บันทึกการประชุม Microsoft Teams เช่นเดียวกับ Zoom หรือ Google Meet ได้ด้วยขั้นตอนง่ายๆ เพียงไม่กี่ขั้นตอน อย่างไรก็ตาม มีข้อจำกัดและคุณลักษณะบางอย่าง เช่น การลบอัตโนมัติหายไปในขณะนี้ โชคดีที่ Microsoft รับฟังความคิดเห็นและฟีเจอร์ใหม่ๆ กำลังมา
สามารถบันทึกการประชุมทั้งหมดของ Microsoft Teams ได้ แต่ฟีเจอร์นี้จำเป็นต้องเปิดใช้งานโดยผู้ดูแลระบบไอทีหรือผู้จัดที่มีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบ เห็นได้ชัดว่าไฟล์บันทึกของ Microsoft Teams ถูกจัดเก็บไว้ในระบบคลาวด์ และบริษัทต่างๆ ก็มีตัวเลือกให้ใช้ OneDrive หรือ SharePoint ด้วยเช่นกัน
เพื่อลดความยุ่งเหยิงของพื้นที่เก็บข้อมูล Microsoft Teams ได้รับคุณลักษณะใหม่ที่เรียกว่า”การหมดอายุอัตโนมัติ”ตามชื่อที่แนะนำ สิ่งนี้จะอนุญาตให้ผู้ใช้กำหนดวันหมดอายุสำหรับการบันทึกไฟล์ที่จัดเก็บไว้ใน SharePoint หรือ OneDrive หลังจากการบันทึกหมดอายุ การบันทึกจะถูกลบออกจากที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์
เมื่อเปิดใช้งานคุณลักษณะนี้ Microsoft จะลบที่หมดอายุโดยอัตโนมัติหลังจาก 60 วันหากไม่มีการดำเนินการใดๆ กรอบเวลา 60 วันเป็นค่าเริ่มต้นที่เลือกโดย Microsoft ข้อมูลนี้อิงตามข้อมูลจากลูกค้า Microsoft Teams
Microsoft สังเกตว่าโดยทั่วไปผู้ใช้จะไม่รับชมการบันทึกหลังจากผ่านไป 60 วัน ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไม 60 วันจึงเป็นกรอบเวลาเริ่มต้น ด้วยฟีเจอร์การหมดอายุอัตโนมัติ Microsoft หวังที่จะลดปริมาณการใช้พื้นที่เก็บข้อมูลบน OneDrive หรือ SharePoint และเพิ่มพื้นที่สำหรับการบันทึกใหม่
หากคุณไม่ชอบคุณลักษณะใหม่นี้ คุณสามารถขยายวันหมดอายุเริ่มต้นได้ผ่านทางพอร์ทัลผู้ดูแลระบบ โปรดจำไว้ว่า Microsoft จะแจ้งผู้ดูแลระบบเมื่อการบันทึกกำลังจะลบออกจากระบบคลาวด์ หลังจากการประชุมหมดอายุ ผู้ดูแลระบบไอทีจะสามารถเรียกไฟล์นั้นได้ภายใน 90 วันผ่านพอร์ทัลผู้ดูแลระบบหรือสคริปต์ PowerShell
การถอดเสียงสด
การบันทึกของ Microsoft Teams จะเริ่มการถอดเสียงแบบสดโดยค่าเริ่มต้น ตามการอัปเดตใหม่บนแผนการทำงาน Microsoft อธิบายว่า “หากเปิดใช้งานทั้งการบันทึกและการตั้งค่านโยบาย” Teams จะเริ่มการถอดเสียงแบบสดด้วย” เมื่อเปิดใช้งานการบันทึก
สำหรับผู้ที่ไม่คุ้นเคย การถอดเสียงแบบสดเป็นคุณลักษณะที่แสดงบันทึกข้อความที่เป็นลายลักษณ์อักษรและระบุผู้พูดแต่ละคน การถอดเสียงแบบสดจะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติในเกือบเรียลไทม์โดยใช้ AI/ML และตอนนี้จะปรากฏใน บันทึกเสียง
นอกจากนี้ Microsoft คือ ยังทดสอบการสนับสนุนการรวมแอป Office ใน Teams ทำให้ผู้ใช้สามารถกำหนดค่าเริ่มต้นสำหรับเอกสารและ PowerPoint ได้