Las reglas de Microsoft Outlook son ideales para realizar acciones automáticamente en los correos electrónicos. Puede hacer cosas como mover, marcar o responder a ciertos mensajes sin trabajo manual. Para ayudarlo a mantenerse al día con su creciente bandeja de entrada, le mostraremos cómo crear reglas en Outlook.
Debido a que puede crear reglas de Outlook en Windows, Mac y la web, cubriremos cómo configurarlas en cada plataforma. Solo tenga en cuenta que las condiciones y acciones disponibles varían.
Tabla de contenido
Cómo crear reglas en Outlook en Windows
El conjunto más saludable de condiciones y acciones para las reglas se encuentra en Outlook en Windows. Para explicar de manera más efectiva cómo crear una regla, veamos cómo configurar algunas reglas de uso común.
Configurar una regla en blanco desde cero le brinda la mayor flexibilidad porque puede elegir más de una condición y acción. Además, el asistente de reglas lo guía en el camino.
Abra Outlook, vaya a la pestaña Archivo y seleccione Administrar reglas y alertas en la sección Información.
Cuando aparezca el cuadro de diálogo Reglas y alertas, abra la pestaña Reglas de correo electrónico y elija una cuenta en la parte superior si tiene más de una. Luego, elija Nueva regla.
Luego puede configurar su regla con las instrucciones a continuación para mover correos electrónicos a una carpeta, marcarlos para seguimiento o enviar respuestas automáticas. En su lugar, puede probar una regla diferente que le resultará útil, como el reenvío automático de correos electrónicos.
Mover correos electrónicos a una carpeta
En el asistente de reglas, seleccione una de las opciones de movimiento en la parte superior. Puede mover mensajes a una carpeta específica según el remitente, las palabras incluidas o los correos electrónicos que envía en lugar de recibir.
Como ejemplo, elegiremos Mover mensajes con palabras específicas en el asunto a una carpeta. En la parte inferior, seleccione los elementos subrayados y azules para especificar la condición y la acción. Seleccione Palabras específicas e ingrese las palabras que desea buscar en la línea de asunto. Elegir especificado para elegir la carpeta a la que desea mover los mensajes. 
Luego, seleccione Siguiente. Verá una lista de condiciones con la que acaba de elegir marcada automáticamente. Puede elegir criterios adicionales para los correos electrónicos si lo desea. Por ejemplo, es posible que también desee aplicar la regla a los mensajes que solo se le envíen a usted. Seleccione Siguiente. 
Luego verá una lista de acciones con la que eligió marcada para usted. Al igual que las condiciones anteriores, puede elegir acciones adicionales si lo desea. Por ejemplo, también puede marcar el mensaje como leído cuando se mueve. Seleccione Siguiente. A continuación, verá una lista de excepciones. Opcionalmente, puede excluir ciertos correos electrónicos de la regla. Por ejemplo, es posible que no desee enviar correos electrónicos con archivos adjuntos a la carpeta. Seleccione Siguiente. 
En la pantalla final de la regla, primero le dará un nombre en la parte superior y luego marcará la casilla de verificación Activar esta regla. Opcionalmente, puede marcar las casillas para ejecutar esta regla ahora en su bandeja de entrada o usar la regla para todas las cuentas de correo electrónico. 
Cuando termine, confirme la configuración de la regla en el cuadro en la parte inferior que le muestra las condiciones y acciones. Seleccione Finalizar para guardar y habilitar la regla. Confirme una marca de verificación junto a su nueva regla en el cuadro Reglas y alertas y seleccione Aceptar.
Marcar correos electrónicos para seguimiento
Otra regla útil de Outlook es marcar correos electrónicos para seguimiento. Tienes la oportunidad de elegir la bandera y el momento para el seguimiento.
Siga el mismo proceso anterior para crear una nueva regla y abrir el asistente de reglas. Luego, elija Marcar mensajes de alguien para seguimiento. En la parte inferior, seleccione el elemento subrayado y azul para especificar la condición y la acción. Seleccione Personas o grupo público para elegir el contacto. Elija Seguimiento en este momento para elegir la bandera y el tiempo. Luego, seleccione Siguiente. Al igual que la regla anterior, el Asistente para reglas lo guía a través de las condiciones, acciones y excepciones que puede confirmar y agregar para su regla. Luego, nombre, habilite y finalice.
Responder automáticamente a los correos electrónicos
Una regla más que puede resultarle útil es la respuesta automática, que es similar a un mensaje de fuera de la oficina pero con más flexibilidad. Puede usar una plantilla de Outlook en particular o crear un mensaje de respuesta para correos electrónicos específicos.
Siga el mismo proceso anterior para crear una nueva regla y abrir el asistente de reglas. Luego, elija Aplicar regla en los mensajes que recibo y seleccione Siguiente. Elija las condiciones que desea utilizar para los mensajes de correo electrónico recibidos. Puede aplicar la regla a ciertos remitentes, con palabras específicas, cuando se recibe en un intervalo de fechas o cualquier otra condición que desee. Seleccione Siguiente. 
Elija Responder usando una plantilla específica o Hacer que el servidor responda usando un mensaje específico según su preferencia. Luego, seleccione el texto azul subrayado en la parte inferior según la opción que elija y seleccione Siguiente cuando termine. Responder usando una plantilla específica: elija una plantilla específica para elegir la que desee. Haga que el servidor responda usando un mensaje específico: elija un mensaje específico, ingrese el mensaje en el cuadro que aparece y seleccione Guardar y cerrar. Marque las excepciones que desee incluir, seleccione Siguiente y finalice la regla nombrándola, habilitándola y guardándola con el botón Finalizar.
Cómo crear reglas en Outlook en Mac
Si usa Outlook en su Mac, puede configurar las reglas de la bandeja de entrada allí fácilmente, aunque las condiciones y acciones son un poco más limitadas que en Ventanas.
Abra Outlook y seleccione Outlook > Configuración en la barra de menú. Elija Reglas en la ventana emergente. Elija una cuenta a la izquierda si tiene más de una y seleccione el botón de signo más a la derecha. Ingrese un nombre de regla en la parte superior. Luego, configure la primera condición usando los cuadros desplegables. Dependiendo de lo que elija, es posible que deba agregar a la condición. Por ejemplo, si elige Fecha de recepción, ingresará la(s) fecha(s). A continuación, elija la acción usando esos cuadros desplegables. Nuevamente, es posible que deba agregar a la acción. Por ejemplo, si elige Mover a la carpeta, seleccionará la carpeta. 
Para agregar otra condición o acción, seleccione el signo más a la derecha o para agregar una excepción, seleccione el signo más junto a Excepto si. 
Opcionalmente, marque la casilla para no aplicar otras reglas que cumplan las mismas condiciones. Confirme que la casilla Habilitado esté marcada en la parte inferior izquierda y elija Aceptar para guardar la regla. 
Cómo crear reglas en Outlook en la Web
Para crear una regla en Outlook en la web, dirígete al sitio web e inicia sesión. Verás condiciones y acciones similares a las de Outlook en Mac.
Seleccione el ícono de Configuración (engranaje) en la parte superior derecha y elija Ver todas las configuraciones de Outlook en la barra lateral que aparece. En la ventana emergente, seleccione Correo en el extremo izquierdo y Reglas en el derecho. En la parte superior, seleccione Agregar nueva regla. Asigne un nombre a su regla y luego use el cuadro Agregar una condición para elegir el criterio. Dependiendo de la condición que seleccione, es posible que deba agregarla. Por ejemplo, si elige De, se le pedirá que proporcione el remitente a la derecha. 
Use el cuadro Agregar una acción para elegir una acción. Una vez más, es posible que se le solicite agregar a la acción. Por ejemplo, si elige Mover a, se le pedirá que proporcione el nombre de la carpeta o cree una nueva carpeta. Puede usar las opciones en azul para agregar otra condición, otra acción o incluir excepciones como desee. 
Opcionalmente, puede marcar las casillas para dejar de procesar más reglas y ejecutar la regla en su bandeja de entrada de inmediato. Cuando termine, seleccione Guardar. 
¿Sus correos electrónicos seguirán las reglas?
Al crear reglas de correo electrónico en Outlook, puede minimizar el tiempo que le toma organizar sus mensajes, recordar hacer un seguimiento o responder a ciertos correos electrónicos. Si tiene problemas, eche un vistazo a estas correcciones para cuando las reglas de correo electrónico de Outlook no funcionan.
