Daripada dokumen kertas hingga penyimpanan komputer dan teknologi awan, evolusi pengurusan data agak luar biasa. Bilik data maya ialah contoh utama teknologi awan yang telah memberikan pendekatan pengurusan data dalam bentuk baharu.
Sudahlah hari-hari apabila syarikat mempunyai pelayan data yang besar dan mahal serta bertan-tan fail kertas terkubur di bawah satu sama lain. Ini kerana perisian bilik data dalam talian memberi anda kemewahan untuk menyimpan dan mengurus data pada teknologi awan.
Adakah perisian bilik data maya diperlukan untuk semua orang? Sekiranya anda mula menggunakan perisian bilik data untuk kegunaan syarikat atau peribadi anda? Mengapakah anda perlu menggunakan bilik data maya apabila terdapat platform penyimpanan data percuma? Berikut ialah semua jawapan anda.
Apakah itu perisian bilik data dalam talian?
Sebelum meneroka faedah, adalah penting untuk memahami apa itu bilik data maya.
Bilik data dalam talian atau elektronik ialah repositori dokumen digital yang digunakan oleh syarikat atau semua bentuk perniagaan untuk mengurus dokumen perniagaan mereka.
Dalam istilah yang lebih luas, bilik data digital digunakan untuk menyimpan, berkongsi, bertukar, menyunting , mengatur dan mengurus perniagaan atau bahkan data peribadi. Banyak syarikat menggunakan bilik data maya sebagai repositori data utama mereka, manakala yang lain menggunakannya sebagai medium untuk berkongsi atau membentangkan data semasa transaksi kewangan.
Secara tradisinya, bilik data dalam talian hanya dikaitkan dengan penggabungan dan pemerolehan. Walau bagaimanapun, dari masa ke masa, terutamanya dalam beberapa tahun yang lalu, bilik data maya menjadi bahagian standard pengauditan, IPO, pengurusan harta intelek, komunikasi lembaga, pengumpulan dana, usaha sama, usaha wajar dan perkongsian strategik.
Pada masa kini, disebabkan permintaan yang semakin meningkat untuk penyelesaian khusus industri, penyedia bilik data maya telah membangunkan bilik khusus untuk usaha wajar, hartanah, M&A, sains hayat dan litigasi. Baca lebih lanjut tentang faedah khusus yang ditawarkan vendor bilik data untuk setiap penggunaan ini di dataroomreviews.org.
Mengapa anda memerlukan perkhidmatan bilik data maya?
Mengapakah penting untuk memindahkan data perniagaan anda ke bilik data atau mengapa bilik data maya lebih baik daripada platform dalam talian percuma yang lain? Inilah jawapannya!
1. Bilik data maya adalah lebih selamat
Sudah semestinya keselamatan dan integriti data perniagaan anda adalah amat penting. Selain itu, jika anda berurusan secara langsung dengan maklumat pelanggan yang sensitif, maka menggunakan sistem pengurusan data pematuhan adalah wajib untuk anda.
Bilik data adalah lebih selamat daripada alatan lain atas pelbagai alasan. Inilah sebabnya:
Keizinan dua faktor mungkin merupakan ciri biasa dalam platform pengurusan data peribadi, tetapi bilik data berada jauh di hadapan dalam penyulitan data. Kebanyakan VDR zaman moden mempunyai penyulitan SSL 256-bit, yang merupakan yang paling kuat standard penyulitan data di dunia.Selain itu, terdapat ciri pembersihan peranti jauh untuk segera mengalih keluar peranti yang mencurigakan, hilang atau dicuri yang disambungkan ke bilik data.
Alat storan data percuma kebanyakannya tidak mempunyai ciri ini.
2. Bilik data maya memberikan lebih kawalan
Keselamatan platform adalah satu aspek, manakala keselamatan data adalah perkara yang berbeza. Dan di sinilah bilik data maya lebih kuat. Dalam VDR anda, anda boleh memutuskan jenis kuasa yang perlu anda berikan kepada pengguna lain. Walau bagaimanapun, anda boleh memberikan akses tersuai kepada pengguna secara individu atau membuat kumpulan pengguna dengan tetapan yang sama.
Anda boleh menghalang kumpulan daripada mengedit, mencetak atau memuat turun dokumen. Malah, anda juga boleh menyesuaikan tetapan akses untuk pengguna tertentu dalam kumpulan. Tahap penyesuaian ini jarang ditemui.
Selain itu, sebagai pentadbir bilik data anda, anda boleh membatalkan akses mana-mana pengguna kepada mana-mana dokumen pada bila-bila masa. Anda boleh berkongsi dokumen untuk masa tertentu dan hak akses akan tamat tempoh selepas itu.
Apabila ia berkaitan dengan perkongsian data dengan pihak luar, VDR memberi anda kawalan 100%. Anda boleh menggunakan ciri Pandangan Pagar untuk membentangkan data yang sangat sulit seperti prototaip produk, kajian penyelidikan, harta intelek, dsb. Pandangan Pagar menghalang sesiapa sahaja daripada mengambil tangkapan skrin atau gambar dokumen. Ia juga menghalang pengguna daripada mengimbas, mengedit, menukar, memuat turun atau mencetak fail.
Selain itu, tera air dinamik dalam perisian bilik data dalam talian ialah alat yang hebat untuk menjejaki perubahan yang dibuat dalam dokumen dan menyelesaikan pertikaian hak cipta.
3. Bilik data maya adalah menjimatkan dan mudah diakses
Penyelesaian bilik data elektronik boleh diakses daripada telefon mudah alih atau tablet anda. Apl VDR khusus biasanya membenarkan anda melaksanakan semua fungsi yang boleh anda lakukan pada desktop. Malah, VDR pada masa kini memberikan akses data tanpa sambungan Internet.
Paling penting, dari perspektif perniagaan, bilik data adalah kos efektif. Pertama, penyelesaian tanpa kertas ini memastikan anda tidak perlu membelanjakan beribu-ribu untuk kos kertas dan percetakan. Kedua, mereka jauh lebih murah daripada mempunyai perisian pengurusan data yang direka khusus. Selain itu, anda tidak perlu berbelanja untuk penyelenggaraan perisian kerana semuanya dilakukan oleh vendor bilik data.
Perkataan akhir
Perisian bilik data maya menawarkan keselamatan gred perbankan terima kasih kepada kedua-dua-pengesahan faktor, penyulitan 256-bit, dan pembersihan peranti jauh. Bilik data mempunyai alatan keselamatan akses yang kukuh dan pelbagai ciri keselamatan dokumen.
Paling penting, ia membantu anda menjimatkan beribu-ribu ringgit setiap tahun dengan mengurangkan perbelanjaan pentadbiran anda. Ini menjadikan bilik data elektronik sebagai pilihan yang lebih baik jika dibandingkan dengan penyelesaian storan awan percuma.
