Ahora que las herramientas de Smart Canvas de Google están ampliamente disponibles, me doy cuenta de cosas sobre Google Docs que nunca antes me habían importado. En general, lo uso para escribir mis pensamientos y menos para documentos comerciales. Bueno, eso es cierto ahora, pero antes de este año, hice todo lo contrario: usé Docs para el trabajo colaborativo con formato extenso y Keep para capturar rápidamente mis ideas.
Una de las cosas que comencé a hacer es configurar un Doc con un montón de formato especial y chips inteligentes como un temporizador o cronómetro o tal vez menús desplegables para clasificaciones. Usaré menús desplegables, por ejemplo, como herramientas de categorización en mis documentos. Si algo es un pensamiento, una idea o algo sobre lo que he reflexionado, o si un fragmento de historia que estoy desarrollando es una idea, un borrador, un primer paso en la edición o si es un borrador final, las nuevas herramientas de Google son fantásticos para etiquetarlos rápidamente como tales.
Chip inteligente de estado de ánimo para su diarioBorrador de chip inteligente para su escrituraAlgunas ideas de chip inteligente que puede usar como elementos repetidos en sus Documentos
Algunas usos de las plantillas de Documentos de Google en su organización
Promueva su organización creando plantillas para documentos externos, como propuestas e informes, con cualquiera de los editores de Documentos. Obtenga un formato instantáneo para facturas, presupuestos, informes de gastos o programaciones en Hojas de cálculo. Haga su argumento de venta, estudio de caso, propuesta o informe de estado destaque con una presentación de Presentaciones. Agregue firmas a un acuerdo, diagramas de flujo a un documento de proceso, importe métricas a una hoja de cálculo y más con complementos.
Ediciones compatibles con esta característica: Business Standard y Business Plus; Empresa; Fundamentos de Educación, Estándar de Educación, Actualización de Enseñanza y Aprendizaje y Education Plus; Enterprise Essentials Plus; organizaciones sin fines de lucro; G Suite Basic y G Suite Business.
Ayuda para administradores de Google Workspace
Con tantas posibilidades únicas y nuevas, probablemente querrá evitar tener que copiar y pegar estos elementos especiales entre documentos, y acceda rápidamente a un formato prefabricado para diferentes casos de uso, como los que describí anteriormente. Hoy, voy a mostrarte cómo tomar cualquier documento y convertirlo en una plantilla que puedas lanzar rápidamente y que te ayudará a hacer exactamente eso.
Antes de comenzar, quiero hacer algo claro: debe tener una cuenta de pago de Workspace para usar esta función. Las cuentas personales de Google no pueden realizar esta acción, lo que me entristece. Espero que en el futuro, Google permita que los titulares de cuentas estándar utilicen la función de plantilla, pero a menos que sea un manitas como yo, no tiene mucho sentido para alguien que no realiza negocios donde sería necesario.
Lo último: adelante, cree un documento con un montón de chips inteligentes especiales, encabezados, tal vez incluso un logotipo de imagen. Haz lo que quieras duplicar para un uso rápido antes de comenzar a seguir los pasos a continuación. Vas a querer algo con lo que trabajar, ¿verdad?
Bien, ¡comencemos! Primero, visita Documentos de Google en la Web. Debería ver una”Galería de plantillas”en la parte superior, justo encima de los documentos creados más recientemente. Haga clic en el texto”Galería de plantillas”en la parte superior derecha para desplegar todas las opciones. Aquí, verá muchas plantillas prefabricadas que puede usar para una amplia gama de casos de uso. Vale la pena señalar que los usuarios habituales que no pagan pueden hacer uso de estos, simplemente no pueden crear sus propias plantillas personalizadas como estamos a punto de hacer juntos.
A continuación, haga clic en’General’pestaña a la pestaña que lleva el nombre de su organización. Aquí, puedes ver el nombre de mi estudio de juegos en la parte superior de la captura de pantalla, justo debajo del título de la página. Una vez que haya llegado allí, verá el botón”Enviar plantilla”en la parte superior derecha. Haga clic en eso para obtener un cuadro de diálogo emergente con algunas opciones.
Enviar su propia plantilla
Si hace clic en el botón’Seleccionar un documento’, aparecerá otra ventana que le pedirá que seleccione un archivo para usarlo como plantilla. Continúe y elija el archivo que creó recientemente que tiene todas las excelentes características de Smart Canvas integradas. Debería verlo inmediatamente como la primera opción ya que está comenzando en la pestaña’Recientes’, pero también puede navegar por diferentes secciones de su Google Drive usando las pestañas en la parte superior o incluso a través de la Búsqueda.
Al hacer clic en un archivo, aparecerá un botón azul”Abrir”en la parte inferior derecha en el que puede hacer clic para finalizar su elección. Tenga en cuenta que cualquier persona de su organización podrá acceder a cualquier plantilla que cree. También puede alternar la opción”Enviar una copia de este archivo en lugar del original”si desea conservar el archivo original, pero eso depende totalmente de usted. Sin embargo, si lo hace, se le pedirá que le dé a la copia su propio nombre único.
Por último, haga clic en el menú desplegable”Categoría”y seleccione una categoría adecuada antes de tocar el botón azul”Enviar”. ¡Ahora tiene una plantilla única para su organización! Debería verlo aparecer inmediatamente en la pestaña Galería de plantillas con el nombre de su empresa, como se muestra a continuación. ¡Ahora, puede activar inmediatamente otro archivo usando esos elementos exactos sin tener que crearlos desde cero!
Encontrar sus plantillas
Una cosa importante a tener en cuenta es que Google está trabajando arduamente para traer’Bloques de creación personalizados’a Docs en los próximos meses. Esto le permitirá crear un menú desplegable o cualquier otro elemento de Smart Canvas o chip inteligente en un archivo y llamarlo en cualquier otro documento sin tener que copiar y pegar. Una vez que esto se implemente, aparecerán en el menú’@’, lo cual es increíblemente emocionante para alguien como yo que está usando estas cosas religiosamente este mes.
Déjame saber en los comentarios qué tipo de plantillas quieres. tenga o cree para su empresa, escuela u organización que simplemente no existen en la galería de plantillas predeterminada. Me interesaría obtener más ideas para mis propios casos de uso y, por supuesto, ver si los usuarios habituales utilizan mucho esta función, si es que la usan.