ห้องข้อมูลเสมือน: คุณควรใช้หรือไม่ใช้

จากเอกสารที่เป็นกระดาษไปยัง ที่เก็บข้อมูลคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีคลาวด์ วิวัฒนาการการจัดการข้อมูลมีความโดดเด่นมากทีเดียว ห้องข้อมูลเสมือนเป็นตัวอย่างสำคัญของเทคโนโลยีระบบคลาวด์ที่ทำให้แนวทางการจัดการข้อมูลมีรูปแบบใหม่

ไปเป็นวันที่บริษัทต่างๆ มีเซิร์ฟเวอร์ข้อมูลขนาดใหญ่และมีราคาแพง และไฟล์กระดาษจำนวนมากฝังอยู่ใต้กันและกัน นั่นเป็นเพราะซอฟต์แวร์ห้องจัดเก็บข้อมูลออนไลน์ช่วยให้คุณจัดเก็บและจัดการข้อมูลบนเทคโนโลยีคลาวด์ได้อย่างหรูหรา

ซอฟต์แวร์ห้องจัดเก็บข้อมูลเสมือนจริงจำเป็นสำหรับทุกคนหรือไม่ คุณควรเริ่มใช้ซอฟต์แวร์ห้องข้อมูลสำหรับบริษัทหรือของใช้ส่วนตัวหรือไม่? เหตุใดคุณจึงควรใช้ห้องข้อมูลเสมือนเมื่อมีแพลตฟอร์มจัดเก็บข้อมูลฟรี นี่คือคำตอบทั้งหมดของคุณ

ซอฟต์แวร์ห้องจัดเก็บข้อมูลออนไลน์คืออะไร

ก่อนที่จะสำรวจประโยชน์ คุณจำเป็นต้องเข้าใจว่าห้องจัดเก็บข้อมูลเสมือนจริงคืออะไร

ห้องข้อมูลออนไลน์หรืออิเล็กทรอนิกส์เป็นที่จัดเก็บเอกสารดิจิทัลที่บริษัทหรือธุรกิจทุกรูปแบบใช้เพื่อจัดการเอกสารทางธุรกิจของตน

ในแง่ที่กว้างขึ้น ห้องข้อมูลดิจิทัลใช้สำหรับจัดเก็บ แชร์ แลกเปลี่ยน แก้ไข จัดระเบียบและจัดการธุรกิจหรือแม้แต่ข้อมูลส่วนบุคคล บริษัทหลายแห่งใช้ห้องข้อมูลเสมือนเป็นที่เก็บข้อมูลหลัก ในขณะที่บริษัทอื่นๆ ใช้เป็นสื่อในการแชร์หรือนำเสนอข้อมูลระหว่างการทำธุรกรรมทางการเงิน

ตามธรรมเนียมแล้ว ห้องข้อมูลออนไลน์มักเกี่ยวข้องกับการควบรวมกิจการ อย่างไรก็ตาม เมื่อเวลาผ่านไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา ห้องข้อมูลเสมือนจริงได้กลายเป็นส่วนมาตรฐานของการตรวจสอบ การเสนอขายหุ้น การจัดการทรัพย์สินทางปัญญา การสื่อสารของคณะกรรมการ การระดมทุน การร่วมทุน การตรวจสอบสถานะ และความร่วมมือเชิงกลยุทธ์

ในปัจจุบัน เนื่องจากความต้องการโซลูชันเฉพาะอุตสาหกรรมที่เพิ่มขึ้น ผู้ให้บริการห้องข้อมูลเสมือนจริงจึงได้พัฒนาห้องเฉพาะสำหรับการตรวจสอบสถานะ อสังหาริมทรัพย์ การควบรวมกิจการ วิทยาศาสตร์เพื่อชีวิต และการดำเนินคดี อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิทธิประโยชน์ที่ผู้จำหน่ายห้องข้อมูลมีให้สำหรับการใช้งานแต่ละรายการได้ที่ dataroomreviews.org

เหตุใดคุณจึงต้องการบริการห้องข้อมูลเสมือน

การย้ายข้อมูลธุรกิจของคุณไปยังห้องข้อมูลมีความสำคัญอย่างไร หรือเหตุใดห้องข้อมูลเสมือนจึงดีกว่าแพลตฟอร์มออนไลน์ฟรีอื่นๆ นี่คือคำตอบ!

1. ห้องข้อมูลเสมือนปลอดภัยกว่า

โดยไม่ต้องบอกว่าการรักษาความปลอดภัยและความสมบูรณ์ของข้อมูลธุรกิจของคุณมีความสำคัญสูงสุด นอกจากนี้ หากคุณกำลังจัดการกับข้อมูลลูกค้าที่ละเอียดอ่อนโดยตรง การใช้ระบบการจัดการข้อมูลการปฏิบัติตามข้อกำหนดก็เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับคุณ

ห้องข้อมูลมีความปลอดภัยมากกว่าเครื่องมืออื่นๆ ในหลาย ๆ ด้าน นี่คือเหตุผล:

การให้สิทธิ์แบบสองปัจจัยอาจเป็นคุณสมบัติทั่วไปในแพลตฟอร์มการจัดการข้อมูลส่วนตัว แต่ห้องข้อมูลล้ำหน้าในการเข้ารหัสข้อมูล VDR สมัยใหม่ส่วนใหญ่มีการเข้ารหัส SSL แบบ 256 บิต ซึ่งเป็นระบบที่แข็งแกร่งที่สุด มาตรฐานการเข้ารหัสข้อมูลในโลก นอกจากนี้ยังมีฟีเจอร์ล้างข้อมูลอุปกรณ์ระยะไกลเพื่อนำอุปกรณ์ที่น่าสงสัย สูญหาย หรือถูกขโมยที่เชื่อมต่อกับห้องข้อมูลออกทันที

เครื่องมือจัดเก็บข้อมูลฟรีส่วนใหญ่ไม่มีฟีเจอร์เหล่านี้

2. ห้องข้อมูลเสมือนให้การควบคุมมากขึ้น

การรักษาความปลอดภัยของแพลตฟอร์มเป็นแง่มุมหนึ่ง ในขณะที่การรักษาความปลอดภัยของข้อมูลนั้นแตกต่างออกไป และนี่คือจุดที่ห้องข้อมูลเสมือนแข็งแกร่งขึ้น ใน VDR ของคุณ คุณสามารถตัดสินใจได้ว่าควรมอบอำนาจประเภทใดให้กับผู้ใช้รายอื่น กล่าวคือ คุณสามารถให้สิทธิ์การเข้าถึงแบบกำหนดเองแก่ผู้ใช้แต่ละรายหรือสร้างกลุ่มผู้ใช้ด้วยการตั้งค่าเดียวกันได้

คุณจำกัดกลุ่มไม่ให้แก้ไข พิมพ์ หรือดาวน์โหลดเอกสารได้ ที่จริงแล้ว คุณสามารถปรับแต่งการตั้งค่าการเข้าถึงสำหรับผู้ใช้เฉพาะในกลุ่มได้ การปรับแต่งระดับนี้หายากมาก

นอกจากนี้ ในฐานะผู้ดูแลระบบห้องข้อมูลของคุณ คุณสามารถเพิกถอนสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารใดๆ ของผู้ใช้เมื่อใดก็ได้ คุณสามารถแชร์เอกสารตามเวลาที่กำหนด และสิทธิ์การเข้าถึงจะหมดอายุหลังจากนั้น

เมื่อพูดถึงการแชร์ข้อมูลกับบุคคลภายนอก VDR จะให้คุณควบคุมได้ 100% คุณสามารถใช้คุณสมบัติ Fence View เพื่อนำเสนอข้อมูลที่เป็นความลับสูง เช่น ต้นแบบผลิตภัณฑ์ การศึกษาวิจัย ทรัพย์สินทางปัญญา ฯลฯ Fence View ป้องกันไม่ให้ใครถ่ายภาพหน้าจอหรือภาพถ่ายของเอกสาร นอกจากนี้ยังป้องกันผู้ใช้จากการสแกน แก้ไข เปลี่ยนแปลง ดาวน์โหลด หรือพิมพ์ไฟล์

นอกจากนี้ ลายน้ำแบบไดนามิกในซอฟต์แวร์ห้องเก็บข้อมูลออนไลน์ยังเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการติดตามการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นในเอกสารและระงับข้อพิพาทด้านลิขสิทธิ์

3. ห้องข้อมูลเสมือนนั้นประหยัดและเข้าถึงได้ง่าย

สามารถเข้าถึงโซลูชันห้องข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ได้จากโทรศัพท์มือถือหรือแท็บเล็ตของคุณ แอป VDR เฉพาะมักจะช่วยให้คุณสามารถใช้ฟังก์ชันทั้งหมดที่คุณสามารถทำได้บนเดสก์ท็อป ในความเป็นจริง VDR ในปัจจุบันให้การเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ต้องเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต

ที่สำคัญที่สุด จากมุมมองของธุรกิจ ห้องข้อมูลมีความคุ้มค่า ประการแรก โซลูชันไร้กระดาษเหล่านี้ทำให้แน่ใจว่าคุณไม่ต้องเสียเงินหลายพันกับค่ากระดาษและค่าการพิมพ์ ประการที่สอง มีราคาถูกกว่าซอฟต์แวร์การจัดการข้อมูลที่ออกแบบมาโดยเฉพาะ นอกจากนี้ คุณไม่ต้องเสียค่าบำรุงรักษาซอฟต์แวร์เพราะทุกอย่างทำโดยผู้จำหน่ายห้องข้อมูล

คำสุดท้าย

ซอฟต์แวร์ห้องข้อมูลเสมือนมอบการรักษาความปลอดภัยระดับการธนาคารด้วยสองสิ่งนี้-การรับรองความถูกต้องด้วยปัจจัย การเข้ารหัส 256 บิต และการล้างอุปกรณ์ระยะไกล ห้องข้อมูลมีเครื่องมือรักษาความปลอดภัยในการเข้าถึงที่แข็งแกร่งและคุณลักษณะด้านความปลอดภัยของเอกสารมากมาย

ที่สำคัญที่สุดคือช่วยให้คุณประหยัดเงินได้หลายพันดอลลาร์ต่อปีโดยการลดค่าใช้จ่ายในการดูแลระบบของคุณ ทำให้ห้องข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์เป็นตัวเลือกที่ดีกว่าเมื่อเทียบกับโซลูชันพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ฟรี