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收債是一個古老的過程，已經進行了幾個世紀。催款是追討債務所遵循的流程，但已經超越了追討債務，以維持和保護企業與客戶的關係。
繼續閱讀以了解催款的確切含義、它的工作原理以及自動化如何緩解催款流程。
什麼是催款?
簡單來說，催款是指與客戶溝通以收取應收賬款或欠企業的債務的過程。它起源於 17 世紀的術語“dun”，意思是“要求償還債務”。
企業主使用不同的通信方式來確保從客戶那裡收回逾期付款。催款流程很複雜，通常從通知開始，如果沒有回應，則延伸到個人上門，以確保應收賬款的收回。每個國家/地區都有監管催款流程的法律。
催款流程如何運作?
催款流程在客戶應收賬款逾期一段時間後啟動。催款對客戶和企業來說都是困難的，因為聲譽、商譽和隱私都受到威脅，而且這種關係很容易受到影響，企業和客戶都會在此過程中損失收入。
企業主通常會嘗試以較輕鬆的方式處理高度恐嚇的過程，以獲得所需的付款並保護客戶的利益。該過程通常從溫和的提醒開始，然後是警告信、電話以及在債務過期時親自拜訪客戶所在地。
催款過程中通常遵循的步驟是:
通過電話聯繫客戶並告知他們到期付款 發送正式信函，作為溫和提醒並逐漸升級為警告信 親自到客戶所在地要求付款 委託第三方機構催收 威脅採取法律行動 執行法律程序
催款流程取決於幾個因素，例如到期應收賬款的金額、到期付款的期限、與客戶關係的性質等等。
雖然最初逾期付款由應收賬款部門跟進，向無響應的客戶催收債務的責任最終可能會移交給外部
催款流程通常遵守每個國家/地區的法律，並且可能僅限於使用堅定的提醒或個人拜訪。企業主大多避免被視為非法的騷擾或極端脅迫策略。
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什麼是催款信?
催款信是發送給客戶的通知以信件的形式。它向客戶解釋公司拖欠了某筆款項。
催款信是收款團隊用來確保處理應收賬款並確保企業獲得應得收入的關鍵工具。它們通常是收款過程中與客戶就長期逾期付款進行溝通的第一步。
有各種類型的催款信發送給客戶作為提醒。這些信件的嚴重程度也可能因客戶的響應而有所不同。
為什麼催款信很重要?
企業依賴於收入，需要盡一切可能確保他們的會費被收取以維持連續性和增長。這需要在應收賬款長期未決的情況下使用催款作為選項。
企業主了解延遲付款可能是由於多種因素造成的，包括缺少提醒信、現金流量不足甚至交易失敗。只有在應收賬款催收對確保正常業務運作至關重要時才會使用催款。
除了作為催款工具外，催款信還可以幫助及時防止拖欠賬款。它們還有助於關閉或降低公司的未結銷售額，以增加業務中的現金流。
催款信對於向客戶傳達公司認真對待其業務但也對客戶感同身受也很重要。只有當催款信的有效性缺失時，企業才會求助於個人拜訪或使用催收代理。
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催款信的類型
為了保持善意並試圖維持順暢的關係，企業主從簡單的催款信形式的小提醒開始，以表明
催款信可能在格式、風格、語言等方面有所不同，具體取決於交互發生在逾期付款的哪個階段以及來自
這些信件以簡單的提醒通知開頭，假設客戶可能忘記付款。在這個階段，企業不想失去商譽。
催款信可以有多種形式。許多公司使用可以通過普通郵件、掛號信或快遞發送給各個客戶的印刷信件來告知付款的緊迫性。使用掛號信或快遞可確保在客戶簽署收據以確認信件時確認送達。
企業還求助於發送電子郵件、傳真或短信作為催款提醒。但它被忽視、遺漏或忽視的可能性有時會使其不如常規的紙質信函方法有效。
隨著數字化時代的到來，現在更容易求助於自動化處理這個重複、乏味但非常關鍵的過程，這是確保應收賬款回收所必需的。
催款信的內容
催款信是一封暗示信因此，它的傳播方式遵循一定的規則。它包含有關未付金額、未付發票的編號和日期以及適用的滯納金或利息金額的標准信息。
催款信通常很困難，因為企業主必須維護一定程度的禮貌，用正確的語言和意思表達，讓客戶明白寄信的原因，最重要的是表明到期付款的緊迫性。
信件、電子郵件等不同的媒介, 傳真可用於發送催款信。這封信的語氣和語言很重要，但隨著時間的推移和會費的增加，可能會略有不同。無論選擇何種媒介，催款信旨在引起客戶的注意以獲得所需的付款。
根據國家/地區的法律，催款信的嚴厲程度或威脅程度會有規定。在為應收賬款催款制定催款函時，企業遵循一定的規則，例如:
使用正確的語言:無論是郵寄還是電子郵件，都應保持正確的語氣和語言.應避免使用晦澀或令人困惑的語言。信件應傳達發件人的姓名、溝通的必要性、手頭的問題以及解決問題的方法。 保持簡潔:催款信必須簡短，提供相關詳細信息，並且易於閱讀或理解。使用項目符號或粗體字體可以使信息清晰簡單。寫幾頁文字可能會讓人望而生畏，甚至會阻止客戶清算付款。 對客戶表現出同理心:使用指責性語言或暗示客戶試圖通過不支付其會費來欺騙企業可能會嚴重扭轉局面，尤其是如果客戶在不知不覺中錯過了付款。催款信應保持善解人意但專業的語氣，表明企業尊重並理解其客戶。這可能會鼓勵客戶響應並結清對企業有利的未決付款。
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催款流程中的步驟
催款流程由多個步驟組成，具體取決於應收賬款逾期的金額和期限。為了跟踪付款並啟用收入收集，可以遵循以下步驟:
1.識別逾期帳戶
催款流程中的第一個任務是創建應收帳款帳齡報告，該報告可以顯示未決發票、每張發票中的應付款以及未清期。
大多數帳齡報告會過濾發票到期時間為 30 天、30-60 天、60-90 天和遠超過 120 天的拖欠帳戶。
2.創建一個拖欠賬戶列表
一旦建立了賬齡報告，接下來的步驟就是優先處理拖欠賬戶以進行後續跟進。雖然一些企業主可能會考慮聯繫欠款最多的客戶，但其他企業主可能會傾向於從逾期付款最多的賬戶中收款。
催款信的作用取決於各種拖欠賬戶的未償金額和期限.
3。寫催款函
一旦確定了賬戶，就開始了以不同格式發送不同未結期催款函的艱鉅過程。
確保客戶不錯過暗示，公司還可以通過電子郵件再發送一封信。延遲付款響應可能需要給客戶多封信，每封信都有不同的未付期限和適用的滯納金。
4.發送催款函
催款函準備好、審核並由收款經理批准後，即可通過郵寄或快遞的方式推出。也可以單獨向客戶發送電子郵件。儘管電子郵件被忽略的可能性更高，但它們是一種有效的通知方式，尤其是對於可能正在旅行或無法在其所在地接收郵件或快遞的客戶。
5.解決或升級到後續步驟
催款函作為一種溝通/提醒方式，可能有助於為因忘記付款而錯過付款的客戶解決問題。
但在許多情況下，催款信不起作用，即使經過多次嘗試。在這種客戶反應遲鈍的情況下，企業會升級問題。他們可以親自拜訪客戶所在地以通知他們並嘗試收款，也可以將其交給能夠完成工作的外部收款機構。
催款在現代的演變
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長期以來，催款策略一直在使用催款信、警告信甚至威脅來獲得所需的應收賬款。但是，Saas（軟件即服務）的出現改變了當今的催款流程。 Saas 公司面臨著許多賬戶的計費和支付方面的巨大挑戰。經常性計費系統中由於非自願流失導致的交易失敗很常見，其原因包括資金不足、網絡連接問題或信用卡被凍結/過期。
在許多情況下，客戶可能會錯過注意到交易失敗，直到他們的銀行或信用卡對帳單引起他們的注意。這就是催款可以提供幫助的地方。催款流程可以識別交易失敗並發送警報以解決它們。技術進步使企業能夠使用自動化系統來幫助有效處理催款流程，以防止客戶流失和收入損失。
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什麼是自動催款?
自動催款是指使用專門設計用於解決問題的自動化軟件應收賬款催收流程，確保企業不會損失收入。使用自動催款解決方案可以保護公司免受因交易失敗而導致的非自願流失。
現代企業依靠使用催款自動化來幫助客戶及時付款並防止流程中的逾期。通過這種方式，企業可以向其客戶保證持續的服務和商譽。
自動催款管理系統可以負責及時通知客戶即將到來的會費。他們還可以發送有關失敗付款的更新，使客戶能夠立即採取行動。
催款解決方案如何工作?
催款解決方案旨在解決由於以下原因導致的應收賬款催收問題錯過或失敗的付款。催款管理軟件可以執行以下操作:
向客戶發送有關信用卡遭拒付款的提醒 使用電子郵件提醒客戶有關付款交易的問題 對失敗的交易金額啟用智能重試 請求客戶許可以收集有關信用卡的更新信息來自提供商的信用卡
催款解決方案能夠以特定的時間間隔生成不同格式的信件。模板創建允許在付款會費超過特定時間限制時自動生成催款信。如果應收賬款部門認為對實現收款有用，他們可以修改時間框架或內容。
自動催款的好處
企業在實現自動化時可以體驗到顯著的好處催款管理等關鍵流程。催款軟件提供的一些優勢是:
通過及時提醒降低非自願流失
非自願流失是客戶無意的。這可能是由於疏忽、信用卡過期、卡丟失，甚至是導致支付失敗的網絡問題。在這些情況下，催款解決方案可以成為救命稻草。通過信件或電子郵件的及時暗示通常可以防止非自願流失，催款解決方案就是這樣做的。它們可以設置為向客戶發出提醒，使他們能夠及時採取行動以按時付款。
通過事先通知防止失敗的交易
催款解決方案可以輕鬆處理失敗的付款.它們可以設計為發送有關信用卡到期日期的通知，客戶可以使用這些通知來更新或更新信用卡並防止交易失敗。這種主動措施可以為客戶和企業節省大量精力和時間。客戶可以從不間斷的服務中受益，企業可以獲得應有的收入。
通過智能重試提高客戶保留率
在支付中允許智能重試可為客戶提供積極的體驗。在大多數情況下，自動催款解決方案可以通過允許智能重試來解決已取消或失敗的交易。重試可以降低企業的流失率，提高客戶保留率，並確保滿意客戶的忠誠度。
改善客戶體驗
催款解決方案有助於處理跟踪即將到來的重複性任務客戶付款並及時發送提醒以防止錯過付款。此外，可以設置使用禮貌和積極但堅定的語氣和語言的模板，以使付款恢復更容易。定義好所有內容後，自動化系統就可以跟踪待處理的發票並推出提醒以通知客戶預定付款。
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催款的挑戰
催款過程並不容易，即使自動化也可能無法完全緩解。儘管實現了自動化，但企業面臨的一些挑戰是:
客戶無響應
導致付款延遲的一個重要因素是欠款的客戶缺乏響應。失業、賬戶資金不足或客戶不及時付款，可能會使個人難以跟上正常的付款週期。在這種情況下，即使使用自動化系統推出付款提醒也可能毫無用處，因為客戶根本沒有資金進行付款。催款信未能引起響應的另一個原因可能是客戶要么知道它們只是自動通知而忽略了它們，要么被它們冒犯了。
缺乏同理心
一個顯著的缺點自動化的關鍵在於機器無法對客戶表現出同理心。他們只能按照設定的模板發送單調的信件，這絕不會顯示對維持良好關係至關重要的情感聯繫。即使客戶交易因真正原因而失敗，這些解決方案也無法表現出同理心。客戶保留無法通過催款軟件實現。使用它可能會永遠趕走客戶，並且不會導致企業成功收款。
無法解決問題
依靠自動化解決問題並不總是有效。當收款團隊與客戶互動時，他們可能能夠與客戶協商並說服他們付款。或者，他們甚至可以更改支付結構或方法，使它們對客戶來說更方便、更易於管理。催款軟件無法像人類那樣獨立思考，也無法提出可以使客戶和企業受益的解決方案，這有時會使它們無效。
外賣
催款是一種收款流程可以極大地幫助企業處理應收賬款。對於許多 SaaS 公司而言，這是一項艱鉅的任務，但必不可少，自動催款解決方案已在許多方面成為遊戲規則的改變者。隨著自動化接管，防止拖欠帳戶和失敗的付款使催款管理更容易。催款解決方案無疑是確保收入和幫助公司與客戶保持良好業務關係以促進增長的絕佳工具。
常見問題解答
什麼是拖欠帳戶以及如何處理他們與催款流程相關聯嗎?
拖欠帳戶是付款逾期的客戶。通常，客戶或借款人有 30 天的付款期限。如果付款未在 30 天內完成，則該帳戶被歸類為拖欠帳戶。應收賬款團隊通常將這些拖欠賬款分類為遲付 30、60、90 或 120 天。
通常，催款流程的第一步是列出拖欠賬款清單，以便後續跟進:向上。催款信也稱為“拖欠用戶通知”，由應收賬款團隊發送給客戶以收取逾期款項。
催款信和對帳單有什麼區別?
催款信與月結單有很大不同。聲明是通常在月底發送給所有未付發票的客戶的文件。它包括所有未付發票的摘要，即使它們不是應立即付款的。催款信僅針對可能遺漏和逾期的付款發送，可以從暗示信到警告信不等。
雖然聲明和催款信都可以作為收款工具，但聲明更重要帳戶記錄供客戶檢查其記錄並跟踪未來付款。
客戶流失是什麼意思?
客戶流失是指訂閱的術語公司因各種原因失去客戶。它由流失率決定，該流失率表示在特定時期內停止使用產品或服務的人的百分比。
有兩種類型的流失-自願和非自願流失。自願流失是指客戶故意撤回或終止與企業的訂閱。非自願流失發生在客戶沒有意識到的情況下。催款在避免非自願流失方面最有用，並且可以成功解決此類問題。
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