23 de abril de 2021
Leonardus N.
11 minutos de leitura
Antes da pandemia COVID-19, cerca de 48% das empresas dos EUA não estavam dispostas a contratar trabalhadores remotos. Em setembro de 2020, esse número caiu para 12%.
Portanto, as empresas estão agora mais abertas à ideia de expandir virtualmente seus negócios online e processos de recrutamento em todo o mundo.
Como resultado, é obrigatório escolher as melhores ferramentas de colaboração em equipe para gerenciar o fluxo de trabalho da empresa e aumentar a produtividade, independentemente da localização.
Neste artigo, analisaremos as plataformas de comunicação da equipe , gerenciamento de projetos e colaboração empresarial para diferentes orçamentos, tamanhos de equipe e negócios necessidades.
As ferramentas de colaboração online permitem que pessoas de diferentes locais trabalhem juntas em documentos e projetos.
Eles ajudam as equipes a organizar videoconferências, gerenciar projetos e compartilhar arquivos com colegas ou clientes.
Aqui estão os tipos de ferramentas de colaboração em equipe que discutiremos neste artigo:
- Plataformas de comunicação de equipe. Essas plataformas são dedicadas a fazer chamadas de vídeo e voz, criar grupos de bate-papo e compartilhar arquivos.
- Plataformas de gerenciamento de projetos. Incluem ferramentas mais abrangentes usadas para gerenciar tarefas, definir cronogramas ou cronogramas e acompanhar o andamento do projeto.
- Plataformas de colaboração de negócios. Basicamente, são ferramentas combinadas de gerenciamento de projetos e comunicação de equipe. Essas plataformas permitem que você colabore com seus colegas de trabalho e clientes.
Aqui estão as cinco melhores ferramentas de colaboração online para ajudá-lo a gerenciar todas as comunicações relacionadas ao trabalho em um só lugar.
1. Slack
Estatísticas rápidas:
- Classificação: 4,7/5
- Recursos notáveis: chamadas de áudio e vídeo integradas, integração com outros aplicativos
- Mais adequado para: equipes e empresas de todos os tamanhos
O Slack é uma das ferramentas de comunicação de equipe mais populares.
Ele permite que você envie mensagens aos seus contatos e organize cada membro da equipe em uma equipe ou canal de projeto específico para uma comunicação mais eficaz.
Você pode fixar facilmente qualquer mensagem em um canal para não perder informações importantes.
Além disso, o Slack permite fazer chamadas de áudio e vídeo diretamente na plataforma.
Ele fornece integração com mais de 2.200 aplicativos, incluindo Zapier , Dropbox e Google Agenda para otimizar seu fluxo de trabalho.
O Slack oferece um plano gratuito com recursos limitados para empresas menores. Para equipes maiores, os planos premium começam em $ 6,67/mês por usuário ativo.
2. Zoom
Estatísticas rápidas:
- Classificação: 4,6/5
- Recursos notáveis: compartilhamento de tela, mensagens durante a chamada
- Mais adequado para: todos os tamanhos de equipe
Zoom é uma plataforma de videoconferência bem conhecida. Ele oferece várias ferramentas de colaboração, como reunião plataforma , telefone sistema , webinar plataforma e vídeo conferência sistema .
Esta plataforma garante privacidade ao adicionar códigos às reuniões. Há também um recurso de Sala de espera que permite ao organizador da reunião admitir participantes quando a sessão começa.
O plano gratuito limita as chamadas a 100 participantes e 40 minutos. Para aumentar a duração e a lista de participantes, você precisa fazer upgrade para um plano premium, disponível a partir de $ 149,90/ano .
3. Microsoft Equipes
Estatísticas rápidas:
- Classificação: 4,4/5
- Recursos notáveis: colaboração em tempo real
- Mais adequado para: pequenas e médias empresas
O Microsoft Teams é um aplicativo de colaboração em equipe que permite fazer videochamadas, bate-papos e coeditar arquivos em um só lugar.
Com seu plano gratuito , você pode fazer videochamadas de 60 minutos com até 100 participantes. Além disso, oferece agendamento de reuniões, personalização de plano de fundo e compartilhamento de tela para apresentações.
Quando se trata de compartilhamento de arquivos e coedição em tempo real, o Microsoft Teams oferece 10 GB de espaço de armazenamento para a equipe e 2 GB por chat.
Para gravar reuniões e ter mais espaço de armazenamento, você precisa fazer upgrade para um plano premium. A partir de $ 5/mês por usuário.
4. TypeTalk
Estatísticas rápidas:
- Recursos notáveis: integração com aplicativos Nulab
- Mais adequado para: equipes de pequeno e médio porte
TypeTalk é um aplicativo de bate-papo em equipe que oferece integrações com outros aplicativos de produtividade do Nulab rede.
Funciona perfeitamente com Cacoo , a aplicativo de diagrama baseado em nuvem e Backlog , a aplicativo de gerenciamento de projetos. Portanto, você pode obter notificações do Cacoo e do Backlog, discutir o diagrama do Cacoo e criar problemas do Backlog no TypeTalk.
Além disso, o TypeTalk oferece uma API aberta e Webhook para automação e integração com outro software. No entanto, requer personalização avançada para fazer funcionar.
A versão gratuita limita a você até 10 usuários e 1 GB de espaço de armazenamento. A versão premium começa em $ 10/mês para cinco usuários e oferece 50 GB de espaço de armazenamento.
O aplicativo está disponível para dispositivos móveis Android , iOS e Windows , computadores Mac .
5. Flock
Estatísticas rápidas:
- Classificação: 4,5/5
- Recursos notáveis: canais de mensagens públicas
- Mais adequado para: equipes de pequeno e médio porte
Flock é uma ferramenta on-line de mensagens e colaboração em equipe que oferece mensagens individuais e em grupo ilimitadas.
Além disso, permite que sua equipe tenha até 10 canais de mensagens públicas.
O Flock também tem um recurso de videoconferência integrado, mas é limitado a uma chamada individual no plano grátis .
Se sua equipe tem mais de 20 membros ou requer mais recursos de colaboração, você deve adquirir um plano premium. O Flock Pro está disponível por $ 4,50/mês por usuário.
As ferramentas de gerenciamento de projetos ajudam sua equipe a trabalhar com mais eficiência, exibindo fluxos de trabalho e notificando os membros da equipe sobre tarefas importantes.
Para ajudá-lo a escolher o software de colaboração certo, selecionamos nossas principais plataformas de gerenciamento de projetos recomendadas.
1. Trello
Estatísticas rápidas:
- Classificação: 4,5/5
- Recursos notáveis: interface amigável, automação de tarefas
- Mais adequado para: gerenciamento visual de projetos
Trello é um software de gerenciamento de tarefas baseado em Sistema de quadro Kanban .
Com o Trello, você pode criar quadros visuais e usar o “sistema de cartões” para seus projetos. Os cartões representam tarefas que todos na equipe podem simplesmente arrastar e soltar no quadro com base no progresso.
Ele também oferece um recurso de automação sem código que permite enviar lembretes de prazos ou criar botões personalizados para acelerar seus processos.
Com a versão gratuita do Trello, os gerentes de projeto podem criar até 10 placas no total e 50 processos de automação por mês.
Para acessar ferramentas adicionais, você pode comprar um plano premium por $ 10/mês por usuário. Trello também oferece aplicativos móveis para iOS e Android .
2. Asana
Estatísticas rápidas:
- Classificação: 4,4/5
- Recursos notáveis: automação, opções de visualização
- Mais adequado para: colaboração em projetos
O Asana é um software de gerenciamento de projetos e tarefas com uma interface de usuário intuitiva.
Para visualizar o progresso do seu projeto e da equipe, você pode escolher entre seis opções- quadro , lista , linha do tempo , progresso , formulários e calendário , que ajudam a classificar os dados rapidamente e identificar possíveis problemas.
O Asana permite criar regras automatizadas para otimizar o processo de gerenciamento de tarefas da sua empresa. Você pode criar listas de verificação padrão para integração de funcionários e planejamento de eventos, por exemplo.
O plano gratuito não tem limites para o número de projetos, mas limita membros a 15. Se você tiver mais funcionários, deverá adquirir um plano premium, disponível a partir de $ 10,99/mês por usuário.
3. Wrike
Estatísticas rápidas:
- Classificação: 4,2/5
- Recursos notáveis: integração de armazenamento em nuvem
- Mais adequado para: colaboração em tempo real
Wrike é um software de gerenciamento de projeto que oferece uma visão do quadro Kanban e um fluxo de atividades em tempo real.
O quadro permite que você arraste e solte tarefas, facilitando a organização de suas tarefas. Ele também usa serviços de armazenamento em nuvem como Google Drive , Dropbox e OneDrive, garantindo que seus dados sejam sempre armazenados com segurança.
Sua versão gratuita permite até cinco usuários e vem com 2 GB de espaço de armazenamento. Para colaborar com mais funcionários e acessar ferramentas adicionais, você precisa fazer upgrade para um plano premium, a partir de $ 9,80/mês por usuário.
4. Airtable
Estatísticas rápidas:
- Classificação: 4,7/5
- Recursos notáveis: interface amigável
- Mais adequado para: gerenciamento de banco de dados
Airtable é uma plataforma de banco de dados online construída para criar e armazenar registros usando uma interface amigável.
Esta plataforma permite que você crie e organize informações sobre os funcionários da sua empresa, estoques, bancos de dados de produtos e muito mais.
Além disso, você pode vincular dados facilmente e classificá-los da maneira que quiser e apresentá-los em um calendário, Kanban, galeria ou visualização baseada em grade de planilha.
O plano gratuito da Airtable permite que você tenha uma quantidade ilimitada de bases, com 2 GB de espaço de armazenamento de arquivos e 1.200 registros por base. Seus planos premium começam em US $ 10/mês por usuário.
5. Zapier
Quick Stats:
- Rating: 4.7/5
- Notable features: easy to use, compatible with other software/apps
- Best suited for: creating automated processes
Zapier lets you automate repetitive tasks between two or more apps without relying on coding or hiring a developer.
Creating an automated process – or Zap, as it is called – is easy. Users simply determine what event triggers the process and what task comes next.
For example, when you get an email with additional attachments, Zapier automatically downloads those files to your Dropbox account. You can also integrate it with Trello or Slack.
The free plan gives you five single-step Zaps with a limit of 100 tasks per month. A “single-step” is considered when one workflow will be interacting with no more than two apps.
If you need multi-step integration and additional Zaps or tasks per month, opt for a premium plan, available from $19.99/month.
6. ClickUp
Quick Stats:
- Rating: 4.7/5
- Notable features: easy-import feature
- Best suited for: productivity and progress management
ClickUp is a comprehensive project management software. It offers more than 100 project management features, such as task and time management, team collaboration, and reporting.
Its user interface is intuitive, and you can reorder tasks by dragging and dropping items according to their priority.
If you already use other productivity tools like Wrike, Trello, Asana, or even Microsoft Excel, you can easily import your work to ClickUp.
ClickUp’s free plan restricts many of its built-in tools to up to 100 uses.
To access all its project management features and increase the usage limits, you need to get a paid version, starting at $5/month per user.
7. Redbooth
Quick Stats:
- Rating: 4.4/5
- Notable features: Gantt chart with drag-and-drop functionality
- Best suited for: improving workflow
Redbooth is a project collaboration software that helps you communicate with team members, organize and visualize your tasks in one place.
The Kanban board feature offers an intuitive user interface. This allows you to organize, tag, and assign tasks to employees.
Besides, you can sort your tasks quickly, save time, and improve the communication flow with your project’s collaborators.
When it comes to project timelines, the Gantt chart feature helps you create and visualize your timeline.
You can also create task dependencies on Redbooth’s premium version, recognizing which tasks to focus on to avoid bottlenecks.
The free version allows you to have 2 GB of storage space and two users. However, it doesn’t come with all the features Redbooth has to offer.
To access additional features and use Redbooth for larger projects, you need to purchase one of its premium versions, which costs $9/month per user.
8. Miro
Quick Stats:
- Rating: 4.7/5
- Notable features: real-time collaboration
- Best suited for: brainstorming and planning
Miro is an online whiteboard app for developing ideas and creating business strategies with your team.
The entire team can write, draw, and edit the same online whiteboard. The app allows you to see what other collaborators are working on and communicate with them through chat and comments.
Miro’s free version offers three editable boards, unlimited users, and core integrations with such apps as Slack, Microsoft Teams, and Dropbox.
For more features, you can get a premium plan, available from $8/month per user.
9. Filestage
Quick Stats:
- Rating: 4.8/5
- Notable features: compatibility with multiple file types
- Best suited for: reviewing projects
Filestage is an online collaboration software that lets you share files and invite collaborators to review them.
It works with documents, designs, audio, and video files. You just need to send them the link to your work.
Your collaborators can leave comments anywhere on the file, so it’s evident what needs to be addressed. They don’t even need to sign in.
If you need a platform where your clients can review and give feedback about your files without much hassle, Filestage is an excellent app.
Filestage is available from $89/month for up to 10 team members.
Top 6 Business Collaboration Apps
Business collaboration tools allow you to exchange documents, identify bottlenecks, and better communicate with your team and clients.
Here are our picks of the best business collaboration apps to improve your workflow.
1. Loop
Quick Stats:
- Rating: 4.6/5
- Notable features: shared inbox, email assignment
- Best suited for: customer service
Loop is an email collaboration tool. This app solves email-chain issues that may occur in large teams by providing a shared inbox.
The shared inbox allows everyone to see incoming emails and respond to them accordingly. There’s no need to forward or copy messages.
This app is most helpful for teams that handle customer emails. It allows all team members to see the message and assign a colleague to address it directly.
Loop offers a 14-day free trial if you sign up for a premium plan, starting from $10/month per user.
2. Dropbox
Quick Stats:
- Rating: 4.5/5
- Notable features: file preview, link sharing
- Best suited for: file sharing with employees and clients
Dropbox is a popular file-sharing platform, allowing you to access documents from any device.
To share files, simply send a generated URL link. The recipient doesn’t need a Dropbox account to access your files. Therefore, it is convenient to send documents to your team members or clients to review.
Besides, Dropbox offers previews for over 175 file types, so users don’t need any additional software or add-ons to view and add comments.
If you need up to 2 GB of storage space, you can use Dropbox for free with a Dropbox Basic account. For more storage space options, Dropbox Professional plans start at $9.99/month.
3. Google Workspace
Quick Stats:
- Rating: 4.7/5
- Notable features: integrated communication and calendar tools
- Best suited for: improving productivity
Google Workshop offers a comprehensive set of tools to improve your business workflow.
Previously known as G Suite, it includes Gmail, Google Drive, Google Meet, Google Calendar, alongside many more tools.
The Google Docs, Spreadsheets, and Slides team collaboration tools allow you and your team to simultaneously work together on the same document.
At $6/month per user, the basic plan provides 30 GB of storage space on Google Drive and a limit of 100 participants for video conferencing.
4. Samepage
Quick Stats:
- Rating: 4.8/5
- Notable features: all-in-one collaboration tools
- Best suited for: project management and team communication
Samepage is an all-in-one collaboration platform.
It integrates team communication, project management, meetings, and real-time document collaboration in a single platform. Thus, you don’t need to go back and forth between apps.
Samepage is another team collaboration tool in our list that uses Kanban boards for task management. Therefore, you can track project progress, assign tasks, and set due dates to prevent any job left undone.
Samepage allows you to create and edit meeting agendas during video conferences. You can also manage tasks and projects in real-time with all the conference participants.
The free Samepage app comes with 2 GB of storage space and essential features including task management and document collaboration tools. The premium plans, available from $7.50/month per license, provide an additional 1 TB of storage.
5. Smartsheet
Quick Stats:
- Rating: 4.4/5
- Notable features: spreadsheet templates, great flexibility
- Best suited for: spreadsheet-based project management
Smartsheet is an online project management tool that helps you plan, track, and report your company’s tasks.
It allows you to create a Gantt chart or resource management sheet to manage projects. It’s also possible to build Kanban boards to track tasks, progress and assign team members to each one.
To get started quickly, Smartsheet offers hundreds of templates built explicitly for various industries. While they are ready to be used right out of the gate, it is possible to adjust them to fit your business’ needs better.
You can test Smartsheet using its 30-day free trial. Once it expires, you must choose one of its paid versions, starting from $14/month.
6. Pastel
Quick Stats:
- Rating: 4.5/5
- Notable features: easy-to-use website import, unlimited reviewers
- Best suited for: client collaboration
Pastel is an online platform that allows web designers and clients to collaborate on web development projects effortlessly.
Users add their website projects, copying their URL into a workplace called “canvas”. To invite teammates or clients, simply send them an email invitation.
Once clients and collaborators are on the same canvas, they can leave comments or approve projects. This helps reduce redundant communication and speed up the approval process.
With Pastel’s free plan, you have unlimited canvases and guest reviewers, but you only have a three-day window for leaving comments.
Premium plans are available from $19/month.
To help your company stay within its budget, we also included the two best free collaboration tools.
1. Google Hangouts
Quick Stats:
- Rating: 4.3/5
- Notable features: file-sharing, cross-platform availability
- Best suited for: teams with up to 10 members
Google Hangouts is a messaging, voice, and video call platform. It’s easy to use and available for Android, iOS, and Google Chrome.
Users can have one-on-one conversations or group chat rooms and attach files to the conversation.
The desktop version enables video conferences for up to 10 people, so if you’re looking for a cross-platform app for a small team, Google Hangouts is one of the best choices out there.
2. Spacetime
Quick Stats:
- Notable features: premium features available for free, integration with Slack
- Best suited for: remote teams
Spacetime is an app designed for businesses with members scattered across the globe.
This app gathers all your team members and displays their current time zones, saving precious time when you need to find a suitable time slot for a team meeting.
Spacetime also integrates with Slack, displaying your team member’s time zone directly on the app.
The Google Calendar integration is available with Spacetime’s premium version, which costs $24/month.
However, Spacetime’s premium version is currently available for free.
Collaboration software allows you to perform tasks and activities with your coworkers online.
From screen sharing to planning strategies, these tools provide several benefits for your company:
- Keep track of your work. Project management apps and team collaboration software can show how much work you’ve done and how much you have left to do. Plus, you can easily stay up to date with the tasks’ timeline so you won’t miss any deadlines.
- Better communication. You no longer need to email your colleagues back and forth. Messaging and video conference platforms allow you to discuss issues and solve problems in real-time.
- Improve workflow. Project management tools can automatically notify people about completed jobs or issues created. Some platforms allow multiple individuals to edit and leave comments on files simultaneously to speed up business processes.
- Transparency. Work processes can now be visualized and shared. It helps team members and managers see the overall progress and results. Therefore, it’s easier to identify potential obstacles and solve them.
Conclusion
Collaboration tools are dedicated for improving business workflow and increasing productivity. However, it’s important to pick one that’s more suitable for your organization’s needs.
Slack, and Zoom are excellent choices if you need collaboration software with screen sharing, messaging, and video-call features in one place.
For project managers, Samepage and Smartsheet management features include task and progress tracking to avoid missed deadlines.
Combining more than one tool can give you more flexibility when managing tasks and improve team communication. For example, Slack and Miro offer many integrations with other tools to keep your workflow organized in one place.
If you have any more questions or suggestions, feel free to leave a comment down below.
Leonardus is a technical content writer at Hostinger. He has a passion for digital marketing and IT. When he’s not writing articles, he’s busy writing music.
