Os projetos continuam a gerar valor-resolvendo os problemas do usuário, promovendo o avanço tecnológico, atendendo aos requisitos de conformidade e ganhando uma vantagem competitiva. Projetos têm uma objetivo, um empreendimento único, e são executados e gerenciados por um período fixo com uma data de início e de término específica. Um projeto pode ser a entrega de um serviço ou produto no prazo e orçamento com benchmarks de desempenho exigidos. Por exemplo, a implementação de um novo sistema de relacionamento com o cliente pode gerar mais novos leads e, portanto, mais receita.
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Os programas, por outro lado, são grupos de projetos relacionados que são executados como um grupo para produzir um benefício comum. Um projeto é específico do conteúdo, enquanto um programa se concentra nos benefícios. O desenvolvimento de um aplicativo da web para registro de passagens (aéreas, viagens ou ferroviárias) para gerar receita é um exemplo de projeto. O desenvolvimento de um grupo de funcionalidades ou aplicativos relacionados à análise e a geração de leads por meio do marketing para o resultado desejado da conversão do cliente pode ser um programa (com os componentes individuais de seus projetos).
Devido ao valor e aos benefícios que ambos trazem, gerentes de projetos e programas qualificados estão sempre em demanda em todo o mundo. Discutiremos a diferença entre projetos e programas e como eles se relacionam.
Portfólios, programas e projetos
Um portfólio organiza programas , projetos, subcarteiras, subprogramas e operações para facilitar os benefícios do negócio (ou seja, maximizar a lucratividade). No diagrama abaixo (Diagrama 1.0), a organização agrupa suas iniciativas, investimentos, projetos e programas por meio de portfólios ou linhas de negócios alinhados aos benefícios da organização. O programa pode ter um grupo de projetos ou programas alinhados ao respectivo portfólio ou sub-portfólio.
Os recursos são utilizados de forma eficiente (movidos, gerenciados ou otimizados) entre programas e projetos para maximizar os benefícios da organização. Os projetos também podem existir de forma independente e não precisam ser agrupados em programas. Os programas serão usados em sua maneira padrão dentro do portfólio, com cada programa gerenciando as dependências de seus projetos, riscos no nível do programa e fluxo de informações entre os projetos.
(1.0)
Algumas diferenças fundamentais entre projetos e programas
As características dos projetos e programas os tornam valiosos por diferentes razões. A compreensão dessas diferenças ajuda a determinar a aplicação de projetos ou programas. Embora esta não seja uma lista abrangente, ela fornece um amplo entendimento e fornece a todos que desejam tirar proveito dessas ferramentas uma lista completa e forte.
- Os projetos variam em duração, enquanto um programa geralmente tem uma duração mais longa, uma vez que o início do programa será o início de seu primeiro projeto, e o final do programa será o final de seu último projeto.
- Os projetos focam nos resultados ou produtos desejados, enquanto os programas se concentram nos resultados ou benefícios desejados.
- A eficiência e eficácia do projeto podem ser medidas com base em métricas como orçamento, cronograma, qualidade, etc. No entanto, a eficiência e eficácia do programa serão medidas em termos da realização dos benefícios do programa. Essa diferenciação permite medir o sucesso da gestão do projeto e do programa, mesmo que os projetos existam dentro do programa.
- Um projeto atende aos objetivos do projeto (“Por que” a (s) entrega (s) é/são exigidas), e o programa geralmente se concentra na geração de benefícios organizacionais.
- Os projetos têm objetivos definidos e o escopo é desenvolvido iterativamente; os programas têm um escopo que abrange o escopo da coleção de projetos.
- Os gerentes de projeto esperam mudanças e implementam processos para mantê-las gerenciadas, onde os gerentes de programas aceitam e se adaptam às mudanças para otimizar a entrega de benefícios.
- O sucesso se concentra nos projetos por meio da qualidade do produto e do projeto, pontualidade, conformidade com o orçamento e satisfação do cliente; sucesso em um programa medido pela capacidade do programa de entregar os benefícios pretendidos para a organização.
Estas são apenas algumas diferenças entre programas e projetos. Os tópicos a seguir são mais específicos para a implementação tática dessas duas ferramentas.
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Realização de benefícios
Organizações comerciais buscam benefícios comerciais. Organizações não comerciais buscam benefícios como melhoria da saúde, segurança ou proteção. Como os projetos se concentram em entregas que atendem aos objetivos, as organizações podem usar projetos para garantir mudanças controladas onde os projetos estão concentrados. As empresas também podem usar programas para obter benefícios entre projetos. Para comparar a diferença de foco na realização de benefícios entre os dois, existem dois documentos que ajudam um gerente de projeto a realizar a realização de benefícios:
- O caso de negócios , que justifica o valor ou benefícios para garantir a aprovação do projeto
- O Plano de Gerenciamento de Negócios , que documenta como os benefícios serão planejados, determinados, medidos e validados ao longo do projeto
Em comparação, um programa (se formal) documentará, monitorará e administrará a identificação de benefícios, análise e planejamento de benefícios, entrega de benefícios, transição de benefícios e sustentação de benefícios. Isso demonstra o nível de análise e controle dos benefícios esperados ao comparar programas a projetos.
Gestão da mudança
A gestão da mudança deve ser considerada formal. Quer a mudança seja no nível de projeto ou programa, ela é aprovada, aplicada e verificada quando necessário. O gerenciamento do programa garante um nível consistente de desempenho dos componentes do programa. A mudança, portanto, é integrada entre os projetos e entre os projetos e o trabalho administrativo que apóia o programa. Em comparação, os projetos usam a mudança para controlar a variação do custo planejado e do cronograma, enquanto protegem vários aspectos e características das saídas planejadas.
<”Risco
Risco é incerteza-não sabemos se realmente ocorrerá e, se ocorrer, poderá gerar um impacto. Os projetos sempre trabalham para minimizar ou evitar riscos, pois eles podem impactar severamente o projeto. Os projetos existem em um ambiente onde a produção, os benefícios ou o resultado do trabalho podem ser incertos e imprevisíveis. Visto que os projetos têm restrições mais ou menos fixas no início, há uma chance menor de certeza.
Em comparação, os programas em seu início são um pouco menos definidos e podem ter uma incerteza mais significativa do que os projetos, mesmo os projetos que definem os programas. O mesmo ocorre ao longo da vida dos projetos-à medida que os projetos progridem, eles se tornam mais definidos. Os programas podem mudar em torno dos projetos para garantir a estabilidade dos projetos e, portanto, contribuir para o sucesso dos projetos. Isso, por sua vez, garante menos risco para projetos e maior risco para os programas
<”Complexidade
Os projetos e programas podem responder à complexidade de maneiras diferentes e devido a tipos diferentes de complexidade, mas geralmente respondem à complexidade de maneiras semelhantes: leva mais tempo e aumenta a incerteza para ambos. A complexidade do programa pode surgir da governança, partes interessadas , definição (acordo de o estado futuro entre as partes interessadas), entrega de benefícios e interdependência (conexões entre componentes). A complexidade do projeto surge da complexidade organizacional (profundidade da estrutura organizacional, bem como do número de unidades organizacionais) e da complexidade dinâmica (o comportamento do projeto e como ele muda ao longo do tempo).
<”Governança
Governança é o monitoramento, gestão e suporte aplicados para o cumprimento de metas. Para projetos, as metas apóiam a entrega e sua viabilização de objetivos. Para os programas, a governança estabelece o apoio ao programa e mantém a supervisão. Outra diferença entre projetos e programas no que diz respeito à governança é a forma como ela é implementada. Em projetos, a governança é implementada e integrada por meio de uma coleção de requisitos e restrições organizacionais, de projeto e das partes interessadas.
Função de um gerente de projeto
O trabalho do gerente de projeto é liderar e gerenciar-dirigir a equipe, envolver as partes interessadas e influenciar e motivar. Eles assumem a responsabilidade total pelo projeto e usam essa visão abrangente para motivar e influenciar. Eles podem não saber como realizar todas as habilidades necessárias para construir o produto, mas por meio do conhecimento de gestão e liderança, eles podem reunir diversas habilidades e apoiar um ambiente que leva a um resultado bem-sucedido.
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Função de um gerente de programa
Em comparação, um gerente de programa está autorizado a liderar a equipe ou equipes responsáveis por atingir os objetivos do programa. Eles mantêm a responsabilidade pela liderança, desempenho e conduta de um programa e formam equipes capazes de atingir esses objetivos. Portanto, o gerente do programa monitorará os produtos e resultados das atividades do componente e garantirá que o programa se adapte adequadamente a essas atividades.
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Equipar-se com o conhecimento certo para gerenciamento de projetos e programas
Embora os programas possam ser maiores do que a soma de seus projetos, eles o serão porque atendem às necessidades estratégicas de uma organização, e não às demandas táticas dos projetos individuais. Essas duas funções têm focos, habilidades e responsabilidades diferentes e são valorizadas nas organizações por vários motivos. Compreender os componentes e recursos de cada um é saber por que as organizações valorizam o gerenciamento de projetos e programas. O curso de treinamento da certificação PMP da Simplilearn pode fornecer excelentes informações sobre gerenciamento de projetos e equipá-lo com as habilidades e ferramentas certas para se tornar um grande gerente de projeto.
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