วิธีง่ายๆที่คุณสามารถใช้เพื่อลบแถวว่างในสเปรดชีต Excel ได้ในครั้งเดียว
เมื่อนำเข้าและคัดลอกตารางไปยัง Excel คุณมีแนวโน้มที่จะลงเอยด้วยเซลล์และแถวที่ว่างเปล่าจำนวนมาก แถวว่างก็ไม่เลว แต่ในแผ่นงานส่วนใหญ่อาจสร้างความรำคาญได้มาก ซึ่งทำให้คุณนำทางข้อมูลไปรอบ ๆ ได้ยากและขัดขวางไม่ให้เครื่องมือตาราง Excel ในตัวจำนวนมากจดจำช่วงข้อมูลของคุณได้อย่างถูกต้อง
ตอนนี้หากมีแถวว่างเพียงไม่กี่แถวคุณสามารถลบแถวว่างเหล่านี้ด้วยตนเองได้อย่างง่ายดาย แต่ถ้าคุณกำลังจัดการกับแถวว่างหลายร้อยแถวที่กระจัดกระจายอยู่ทั่วชุดข้อมูลคุณจะต้องลบแถวทั้งหมดตลอดไป อย่างไรก็ตามมีวิธีที่ง่ายและรวดเร็วกว่ามาก และในบทช่วยสอนนี้เราจะให้คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการลบแถวว่างใน Excel
การลบแถวว่างใน Excel ด้วยตนเอง
วิธีที่ง่ายและสะดวกที่สุดในการลบแถวว่างคือการเลือกแถวว่างด้วยตนเองแล้วลบออก หากคุณต้องการลบแถวว่างเพียงไม่กี่แถววิธีที่กำหนดเองเป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการดำเนินการ
เลือกแถวโดยคลิกที่หมายเลขแถวทางด้านซ้ายของหน้าต่าง Excel หากต้องการเลือกหลายแถวให้กด Ctrl และคลิกที่หมายเลขแถว
จากนั้นในแท็บหน้าแรกใต้ตัวเลือก”ลบ”ในกลุ่มเซลล์ให้กด”ลบแถวแผ่นงาน”เมื่อคุณคลิกตัวเลือกนี้ระบบจะลบแถวว่างที่เลือกทั้งหมดใน excel
หรือคลิกขวาที่ใดก็ได้ในแถวที่เลือกแล้วเลือก”ลบ”ในเมนูบริบท มันจะลบแถวว่างที่เลือกและแถวด้านล่างแถวที่ถูกลบจะเลื่อนขึ้น
วิธีลบแถวว่างใน Excel อย่างรวดเร็วโดยใช้เครื่องมือ”ไปที่พิเศษ”
หากคุณมีสเปรดชีตที่มีแถวว่างหลายร้อยแถวการลบด้วยตนเองจะใช้เวลามาก อย่างไรก็ตามมีวิธีที่เร็วกว่ามากในการดำเนินการนี้ คุณควรใช้คำสั่ง Find & Select เพื่อเลือกแถวว่างทั้งหมดอย่างรวดเร็วและลบออกได้ในคลิกเดียว
ขั้นแรกเลือกข้อมูลทั้งหมดหรือช่วงเฉพาะของข้อมูลที่คุณต้องการลบแถวว่าง จากนั้นในแท็บหน้าแรกใต้ตัวเลือก”ค้นหาและเลือก”ให้คลิก”ไปที่พิเศษ”
ในกล่องโต้ตอบไปที่พิเศษให้เลือกปุ่มตัวเลือกสำหรับ”ช่องว่าง”แล้วกด”ตกลง”
การดำเนินการนี้จะเลือกแถวว่างทั้งหมดในสเปรดชีตของคุณพร้อมกัน ตอนนี้คุณต้องลบทิ้ง
คลิกขวาที่เซลล์ใด ๆ ที่เลือกแล้วเลือก”ลบ”จากเมนูบริบท
ในกล่องโต้ตอบลบให้เลือก”ทั้งแถว”แล้วคลิก”ตกลง”
คุณยังสามารถเลือก”เลื่อนเซลล์ขึ้น”เพื่อให้แถวที่ไม่ว่างเปล่าเลื่อนขึ้นไปในพื้นที่ว่างได้
การดำเนินการนี้จะลบแถวว่างทั้งหมดออกจากข้อมูล
หรือเมื่อเลือกแถวว่างแล้วให้ไปที่หน้าแรก> ลบ> ลบแถวแผ่นงาน ซึ่งจะให้ผลลัพธ์เดียวกัน
ลบแถวว่างใน Excel โดยใช้ฟังก์ชันตัวกรอง
วิธีการทั้งหมดข้างต้นจะช่วยให้คุณลบแถวที่มีเซลล์ว่างได้ แต่แผ่นงาน Excel สามารถมีแถวที่ว่างเพียงบางแถวในขณะที่บางแถวมีข้อมูลที่เป็นประโยชน์ ดังนั้นคุณต้องใช้ฟังก์ชันตัวกรองเพื่อลบแถวที่มีเซลล์ว่างทั้งหมดเท่านั้น แต่รักษาแถวที่มีข้อมูลและเซลล์ว่างผสมกัน
เลือกช่วงข้อมูลและบนแท็บ”ข้อมูล”คลิกไอคอน”ตัวกรอง”ในกลุ่มเรียงลำดับและกรอง
หรือคุณสามารถเลือกตัวเลือกตัวกรองโดยใช้แป้นพิมพ์ลัด: Ctrl + Shift + L
หลังจากเลือกแล้วคอลัมน์ข้อมูลทั้งหมดจะมีปุ่มแบบเลื่อนลง
เลือกคอลัมน์และคลิกลูกศรในส่วนหัวของคอลัมน์และยกเลิกการเลือกช่องทำเครื่องหมาย”เลือกทั้งหมด”เลื่อนลงไปที่ส่วนท้ายของรายการและเลือกช่องทำเครื่องหมาย”ช่องว่าง”จากนั้นกด”ตกลง”และทำซ้ำสำหรับคอลัมน์อื่น ๆ
การทำเช่นนี้จะซ่อนแถวว่างทั้งหมดในข้อมูลโดยไม่ต้องลบออกจริงๆ
หมายเลขแถวของคอลัมน์ที่มีเซลล์ว่างจะเปลี่ยนเป็นสีน้ำเงิน
เลือกแถวที่กรองแล้วคลิกขวาแล้วเลือก”ลบแถว”
จากนั้นกลับไปที่แท็บ”ข้อมูล”และปิด”ตัวกรอง”
คุณจะสังเกตเห็นว่าแถวที่มีเซลล์ว่างสองสามเซลล์ยังคงอยู่ แต่ตอนนี้แถวที่ว่างทั้งหมดหายไปแล้ว
ลบแถวว่างโดยใช้ Excel Find Functionality
ค้นหาและแทนที่คล้ายกับคำสั่ง”ไปที่พิเศษ”มันจะค้นหาอินสแตนซ์ของเซลล์ทั้งหมดโดยไม่มีค่าใด ๆ และเป็นวิธีที่รวดเร็วในการลบเซลล์เหล่านั้น
ขั้นแรกเลือกชุดข้อมูลของคุณและในแท็บ”หน้าแรก”ใต้ตัวเลือก”ค้นหาและเลือก”ให้คลิกที่”ค้นหา”
คุณยังสามารถกด Ctrl + F เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบค้นหาและแทนที่ได้
ในกล่องโต้ตอบค้นหาให้ปล่อยช่องค้นหาสิ่งที่ว่างไว้แล้วคลิกปุ่ม”ตัวเลือก”
จากนั้นเลือก”ค่า”จากเมนูแบบเลื่อนลง”ดูใน”แล้วคลิก”ค้นหาทั้งหมด”เว้นช่องภายในและค้นหาโดยใช้ค่าเริ่มต้นเป็น”แผ่นงาน”และ”ตามแถว”
หลังจากนี้กล่องโต้ตอบ”ค้นหาและแทนที่”จะแสดงแถวว่างทั้งหมด กด CTRL + A เพื่อเลือกทั้งหมดจากนั้นคลิก”ปิด”เพื่อปิดกล่อง จากนั้นโดยไม่ต้องคลิกที่อื่นให้ไปที่หน้าแรก> ลบ> ลบแถว
ตอนนี้แถวที่เลือกทั้งหมดจะถูกลบออก
ลบแถวว่างใน Excel โดยใช้ฟังก์ชัน COUNTBLANK
ฟังก์ชัน COUNTBLANK ใน Excel ช่วยให้คุณสามารถนับจำนวนเซลล์ว่างหรือเซลล์ว่างในช่วง คุณสามารถใช้ฟังก์ชันนี้ได้หากคุณมีตารางที่มีเซลล์ว่างจำนวนมากในคอลัมน์ต่างๆและคุณจำเป็นต้องลบว่างเฉพาะแถวที่ไม่มีเซลล์เดียวที่มีข้อมูลในคอลัมน์หรือแถวใด ๆ ที่มีเซลล์ว่างจำนวนหนึ่ง
ไวยากรณ์ของ COUNTBLANK:
=COUNTBLANK (ช่วง)
ตารางต่อไปนี้เป็นตัวอย่างที่คุณอาจต้องการนับจำนวนวันที่ที่ผู้จัดการฝ่ายขายไม่มียอดขาย (เซลล์ว่าง):
สูตร COUNTBLANK ต่อไปนี้จะคืนค่าจำนวนเซลล์ที่ว่างเปล่า (เช่นเซลล์ที่ไม่มีอะไรอยู่ในเซลล์) B2: G2:
=COUNTBLANK (B2: G2)
ป้อนสูตรนี้ในเซลล์ H2 (คอลัมน์ชั่วคราว-ช่องว่าง) อย่างที่คุณเห็นมีเซลล์ว่าง 2 เซลล์ในช่วงนี้ซึ่งเป็นผลลัพธ์ที่ส่งคืนโดยสูตร
คัดลอกสูตรตลอดทั้งคอลัมน์โดยใช้จุดจับเติม
เมื่อสูตรส่งคืนผลลัพธ์เป็น 0 ซึ่งหมายความว่าไม่มีเซลล์ว่าง สูตรจะส่งคืนค่าสูงสุดเทียบกับแถวว่างเสมอ
ต่อไปเราจะใช้”ตัวกรอง”กับคอลัมน์”ช่องว่าง”เพื่อลบแถวที่มีค่าสูงสุดของเซลล์ว่างและแถวที่มีเซลล์ว่าง 4 เซลล์ขึ้นไป ในการใช้ตัวกรองให้เลือกช่วงและไปที่ข้อมูล> ตัวกรอง
เราต้องการลบผู้จัดการฝ่ายขายที่ทำยอดขายเพียง 2 วันหรือน้อยกว่านั้นหรือไม่มีการขายเลย คลิกที่ลูกศรลงในคอลัมน์ H ในเมนูตัวกรองแบบเลื่อนลงให้ยกเลิกการเลือก 4, 5, 6 ในขณะที่ยังคงเลือก 0,1,2 และ 3 และคลิก”ตกลง”เพื่อใช้งาน
ดังนั้นแถวทั้งหมดที่มีเซลล์ว่าง 4 เซลล์ขึ้นไปจะถูกลบออก
หากคุณต้องการแสดงแถวที่มีข้อมูลครบถ้วนให้เลือกเฉพาะ”0″และยกเลิกการเลือกส่วนที่เหลือในเมนูตัวกรอง (ของคอลัมน์ช่องว่าง)
การดำเนินการนี้จะลบแถวอื่น ๆ ทั้งหมดที่มีเซลล์ว่าง
หรือคุณสามารถยกเลิกการเลือกช่องทำเครื่องหมาย”0″และเลือกส่วนที่เหลือเพื่อแสดงเฉพาะแถวที่มีเซลล์ว่างอย่างน้อยหนึ่งเซลล์
หวังว่าคุณจะได้เรียนรู้วิธีลบแถวว่างใน Excel จากบทความนี้