a dolů zobrazíte týdny před a po. Umístěte kurzor na měsíce vlevo a posouvejte se nahoru a dolů.
Týden také začíná v neděli. Pokud však dáváte přednost začátku týdne v pondělí, můžete kalendář přetáhnout doleva nebo doprava umístěním kurzoru na pracovní dny nahoře.
Nyní vyberte možná data události, která by vám mohla vyhovovat. Můžete si vybrat jeden nebo tolik termínů, kolik chcete. Kliknutím na jednotlivá data je vyberete nebo přetažením kurzoru po kalendáři vyberete data v návaznosti. Vybraná data budou zvýrazněna zeleně.
Můžete posouvat kalendář dolů a vybrat si všechna dostupná data v nadcházejících měsících. Pokud mohu říci, neexistuje žádné omezení toho, jak daleko můžete jít nebo kolik dat si můžete vybrat. Nezapomeňte však svá data vybrat pečlivě, protože po vytvoření události je již nelze upravit. Místo toho budete muset začít znovu s novou událostí. Pokud některá data vyberete omylem, kliknutím nebo přetažením přes ně zrušte jejich výběr.
Místo konkrétních dat můžete z rozbalovací nabídky vybrat také zobrazení „Dny v týdnu“. Toto zobrazení je užitečné, pokud chcete naplánovat opakující se schůzku na stejný den v týdnu a chcete určit preferovaný den skupiny.
Jakmile vyberete data/dny, vyberte časový rozsah, který bude fungovat. V dalším kroku budete moci vybrat konkrétní dostupné časy. Zde můžete definovat konkrétní rozsah, jako je 9:00 až 17:00, ve kterém chcete událost naplánovat. Vyberte čas začátku a konce z příslušných rozbalovacích nabídek vedle položek „Ne dříve než“ a „Ne později“.
Pokud zvolíte’Konkrétní data’, můžete také vybrat své časové pásmo a ostatní účastníci si budou moci vybrat své. Tato možnost nebude k dispozici v zobrazení „Dny v týdnu“, protože očekává, že všichni účastníci budou v jednom časovém pásmu.
Jakmile jsou definovány všechny parametry, klikněte na’Vytvořit událost’.
Pozvěte účastníky na událost
Jakmile událost vytvoříte, vygeneruje se na ni jedinečný odkaz. Tento odkaz budete potřebovat, kdykoli budete chtít zobrazit podrobnosti, takže si jej nezapomeňte uložit.
Nyní můžete buď nejprve poslat pozvánky ostatním účastníkům a poté hlasovat o čase, kdy budete k dispozici, nebo to udělat v opačném pořadí. Nezáleží na tom, protože v reálném čase aktualizuje jakékoli změny, které provedete ve své časové dostupnosti.
Chcete-li poslat pozvánku, můžete kliknout na možnost „Poslat jim e-mail“ a odeslat e-mail ze systémové poštovní aplikace, na možnost „Zpráva na Facebooku“ nebo zkopírovat odkaz a odeslat jej jiným způsobem.
Sdílejte odkaz na událost s ostatními a požádejte je, aby označili svou dostupnost pro událost.
Přihlášení k události
Po vytvoření události a odeslání pozvánek budou další kroky pro všechny stejné. Nezáleží na tom, zda jste událost vytvořili nebo byli pozváni.
Pomocí odkazu přejděte na stránku události. Poté se budete muset přihlásit, abyste označili svou časovou dostupnost. Opět nezáleží na tom, zda jste autor nebo pozvaný účastník. Do příslušných polí zadejte přihlašovací údaje a po zadání údajů klikněte na tlačítko „Přihlásit se“.
Uvidíte, že přihlašovací údaje vyžadují, abyste zadali pouze své jméno, nikoli e-mailovou adresu, a heslo, které je také volitelné.
Nyní vám to může připadat zvláštní, ale dovolte mi vysvětlit logiku za tím. Přihlašovací údaje na When2Meet lze zahodit, protože jsou pouze pro jednu událost. Je to skvělé pro uživatele, kteří si chtějí zachovat anonymitu nebo se nechtějí pro takové úkoly složitě vytvářet účet na webu. Ale je to také důvod, proč neexistují žádné potvrzovací e-maily s podrobnostmi o událostech nebo jiných integracích aplikací.
Přejdeme k otázce hesla. Nyní můžete mít sklon nevytvářet heslo, protože je volitelné a zadejte pouze své jméno. I když to můžete udělat, doporučujeme vám vytvořit si jej, protože bez hesla se může kdokoli s přístupem k odkazu přihlásit pomocí vašeho jména. Pokud se přihlásí vaším jménem, mohou také upravovat vaše dostupné časové úseky. Abyste předešli jakémukoli takovému záměně, je lepší vytvořit heslo, a to i jednoduché.
I když uživatelská jména a hesla lze zahodit, můžete je uložit pomocí Správce hesel a znovu je použít pro všechny budoucí události When2Meet.
Nyní zadejte své jméno a heslo pokaždé, když chcete upravit svou dostupnost. Abyste viděli dostupnost skupiny, nemusíte tyto informace zadávat.
Označení vaší dostupnosti
Jakmile se přihlásíte, zobrazí se mřížka data a času podobná jako na levé straně se objeví skupinová mřížka viditelná na pravé straně okna. Zde můžete označit vaši dostupnost.
Označení vaší dostupnosti je jednoduché. Vše, co musíte udělat, je kliknout a přetáhnout na mřížku. Neexistuje žádný další krok pro uložení změn; všechny změny se automaticky uloží.
Před označením své dostupnosti se ujistěte, že časové pásmo zobrazené v pravém horním rohu je správné. Pokud tomu tak není, můžete jej vybrat z rozbalovací nabídky.
Nyní můžete kliknutím na bloky zpřístupnit. Kliknutím se označí 15minutové okno pro konkrétní datum. Chcete-li označit větší části času, můžete kliknout a přetáhnout vodorovně a svisle. Časy, které jste označili jako dostupné, se zobrazí zeleně.
Pokud omylem označíte špatný čas nebo’nejsou v té době již k dispozici, jednoduše klikněte nebo klikněte a přetáhněte tento čas, abyste označení zrušili.
Nalezení správného času na skupinové mřížce
Když lidé označí své dostupné čas, můžete to vidět v mřížce skupiny. Mřížka zobrazí dostupnost uživatelů v různých odstínech zelené.
Pokud nikdo neoznačí svou dostupnost, bude mřížka na začátku šedá.
Pokud jste první, kdo v události hlasuje, před vaším hlasováním bude mřížka Šedá. Jakmile však označíte svou dostupnost, mřížka skupiny se změní tak, aby odrážela váš vstup.
Jak se však zvyšuje počet účastníků, kteří označili svou dostupnost, počet odstínů zelené v zvýšení mřížky, od nejsvětlejší k nejtmavší, aby indikoval počet dostupných lidí.
Nejtmavší odstín zelené označuje maximální počet lidí, kteří jsou v danou chvíli k dispozici, a bílá označuje nula dostupných lidí.
Například ve skupině čtyř lidí, pokud jsou v určitou dobu k dispozici 4/4 lidí, bude to označeno nejtmavší zelenou. Potom světlejší odstín označí, kde jsou k dispozici 3/4 lidí, další světlejší odstín bude označovat, kde jsou k dispozici 2/4 osob atd.
Pokud však není čas, kdy jsou všichni 4 uživatelé k dispozici, nejtmavší odstín zelené bude označovat místo 3/4 osoby jsou k dispozici. Nejvyšší počet lidí, kteří jsou současně k dispozici, můžete vidět na sloupcovém grafu nad mřížkou.
Chcete-li určit čas události, najděte nejtmavší zelené bloky. Můžete také přesunout kurzor na mřížku, abyste viděli podrobný rozpis dostupnosti účastníků v levé části obrazovky.
A je to. Nyní máte ideální čas pro vaši událost, která je vhodná pro většinu (nebo, pokud budete mít štěstí, všechny) lidí ve skupině.
Tady to je. Pomocí When2Meet je tak snadné najít ideální čas pro vaši schůzku nebo akci pro velkou skupinu lidí. K dosažení konsensu není třeba hádat ideální čas nebo vést konverzaci ve skupinovém chatu tam a zpět bez konkrétních výsledků. Můžete jednoduše nechat vládu demokracie.
