Od dokumentów papierowych do przechowywania komputerów i technologii chmury, ewolucja zarządzania danymi była dość niezwykła. Wirtualne pokoje danych są doskonałym przykładem technologii chmury, która nadała podejściom do zarządzania danymi nowy kształt.
Minęły czasy, kiedy firmy miały te ogromne i drogie serwery danych i tony papierowych plików zakopanych pod sobą. Dzieje się tak, ponieważ oprogramowanie do wirtualnego pokoju danych zapewnia luksus przechowywania danych i zarządzania nimi w technologii w chmurze.
Czy oprogramowanie do wirtualnego pokoju danych jest niezbędne dla wszystkich? Czy powinieneś zacząć korzystać z oprogramowania do pokoju danych do użytku firmowego lub osobistego? Dlaczego warto korzystać z wirtualnego pokoju danych, skoro istnieją bezpłatne platformy do przechowywania danych? Oto wszystkie odpowiedzi.
Co to jest oprogramowanie do pokoju danych online?
Przed zbadaniem korzyści ważne jest, aby zrozumieć, czym jest wirtualny pokój danych.
Internetowy lub elektroniczny pokój danych to cyfrowe repozytorium dokumentów, z którego firmy lub wszystkie formy przedsiębiorstw korzystają do zarządzania dokumentami biznesowymi.
W szerszym ujęciu, cyfrowe pokoje danych służą do przechowywania, udostępniania, wymiany, edycji , organizowanie i zarządzanie danymi biznesowymi, a nawet osobistymi. Wiele firm używa wirtualnych pokoi danych jako głównego repozytorium danych, podczas gdy inne używają ich jako medium do udostępniania lub prezentowania danych podczas transakcji finansowych.
Tradycyjnie pokoje danych online kojarzyły się tylko z fuzjami i przejęciami. Jednak z biegiem czasu, szczególnie w ciągu ostatnich kilku lat, wirtualne pokoje danych stały się standardową częścią audytu, IPO, zarządzania własnością intelektualną, komunikacji z zarządem, pozyskiwania funduszy, wspólnych przedsięwzięć, due diligence i partnerstwa strategicznego.
Obecnie, ze względu na rosnące zapotrzebowanie na rozwiązania branżowe, dostawcy wirtualnych pokojów danych opracowali dedykowane pokoje do analizy due diligence, nieruchomości, fuzji i przejęć, nauk przyrodniczych i sporów sądowych. Przeczytaj więcej o konkretnych korzyściach oferowanych przez dostawców pokojów danych dla każdego z tych zastosowań na dataroomreviews.org.
Dlaczego potrzebujesz usług wirtualnych pokojów danych?
Dlaczego ważne jest przenoszenie danych biznesowych do pokojów danych lub dlaczego wirtualne pokoje danych są lepsze niż inne bezpłatne platformy internetowe? Oto odpowiedzi!
1. Wirtualne pokoje danych są bezpieczniejsze
Oczywiste jest, że bezpieczeństwo i integralność danych biznesowych mają ogromne znaczenie. Poza tym, jeśli masz do czynienia bezpośrednio z poufnymi informacjami o klientach, korzystanie z systemu zarządzania danymi zgodności jest dla Ciebie obowiązkowe.
Pokoje danych są bezpieczniejsze niż inne narzędzia z wielu powodów. Oto dlaczego:
Autoryzacja dwuskładnikowa może być powszechną funkcją w prywatnych platformach do zarządzania danymi, ale pokoje danych wyprzedzają w szyfrowaniu danych. Większość współczesnych VDR-ów oferuje 256-bitowe szyfrowanie SSL, które jest najsilniejsze Standard szyfrowania danych na świecie.Istnieje również funkcja zdalnego czyszczenia urządzeń, aby natychmiast usunąć podejrzane, zgubione lub skradzione urządzenia podłączone do pokoju danych.
Bezpłatne narzędzia do przechowywania danych w większości nie mają tych funkcji.
2. Wirtualne pokoje danych zapewniają większą kontrolę
Bezpieczeństwo platformy to jeden aspekt, a bezpieczeństwo danych to co innego. I tutaj wirtualne pokoje danych są silniejsze. W swoim VDR możesz zdecydować, jakie uprawnienia należy nadać innym użytkownikom. To powiedziawszy, możesz przyznać indywidualny dostęp użytkownikom lub utworzyć grupy użytkowników z tymi samymi ustawieniami.
Możesz uniemożliwić grupie edytowanie, drukowanie lub pobieranie dokumentów. W rzeczywistości możesz nawet dostosować ustawienia dostępu dla określonych użytkowników w grupie. Ten poziom dostosowania jest rzadkością.
Ponadto, jako administrator swojego pokoju danych, możesz w każdej chwili odwołać dostęp dowolnego użytkownika do dowolnego dokumentu. Możesz udostępnić dokument przez określony czas, a prawa dostępu wygasną po tym czasie.
Jeśli chodzi o udostępnianie danych podmiotom zewnętrznym, VDR zapewniają 100% kontrolę. Możesz użyć funkcji Widok ogrodzenia, aby przedstawić wysoce poufne dane, takie jak prototypy produktów, badania naukowe, własność intelektualna itp. Widok ogrodzenia zapobiega robieniu zrzutów ekranu lub zdjęć dokumentów. Uniemożliwia również użytkownikom skanowanie, edytowanie, zmienianie, pobieranie lub drukowanie plików.
Ponadto dynamiczne znaki wodne w oprogramowaniu do pokoju danych online są doskonałym narzędziem do śledzenia zmian dokonywanych w dokumentach i rozstrzygania sporów dotyczących praw autorskich.
3. Wirtualne pokoje danych są ekonomiczne i łatwo dostępne
Rozwiązania elektronicznych pokojów danych są dostępne z telefonów komórkowych lub tabletów. Dedykowane aplikacje VDR zazwyczaj umożliwiają wykonywanie wszystkich funkcji, które można wykonać na komputerach stacjonarnych. W rzeczywistości VDR-y zapewniają obecnie dostęp do danych bez połączenia z Internetem.
Co najważniejsze, z punktu widzenia firmy, pokoje danych są opłacalne. Po pierwsze, te rozwiązania bez papieru zapewniają, że nie musisz wydawać tysięcy na papier i koszty drukowania. Po drugie, są o wiele tańsze niż posiadanie specjalnie zaprojektowanego oprogramowania do zarządzania danymi. Ponadto nie musisz wydawać na konserwację oprogramowania, ponieważ wszystko jest wykonywane przez dostawców pokojów danych.
Ostatnie słowa
Oprogramowanie wirtualnego pokoju danych zapewnia bezpieczeństwo na poziomie bankowym dzięki dwóm-Uwierzytelnianie współczynnikowe, 256-bitowe szyfrowanie i zdalne czyszczenie urządzeń. Pokoje danych mają silne narzędzia zabezpieczające dostęp i szereg funkcji zabezpieczających dokumenty.
Co najważniejsze, pomagają zaoszczędzić tysiące dolarów rocznie, zmniejszając wydatki administracyjne. To sprawia, że elektroniczny pokój danych jest bardziej korzystnym wyborem w porównaniu z bezpłatnym rozwiązaniem do przechowywania danych w chmurze.
