An einem Arbeitsplatz ist es sehr wichtig, Ihre Besprechungen im Voraus zu planen und zu planen. Es gibt Ihren Mitarbeitern ein Heads-up und ermöglicht ihnen, alle notwendigen Vorbereitungen für das Meeting zu treffen. Heutzutage wird es immer schwieriger, die Zeit zu finden, um zu telefonieren oder persönliche Besprechungen zu planen. Es ist viel einfacher, Ihre Besprechung für Videokonferenzdienste wie Google Meet zu planen.
Dazu müssen Sie zuerst ein Ereignis in Google Kalender einrichten. Durch die Planung in Google Kalender können Sie Einladungen direkt an Ihre Kontakte senden. Um die Sache noch einfacher zu machen, können Sie jetzt Kalenderbesprechungen auch direkt aus Google Chat-Konversationen heraus planen.
Planen einer Google Kalender-Besprechung über Google Chat auf dem Desktop
Gehen Sie zunächst zu chat.google.com und melden Sie sich mit Ihrem Google-Konto an. Um eine Besprechung in Google Kalender zu planen, bewegen Sie den Mauszeiger einfach über den Namen der Person/Gruppe (auf der linken Seite des Bildschirms), mit der Sie die Besprechung abhalten möchten, und klicken Sie auf das Symbol”Kalender”Popup-Box.
Wenn ein Chat-Thread geöffnet ist, können Sie auch auf das Kalendersymbol auf der rechten Seite des Felds klicken, in das Sie eine Nachricht eingeben.
Nachdem Sie auf das Symbol geklickt haben, wird das Kalenderfenster auf der rechten Seite Ihres Bildschirms geöffnet. Unten rechts finden Sie die Option, die Zeiten des Kalenderereignisses zu bearbeiten. Klicken Sie auf die Option”Im Kalender bearbeiten”.
Mit dieser Aktion gelangen Sie zu Google Kalender. Oben auf dem Bildschirm können Sie den Titel Ihrer Besprechung in Bezug auf den Zweck der Besprechung in eine beliebige Änderung ändern.
Unmittelbar darunter können Sie das Datum der Besprechung festlegen. Sie können das Datum entweder manuell eingeben oder aus dem bereitgestellten Kalender auswählen.
Als Nächstes können Sie festlegen, wann Ihre Besprechung beginnt und wann sie endet. Genau wie das Datum können Sie die Uhrzeit auch manuell eingeben oder aus den verfügbaren Optionen auswählen.
Wenn das von Ihnen geplante Meeting ein tägliches, wöchentliches, monatliches oder jährliches Ereignis sein soll, müssen Sie es nicht immer wieder einrichten. Wählen Sie einfach die Option”Nicht wiederholen”unterhalb der Zeit aus, um zu entscheiden, wie häufig das Meeting stattfinden soll.
Weiter können Sie unter”Ereignisdetails”auswählen, wann Sie über das Meeting benachrichtigt werden möchten. Wir empfehlen Ihnen, eine Zeit zu wählen, die näher am Meeting liegt (5-10 Minuten).
Weiter unten finden Sie das Feld”Beschreibung”. In diesem Bereich können Sie den Mitgliedern mitteilen, was in der Besprechung besprochen wird. Dies gibt den Mitgliedern eine Vorstellung davon, was sie erwarten und was von ihnen erwartet wird.
Auf der rechten Seite des Bildschirms unter”Gäste”. Sie können Ihrem Meeting weitere Mitglieder hinzufügen.
Wenn Sie einen Fehler machen und jemanden hinzufügen, der nicht für die Besprechung vorgesehen war, können Sie ihn einfach entfernen, indem Sie auf das Kreuzsymbol (x) neben seinem Namen klicken.
Sie können das Meeting jetzt in Ihrem Kalender speichern, indem Sie oben auf dem Bildschirm auf”Speichern”klicken.
Google Kalender fragt Sie dann, ob Sie eine E-Mail an die Mitglieder des Meetings senden und diese benachrichtigen möchten. Klicken Sie auf”Senden”.
Das war’s. Wenn Sie Google Kalender öffnen, wird angezeigt, dass Ihre Besprechung gespeichert wurde.
Klicken Sie darauf, um weitere Optionen anzuzeigen.
Sie können direkt über Google Kalender an der Besprechung teilnehmen.
Planen eines Meetings in Google Kalender über die Google Chat App auf Mobilgeräten
Wenn Sie mit Ihrem Telefon eine Besprechung einrichten, müssen Sie lediglich die Google Chat-App starten und den Chat der Person (oder des Raums) öffnen, mit der Sie die Besprechung abhalten möchten. Tippen Sie anschließend auf das Google Kalendersymbol unter dem Eingabebereich, um eine Kalenderbesprechung zu erstellen und zu planen.
Sobald Sie auf das Kalendersymbol am unteren Bildschirmrand klicken, gelangen Sie zur Google Kalender-App mit einem kleinen Fenster am unteren Bildschirmrand mit einigen Details. Sie müssen das Bedienfeld ziehen und nach oben wischen, um es vollständig zu öffnen und weitere Details anzuzeigen.
Legen Sie nach dem Wischen Datum und Uhrzeit des Meetings fest. Um die Häufigkeit der Besprechung auszuwählen, müssen Sie auf”Weitere Optionen”klicken.
Wählen Sie als Häufigkeit des Meetings”Wird nicht wiederholt”aus, wenn es sich um ein einmaliges Ereignis handelt.
Scrollen Sie als Nächstes nach unten, um festzulegen, wann Sie vom Kalender benachrichtigt werden möchten. Klicken Sie auf die von der App ausgewählte Standardzeit, um weitere Optionen zu öffnen.
Wählen Sie aus, wann Sie benachrichtigt werden möchten. Neben der ausgewählten Option wird ein blaues Häkchen angezeigt.
Nachdem Sie die bevorzugte Zeitspanne ausgewählt haben, kehren Sie zum Hauptfenster zurück und klicken Sie auf”Speichern und freigeben”.
Die App fragt Sie, ob Sie die Mitglieder der Veranstaltung vor dem Speichern per E-Mail benachrichtigen möchten. Klicken Sie zur Bestätigung auf”Speichern und freigeben”.
Die geplanten Besprechungen werden in Ihrem Google Kalender sowie in Google Meet , wo das Meeting tatsächlich stattfinden wird.
