Muitos de nós-inclusive eu-podemos não perceber como seu tempo é gasto a cada dia. Alguns dos aplicativos agora disponíveis no iPhone ou Android podem ajudar com algumas das realizações, nos dizendo quanto tempo passamos jogando, enviando e-mails ou assistindo o YouTube em nosso telefone. Isso, no entanto, pode capturar apenas uma fração do seu dia.
Um dos meus vídeos favoritos que eu pessoalmente assisti três ou quatro vezes, é um vídeo de Max Joseph sobre como ler mais. As técnicas descritas neste vídeo podem ser aplicadas a todos os aspectos da vida, apesar de seu foco na leitura de mais livros.
Na imagem acima, delineei três dias de amostra que podem ou não ser dos meus próprios dias. Cada número acima é a hora do dia, da meia-noite às 23:59, enquanto o quadrado representa blocos de trinta minutos. Em meus registros para o dia inteiro, coloco um código de cor para minhas horas de trabalho e terei um diagrama separado especificamente para dividir minhas horas de trabalho.
Você pode ver isso no primeiro dia de trabalho marquei o azul escuro como’realizando as tarefas’, o que representou o design do produto para o meu caso. Em seguida, vêm as reuniões e, por último, trabalhar nas apresentações. O roxo, o verde e o amarelo representam a mesma chave do dia inteiro para reduzir a confusão.
Ambos os horários semelhantes ao meu podem ser semelhantes ao que você está experimentando hoje. As programações são dispersas e desorganizadas; este formato está preparando você para o fracasso.
Vamos agora dar uma olhada em como nosso dia está sendo gasto no trabalho:
Reuniões
Acho que é seguro dizer que todos desprezamos reuniões, ainda eles parecem intermináveis. Em momentos como este, eu realmente aprecio as empresas para as quais trabalhei que têm a cultura”Pode ter sido um e-mail ou mensagem ociosa”. De certa forma, faz com que as pessoas comecem a pensar se é necessário marcar uma reunião e tomar o tempo das pessoas-e se uma reunião for uma configuração, uma agenda clara precisa ser apresentada antes dos convidados a aceitar. As reuniões são difíceis ao gerenciar uma programação , a menos que você esteja em um cargo ou empresa que reduza o número de reuniões.
Iremos rever as técnicas mais adiante neste artigo sobre como gerenciar reuniões, pode exigir alguma sutileza da sua parte ao começar, mas terá ótimos resultados a longo prazo.
Curiosidade : passei o tempo de meados de março a meados de Abril de 2020 para ver quantas reuniões foram adicionadas à minha programação devido ao COVID-19 e ao trabalho remoto. Embora tenha se nivelado com o tempo, o início foi horrível. Quase uma semana inteira durante aquele mês foi dedicada a reuniões, muitas das quais poderiam ter sido um e-mail.
Criação de metas
Dê um passo para trás, dê uma volta respire fundo e dê uma olhada em todas as tarefas que você precisa concluir em um nível macro. Vamos dividir categoricamente nossas tarefas, isso pode ser por várias funções ou nomes de projetos. Quanto à forma de continuar, você pode colocar as categorias em duas colunas: uma pessoal e outra profissional . (Eu pessoalmente acho que separar as duas partes ajuda a manter a divisão entre a vida pessoal e profissional.)
Para minhas metas de trabalho, tenho os seguintes objetivos:
Outreach Marketing Networking Pesquisa de mercado Design e desenvolvimento Aprendizagem Tempo aberto
Para minha lista, apenas categorizei minhas tarefas de trabalho e deixarei que você conclua as mesmas tarefas pessoais separadamente.
Aprender é onde posso fazer pequenas sessões online ou participar de conferências, ler postagens de blogs-qualquer coisa para aprimorar meu conjunto de habilidades. É importante ter essa categoria para ter tempo para desenvolver habilidades. A pior coisa que você pode fazer é ficar estagnado com o tempo.
O tempo aberto permitirá que você substitua qualquer uma das outras categorias ou execute algumas outras tarefas paralelas. Dependendo da sua programação, você pode tê-lo espalhado ao longo da semana ou ao mesmo tempo em um dia específico-pessoalmente, tento fazer isso todas as terças e quintas-feiras.
Esta lista será diferente com base em sua função ou modelo de negócios. Se você tem uma equipe, pode haver uma categoria para gerenciamento de equipe ou vínculo de equipe. Semanalmente, as prioridades destes podem mudar e, portanto, a cada semana, o tempo alocado precisa ser avaliado e programado de acordo.
Organizando as tarefas
Agora que definimos nossas categorias-precisamos colocar todas as nossas tarefas e itens do backlog em cada categoria. Para esta parte, eu continuaria usando qualquer ferramenta com a qual você se sinta mais confortável. Eu pessoalmente prefiro usar o Microsoft To-Do, pois ele sincroniza facilmente com o meu calendário. Mas você pode se preparar com qualquer método que funcione melhor para você. Assim que as tarefas estiverem organizadas, certifique-se de priorizá-las conforme achar adequado.
Planejando a semana
No início de cada semana ou na noite anterior, é um É uma boa ideia planejar quais são seus objetivos e quais categorias o ajudarão a alcançá-los nesta semana. Por exemplo, você pode querer se concentrar inteiramente em marketing, aprendizagem e divulgação, então pode simplesmente adicionar esses blocos à sua agenda.
Dependendo do seu estilo de trabalho , você pode decidir para fazer cada dia a dia, ou divida seu dia em metades ou quartos. Pessoalmente, prefiro focar meio dia em objetivos específicos, pois duas horas geralmente não é tempo suficiente para realizar algo significativo.
Disto, você pode ver agora que nosso dia quando visto no anterior formato de bloco quadrado parece muito mais organizado e planejado no dia a dia.
As reuniões devem ser agendadas nos mesmos blocos a que estão relacionadas-e tente cumprir sua agenda o máximo possível. Os horários de abertura são programados para serem exibidos como Gratuitos, permitindo tarefas ad-hoc e reuniões com clientes durante os bloqueios que podem surgir. É importante ter esses blocos para permitir alguma flexibilidade, pois não queremos ser muito rígidos.
Eu adiciono as tarefas dentro de cada bloco como detalhes. Isso me permite gerenciar tarefas de vários dias e é muito mais fácil gerenciar dessa forma. Você pode ver que minhas tarefas são categorizadas da mesma maneira à direita-dessa forma, posso me concentrar no que precisa ser feito . Você pode ver que subendi as subtarefas com marcadores no bloco que estão listadas na minha lista de tarefas.
Se você tiver uma reunião para revisar com sua equipe-você pode simplesmente cascatear as reuniões com blocos. O calendário pode começar a parecer caótico durante os horários de pico, mas é um caos organizado.
Tarefas de backup
Às vezes, os projetos falham, as tarefas terminam antes do esperado ou bloqueiam. Utilizar este plano de blocos nos permite agarrar tarefas e manter o foco na mesma categoria, em vez de pular para outra categoria e ter que mudar a mentalidade. Simplesmente execute a próxima tarefa disponível nessa categoria para manter o seu ímpeto.
Dica : Eu não sugeriria reservar em excesso um bloco específico com tarefas, pois isso pode fazer você perde o foco ou sente que nada está sendo realizado. Em vez disso, adicione duas ou três tarefas gerenciáveis e, quando necessário, adicione mais a um bloco. Se você está familiarizado com o planejamento ágil para equipes-pense nisso como seu sprint pessoal e planejamento ágil, naturalmente com o tempo, sua habilidade em estimar as tarefas que você pode concluir em um período de tempo irá melhorar. Talvez até tenha um período de reflexão como um retrô com sua equipe ou você mesmo, se você for um programa individual como eu.
Clientes e serviços
Por mais que gostaríamos de ter 100% de controle de nosso calendário , simplesmente não é possível. Muitos fatores, incluindo clientes e membros da equipe, criam conflitos nas programações. Acabamos de descobrir na seção anterior como gerenciar programações internamente.
Em muitos casos, queremos criar uma experiência que prioriza o cliente, mas também não queremos perder muito tempo criando e gerenciamento de agendas. Com ferramentas como Trafft que tem recursos de software de agendamento de reuniões, podemos facilmente configurar nossos calendários para permitir que os clientes reservem tempo com você diretamente . Claro, a última coisa que queremos é outra ferramenta no galpão para gerenciar, e a Trafft fez um trabalho muito inteligente ao automatizar grande parte do processo, incluindo recebimento de pagamentos, gerenciamento de serviços e faturamento de clientes.
Agenda Configuração com Trafft
O formato do calendário em bloco que mencionei anteriormente anda de mãos dadas com Trafft . Você pode ter diferentes tipos de serviços ou priorizar clientes de acordo com critérios diferentes. Com o Trafft, podemos criar serviços facilmente e alocar horários específicos esses serviços podem ser reservados-e se sua agenda estiver conectada, os horários de reserva bloquearão os horários indisponíveis em sua agenda também.
Para o meu caso de uso-tenho meus serviços divididos em quanto tempo o cliente estima que o projeto será executado. Dependendo da minha carga de trabalho, dos tipos de projetos que tenho agora, posso ser obrigado a rejeitar alguns projetos. Trafft também oferece modelos de e-mail rápidos que posso personalizar e adicionar algumas variáveis para mantê-lo dinâmico.
É uma ótima maneira de ainda capturar leads, mas ainda permitir que os clientes saibam a situação. Um recurso que eu realmente gosto é poder atrasar o e-mail-dessa forma, não parece tão automatizado. Posso fazer com que a resposta automática seja enviada algumas horas depois que o cliente preencher o formulário.
Você pode notar acima que existem opções para categorias adicionais-isso permite que você divida várias serviços, por exemplo, consultoria de projetos ou consultas de novos projetos contra serviços pagos onde o cliente pode saber exatamente o que deseja (ou já discutiu com você)
Embora eu pessoalmente não cobre pela consulta, a opção está disponível através dos métodos de pagamento Stripe e PayPal.
Com equipes
Se sua empresa tiver vários funcionários para assumir um serviço específico, você pode facilmente modificar o formulário de nomeação para Fornecer para você r necessidades, ou teste A/B que funciona melhor para você.
Um dos meus recursos favoritos, que muitas vezes falta em muitos softwares de formulário de compromisso, é a opção de personalizar a ordem do formulário. O padrão é selecionar o funcionário preferencial e, em seguida, selecionar os serviços disponíveis desse funcionário.
Em meus serviços, faz mais sentido permitir que o novo cliente selecione sua data e hora preferida:
Se você tiver a sorte de ter um gerente de escritório para gerenciar os compromissos por telefone (ou se você mesmo fizer isso), a criação de um compromisso pode ser feita facilmente por meio do portal do funcionário e atribuir funcionários com base na hora e data especificadas.
Faturamento
Com as marcações de compromissos, você pode até definir preços diferentes dependendo do funcionário e da antiguidade. Para projetos pequenos, o preço de um serviço pode ser diferente, mas também exigir alguém com menos antiguidade-portanto, a fatura e o serviço reservado podem ter um preço diferente para o cliente, conforme mostrado.
Como você faria Com o Trafft , a fatura pode ser facilmente personalizada com o logotipo e as cores de sua marca. Você pode arrastar e soltar seu logotipo e escolher entre oito cores de estilo.
Metas e KPI’s
O último e principal recurso que realmente permite Trafft para se destacar do resto é o próximo recurso para rastrear KPI’s e metas. Entender quanto tempo e receita um funcionário incorreu devido a serviços específicos é uma ótima maneira de promover o crescimento em sua empresa -seja focando em serviços que são menos utilizados pelo funcionário ou melhorando e expandindo o que já é excelente serviços que fornecem à sua empresa.
Conclusão
Já que estamos todos trabalhando, especialmente nestes tempos-eu realmente queria encontrar e apresentar um método e algum produto complementar que aprimore nosso fluxo de trabalho sem adicionar a ele. Acreditar firmemente que os produtos devem funcionar para você e não vice-versa reduziu as perspectivas para Trafft para mim pessoalmente. Se você tiver feedback ou outro software e técnicas de gerenciamento de tempo, adoraria saber mais sobre isso!
