Heeft u een Excel-spreadsheet met enorme gegevens en krabt u zich achter de oren over hoe u verschillen kunt vinden? Een discrepantie in Excel komt vrij vaak voor, of u nu een expert of een amateur bent. Het is menselijk om fouten te maken bij het invoeren van gegevens in het Excel-blad en sommige delen gaan fout.
Fouten zoals een ontbrekende punt of onjuiste spelling kunnen de hele uitvoer veranderen. Gelukkig biedt Microsoft Excel een set ingebouwde hulpmiddelen die handig kunnen zijn om inconsistenties op te sporen. In dit bericht bespreken we hoe u verschillen of discrepanties in Excel kunt vinden en een schoon gegevensblad kunt krijgen.
Wat betekent discrepantie in Excel?
Een discrepantie in Excel treedt op wanneer er een inconsistentie is in dezelfde gegevens in een databank. Dit betekent dat u voor twee of meer dezelfde gegevens in twee of meer cellen van de spreadsheet een andere indeling moet hebben gebruikt. Bijvoorbeeld,
Mijn merknaam & Co. totale verkoop=587Mijn merknaam & Co totale verkoop=587
Zoals je kunt zien ontbreekt de periode in het 2e voorbeeld (Co totale verkoop) in vergelijking met het 1e voorbeeld (Co. totale omzet). Dit ziet er misschien normaal uit omdat u al weet wat correct is, maar de computer beschouwt het niet als vergelijkbaar.
Evenzo kunnen verschillen in Excel ook ontstaan door invoerfouten zoals spatie achter een waarde, hoofdletters of kleine letters, dubbele invoer of inconsistente gegevensopmaak. Daarom hebben we deze gedetailleerde gids om uit te leggen hoe u gemakkelijk verschillen kunt vinden in Excel.
Hoe u verschillen kunt vinden in Excel
Voordat u een van de onderstaande Excel-tools probeert om verschillen in Excel, is het raadzaam om de spreadsheet handmatig te bekijken. U kunt verschillende hulpmiddelen gebruiken, zoals markeren of voorwaardelijke opmaak, om de gegevens op een leesbare manier uit te lijnen. U kunt vervolgens de rijen of kolommen vergelijken en zoeken naar inconsistenties zoals dubbele invoer, onjuiste spelling, enz.
Als dat niet helpt, kunt u doorgaan met de onderstaande methoden om discrepanties in Excel te vinden.
Excel-filter gebruiken om verschillen te zoekenVerschillen zoeken in Excel met voorwaardelijke opmaakIdentificeer verschillen met geavanceerde Excel-functiesVerschillen detecteren met Excel-invoegtoepassingen
1] Excel-filter gebruiken om verschillen te vinden
Het filter gebruiken De functie is een van de gemakkelijkste methoden om discrepanties in gegevens op te sporen, vooral voor Excel-bladen met grote gegevens en spelfouten. Hier bekijken we een voorbeeld van Klasse 5 testresultaten. Onder de kolom Resultaten zijn er twee categorieën Geslaagd en Gezakt, en sommige zijn verkeerd gespeld.
Selecteer de volledige kolom Resultaat en klik rechtsboven op de functie Sorteren en filteren.
Hierdoor wordt een vervolgkeuzelijst gemaakt in de kolom Resultaat. Klik erop en deselecteer alle juiste gegevens, bijvoorbeeld degenen die correct zijn gespeld (Mislukt/Geslaagd). Druk op OK en de kolom Resultaat toont alleen de onjuiste gegevens. Nu kunt u ze handmatig corrigeren.
2] Vind verschillen in Excel met behulp van voorwaardelijke opmaak
Voorwaardelijke opmaak helpt u twee of meer rijen of kolommen te identificeren en met elkaar te vergelijken om niet-overeenkomende gegevens te identificeren. De snelste manier om het verschil te vinden, is door cellen voor dubbele of unieke items te markeren.
U kunt echter ook andere regels gebruiken, zoals Bovenste/onderste regels, Gegevens Staven, kleurenschalen of pictogrammensets om verschillen in Excel-gegevens te vinden.
3] Identificeer verschillen met behulp van geavanceerde Excel-functies h4>
U kunt de functies IF en IS gebruiken om cellen te vergelijken en eventuele verschillen te detecteren. Hier kun je dus de ALS-functie gebruiken om erachter te komen welke cellen identiek en correct zijn (TRUE) en welke cellen onjuist zijn (FALSE).
p>U kunt ook IF-en IS-functies zoals ISNUMBER, ISERROR, ISBLANK, enz. combineren om de ingestelde waarde te analyseren en TRUE of FALSE terug te geven > op basis van de uitkomst.
U kunt ook de VLookUp-functie, HLookUp-functie of Match-functie gebruiken om eventuele verschillen in Excel te vinden.
Lees: Geavanceerde tips en trucs voor Microsoft Excel
4] Detecteer verschillen met behulp van Excel-invoegtoepassingen
Microsoft Excel biedt een lijst met invoegtoepassingen waarmee u gemakkelijk verschillen kunt vinden in Excel. Klik hiervoor op het tabblad Bestand > Meer > Opties > Excel-opties > Add-ins > Beheren > COM-invoegtoepassingen > Ga > Spreadsheet informeren > OK. U kunt nu de opdracht Bestanden vergelijken van Spreadsheetinformatie gebruiken om twee werkmappen te vergelijken en de inconsistenties voor elke cel te markeren.
Of u kunt de opdracht gebruiken het Analysis ToolPak (Excel-add-ins) om discrepanties in Excel-gegevens te analyseren en op te sporen.
Lees: Hoe invoegtoepassingen beheren in Microsoft Office
U kunt ook de Excel Compare-tool gebruiken om Excel-bladen te vergelijken en verschillen in de dataset te vinden.
Hoe controleer ik de gegevenscorrectie in Excel?
Als u een Excel-blad heeft waar andere gebruikers hun gegevens kunnen invoeren in een door u opgegeven formaat, dan gebruikt u Gegevensvalidatie. Deze tool helpt u bij het corrigeren van eventuele afwijkingen in de gegevens die niet volgens de vastgestelde richtlijnen of in het verkeerde formaat zijn ingevoerd. In dit geval geeft Excel een foutmelding, wat betekent dat u de verschillen moet zoeken en de gegevens moet corrigeren met behulp van de tool Gegevensvalidatie.
Meer weten over het toepassen van gegevensvalidatie naar Cellen in Microsoft Excel, kunt u ons gedetailleerde bericht volgen.
Hoe vind ik een mismatch in een kolom in Excel?
Terwijl Voorwaardelijke opmaak (zoals hierboven uitgelegd) u kan helpen om niet-overeenkomende gegevens gemakkelijk te vinden, kunt u met de functie VLookUp vergelijk individuele cellen.
Als u de Uniek is gelijk aan-operator gebruikt om kolommen in Excel te vergelijken, maakt u een nieuwe resultaatkolom. Voeg nu in de kolom Resultaat de formule toe om afzonderlijke cellen te vergelijken. Bijvoorbeeld =I2=J2, en het resultaat wordt geretourneerd als False als de gegevens niet overeenkomen. Voor degenen die overeenkomen, is het resultaat True.
Ik hoop dat dit helpt.
