“A melhor maneira de descobrir se você pode confiar em alguém é confiar nessa pessoa.”
-Ernest Hemingway
Muitos proprietários de agências ocupados usam quase todos os cargos em jogo em sua agência. Nos dias mais movimentados, eles gerenciam operações, equipes, projetos e, em alguns casos, até prestam serviços práticos. Isso resulta em longas noites cheias de café forte . Às vezes, é o que temos que fazer para fazer as coisas decolarem ou até mesmo mantê-las funcionando.
No entanto, é comum até mesmo para proprietários e gerentes de agências experientes acumular tarefas que devem delegar a outros membros da equipe em sua agência. Uma abordagem e um sistema de delegação adequados podem mudar tudo. Isso pode afetar sua eficácia como gerente, aumentar a produtividade em toda a agência e, por último, mas não menos importante, colocá-lo no caminho para dias de trabalho mais curtos e alguma sanidade muito necessária.
O compromisso de desenvolver a habilidade de delegação pode ter um efeito transformador na cultura de sua agência. Quando você entrega uma tarefa de seu prato com tato e posicionamento adequados, isso pode gerar um sentimento de orgulho e confiança nos membros de sua equipe. Com a direção apropriada, as tarefas delegadas também são oportunidades para aumentar as habilidades de sua equipe.
“Portanto, quando os subordinados são delegados, eles podem se sentir confiáveis, organizacionalmente importantes e com um status superior dentro da organização ( Gardner et al., 2004; Chen e Aryee, 2007). A delegação também pode aumentar a autoestima dos subordinados e fazê-los acreditar que são capazes de realizar tarefas com sucesso e que seu comportamento faz a diferença. ” Frontiers of Psychology, 2017 .
Ter uma mentalidade de delegação pode criar dias mais curtos, mais produtividade e potencialmente mais lucro. As estrelas do rock de delegação sabem disso muito bem e colhem as recompensas de tornar isso um componente-chave de suas funções como líderes de suas empresas.
Em um estudo da Gallup realizado em 2014 , 143 CEOs que fizeram a lista Inc.500 tiveram seus perfis de talentos empreendedores avaliados. Coletivamente, os 2014 Inc. 500 CEOs experimentaram uma taxa média de crescimento de 1.828%. Além disso, os CEOs com um talento de alto delegador geraram receita 33% maior em 2013.
Talento de delegador e desempenho de negócios entre 500 CEOs Inc.
Empresas lideradas por CEOs com talento de alto delegador postaram um maior taxa de crescimento, maior receita e um maior número de empregos criados do que os de CEOs com talento de delegação limitado ou baixo.
| Talento do delegado (Intensity in Inc. 500 Sample *) | Média de crescimento percentual em três anos | Receita média em 2013 | Número médio de empregos criados em três anos |
| Alto Talento (n=86) | 1.751% | US $ 8 milhões | 21 |
| Alto Talento (n=86) | 1.639% | US $ 6 milhões | 17 |
* Estudo da Gallup de 143 Inc. 500 CEOs perfis empreendedores
A maioria dos gerentes não é totalmente estranha à delegação, mas muitos lutam para colocá-la em prática e receber a ajuda de que precisam para gerenciar os muitos chapéus que usam. A delegação cria oportunidades para os membros da nossa equipe fazerem algo diferente, brilhar, aprender e, sim, nos ajudar a levar nossas iniciativas adiante como gerentes.
Os proprietários de agências se prestariam bem a incorporar a delegação de tarefas em seus processo de planejamento e obtenção de recursos. Mas então existem as vozes em nossas cabeças. Algumas das barreiras mais comuns à delegação de gerentes de agências são mais ou menos assim:
- “Eu mesmo posso fazer melhor.” (Provavelmente pouco)
- “Meu pessoal não é capaz.” (Provavelmente enganado)
- “Posso fazer isso mais rápido do que posso ensinar.” (Você está ensinando uma vez!)
- “Posso perder o poder e o controle da situação.” (Bom!)
- “Posso perder prestígio ou status.” (Oh não! 🙁)
- “Gosto de fazer isso sozinho.” (quanto vale seu tempo em dólares?)
- “Eu não saberia por onde começar.” (Você irá agora 🙂)
No início, é claro, isso exigirá um esforço extra de sua parte; isso é praticamente garantido. No entanto, eliminar as tarefas repetitivas primeiro pode fazer com que você volte algum tempo de forma relativamente rápida. Pense em como serão suas semanas, um mês depois de fazer essa mudança, três meses depois, um ano a partir de hoje.
Não deixe essas vozes em sua cabeça atrapalharem a recuperação do controle de sua agenda, tempo para passar com a família ou para dimensionar sua agência.
Priorize seu grupo de delegações
Acumular tarefas é uma coisa muito séria. Isso me lembra de acumular programas de TV de intervenção em que uma pessoa pode lutar dolorosamente para se livrar de sacos de lixo cheios de cupons de supermercado vencidos; tudo é um item de colecionador para eles. É tão prejudicial para você e sua empresa não querer abrir mão de tarefas que qualquer pessoa com instruções pode concluir.
Às vezes, o verdadeiro desafio é decidir o que você deve delegar, mesmo se estiver disposto. Eu adoto uma abordagem contra-intuitiva para me ajudar a decidir o que delegar. Coloquei todas as minhas tarefas da semana em um intervalo e nomeei, espere por isso, Tarefas para delegar, cada uma começa lá. Eu, então, removo aquelas que não posso delegar neste momento da lista.
A ideia é considerar todas as suas tarefas delegáveis por padrão, e argumentar para você mesmo, por que uma tarefa pertence ao seu lista de tarefas pendentes e de mais ninguém.
Depois de classificar minhas tarefas, posso começar a priorizar minha lista de tarefas a delegar e combinar as tarefas com o recurso certo para agendamento ou discussões.
Tarefas recorrentes
Analise seu intervalo Tarefas para delegar , identifique tarefas repetitivas, escreva instruções ou até mesmo um procedimento operacional padrão (SOP) para essas tarefas. Para manter as coisas simples, você pode gravar um vídeo de instrução e incumbir o designado de escrever um SOP completo como uma subtarefa da tarefa designada. O ponto principal é: pegue as tarefas repetitivas primeiro, prepare as instruções para delegação, agende o membro da equipe e solte!
Aqui está uma lista de verificação para ajudá-lo a decidir quais tarefas recorrentes podem ser delegadas:
- Tarefas em que não há necessidade de pensar e podem ser concluídas usando um modelo, instruções ou seguindo um SOP.
- Tarefas de baixa prioridade que não estão em sua área de foco principal.
- Tarefas menos críticas que consomem seu tempo e energia
- Tarefas de base, como coleta de recursos, entrada de dados, pesquisa de clientes potenciais. Etc.
- Tarefas nas quais seus colegas de equipe são mais qualificados e experientes e podem oferecer melhor qualidade, eficiência ou ambas.
- Algo que você deseja que sua equipe aprenda ou suba de nível.
Tarefas de crescimento
Lidar com as tarefas recorrentes primeiro permitirá que você realoque seu tempo para tarefas mais essenciais como proprietário ou gerente. Essa fase pode levar algumas semanas ou alguns meses, dependendo da capacidade da sua agência e do número de tarefas que você precisa entregar. O objetivo é possibilitar que você dedique mais atenção e esforço valiosos às tarefas de crescimento, atividades geradoras de receita que permitirão o crescimento de sua agência. Pode haver muitas oportunidades para delegação aqui também, por exemplo:
- Você pode precisar de suporte para planejar e executar projetos internos que impulsionam suas iniciativas de crescimento.
- Você pode precisar de ajuda com pesquisas para apoiar sua visão e objetivos.
- Você pode precisar de um gerente de projeto para gerenciar iniciativas mais complexas e projetos internos.
Reduzindo sua carga de trabalho por meio da delegação deve ser feito de forma estratégica e sistemática. Uma mentalidade de delegação deve ser acompanhada por um processo que garanta que as tarefas não caiam no lixo, exigindo um esforço mínimo de gerenciamento de sua parte.
Esteja ciente, entretanto, que sem a abordagem adequada, você pode temporariamente reduza o estresse, mas involuntariamente cria uma pressão não intencional para os outros membros da equipe, o que pode ser evitado com um planejamento adequado.
77% dos profissionais que já sentimos a dor do esgotamento
De acordo com um Pesquisa de mercado externo da Deloitte com 1.000 profissionais americanos em tempo integral , 77% dos participantes responderam que haviam experimentado esgotamento no trabalho, com mais da metade citando várias ocorrências.
Alguns gerentes não percebem que o estresse da liderança pode ser repassado aos funcionários. Uma delegação de gerentes deve ser uma oportunidade para seus funcionários.
Preocupações dos membros da equipe a serem consideradas ao delegar
Também existem preocupações dos membros da equipe que você deve ter em mente para que sua delegação o processo e a transferência facilitam qualquer uma dessas preocupações. Um colega de equipe preocupado pode soar assim:
- Não tenho tempo suficiente para realizar esta tarefa.
- Não tenho experiência para realizar esta tarefa.
- Não vou completar esta tarefa com sucesso.
- Não quero ser responsável por isso.
- Não tenho um ótimo relacionamento com meu gerente.
O tratamento adequado da delegação pode resolver todas essas questões. Podemos dizer que todas essas afirmações estão enraizadas na falta de confiança, na dúvida; não querer ter uma exibição péssima com o gerente. Nosso trabalho como gerentes é garantir que os estamos encorajando e preparando-os para o sucesso com nossa abordagem de gestão. A mentalidade de delegação correta produzirá exatamente isso.
O que você pode fazer para garantir que não transferirá seu estresse para sua equipe
- Verifique se o colega de equipe se encaixa bem para a tarefa que você está delegando. Nenhuma experiência com o tipo de tarefa não é necessariamente um obstáculo. Na verdade, pode ser exatamente o motivo de atribuí-lo em alguns casos.
- Como gerentes, precisamos estar atentos à sua capacidade atual para evitar a criação de novos gargalos em outras partes da operação.
- Prepare seus companheiros de equipe para a vitória, fornecendo orientações claras, expectativas e os recursos de que eles podem precisar para concluir a tarefa com êxito.
A importância de delegar tarefas e o impacto do Fazer isso de forma consistente e adequada pode ser bastante simples. No entanto, alguns proprietários e gerentes de agências podem ter dificuldade em delegar a responsabilidade junto com a tarefa, adotando acidentalmente o macaco e carregando-o nas costas no processo de conclusão da tarefa. Fornecer orientação e prepará-los para o sucesso é vital, mas é o macaco que eles carregam depois que isso acontece!
No artigo “10 Must-Read on Managing Yourself“ da Harvard Business Review, “ eles discutem como o tempo de gerenciamento se relaciona com as interações dos funcionários com seus chefes, colegas e subordinados. Eles dividem o tempo em tempo imposto pelo chefe, tempo imposto pelo sistema/par e tempo autoimposto-que pode ser o mais complicado dos três.
Tempo auto-imposto-eles definem como “ coisas que você origina ou concorda em fazer ”. Uma parte do tempo autoimposto é o tempo solicitado pelos subordinados, colocando as tarefas atribuídas de volta no seu prato para tomar uma decisão, responder a uma pergunta ou ajudar a resolver uma etapa. Nesses casos, o proverbial macaco é transferido de volta para suas costas , onde de repente você é o bloqueador que precisa voltar para eles para que a tarefa continue.
Um sistema adequadamente projetado O processo de delegação deve resolver isso e garantir que não haverá uma partida de pingue-pongue com a tarefa depois que ela for delegada. A direção, a propriedade e as expectativas claras não apenas manterão o macaco incômodo longe de você, mas também manterão o cessionário com poderes para ver a tarefa até a conclusão.
Você pode perceber que ninguém em sua agência tem a habilidade-conjunto de que você precisa para lidar com um projeto interno ou objetivo que você tem em seu prato. Você pode descobrir que tem alguém com a capacidade necessária para lidar com sua atribuição, mas essa pessoa não tem a capacidade, nem está disposto a afastar o membro da equipe do trabalho no pipeline para assumir outro projeto ou tarefa.
Em ambos os casos, terceirizar, em vez de contratar mais funcionários, pode encurtar sua curva para fazer as coisas, enquanto libera um tempo valioso para você.
Uma abordagem é dar uma olhada nas tarefas realizadas em qualquer um de seus departamentos e tente descobrir oportunidades de terceirizar parte das tarefas no processo.
Se sua agência projeta e desenvolve sites, por exemplo, um parceiro como GoWP pode assumir o controle de suas páginas para que sua equipe possa se concentrar no desenvolvimento de recursos mais complexos. A terceirização da criação de páginas pode permitir que sua agência assuma mais projetos. Ele também pode aumentar a capacidade de sua equipe, dando a você a flexibilidade de delegar tarefas e levar projetos internos adiante.
Uma combinação de funcionários e contratados pode permitir que você delegue diferentes responsabilidades à pessoa ideal compatível com o trabalho.
Pergunte a si mesmo: “O que eu preciso fazer? O que posso delegar à minha equipe? O que deve ser delegado a um parceiro terceirizado para fazer as coisas avançar e economizar meu tempo?
Escolher o que é certo Membro da equipe
O sucesso na delegação depende da sua capacidade de selecionar os membros da equipe certos para trabalhar em seus projetos e tarefas. Dê uma boa olhada no que você tem em mãos, priorize e decida quem em sua agência ou um provedor de serviços terceirizado pode ser a combinação perfeita para delegar.
Instruções claras
Ser totalmente claro sobre o que você precisa fazer é a parte mais crítica da sua delegação. Vale a pena reservar um tempo para pensar nas coisas e anotá-las como instruções. Essas instruções também devem fornecer contexto. Incluir o”porquê”para a tarefa fornecerá mais clareza e a finalidade da tarefa.
Nunca invisível
A menos que a tarefa precise ser mantida em segredo, menção pública da nova tarefa um membro da equipe que está assumindo pode colher enormes benefícios e aumentar as chances de sucesso; mesmo se compartilhado com um público de empresa limitada.
Por um lado, você estaria afirmando publicamente sua confiança na capacidade desse colega de equipe de resolver um problema ou executar uma tarefa; isso pode ser fortalecedor e tranquilizador. Além disso, o compromisso público reforça a responsabilidade.
De quem é o macaco?
É preciso deixar claro quem é o dono da tarefa. Você pode ter várias pessoas trabalhando em uma atribuição. Deve haver apenas uma pessoa responsável pelo projeto ou tarefa. Mesmo se duas pessoas estiverem trabalhando no mesmo nível ou função na empresa, uma pessoa deve ser responsabilizada pelo progresso da tarefa e pela conclusão bem-sucedida.
A linha de chegada
É vital para ter uma definição clara de como é a conclusão de uma tarefa. Você pode fornecer uma lista de critérios que determinarão se a tarefa foi concluída. Pode ser um cenário de teste ou uma lista de verificação de sucesso que eles devem verificar antes de enviar como concluído
Tipo de comunicação
Algumas tarefas são mais complexas do que outras, então como você lida com o monitoramento ou a comunicação o progresso pode variar. Por exemplo, se for uma tarefa complexa ou urgente, você pode pedir que eles façam o check-in em intervalos específicos ou quando um marco for atingido. Pode ser tão simples quanto uma atualização na ferramenta PM ou no Slack.
Talvez até uma ligação agendada se você achar que é necessário. Para tarefas mais simples, você pode querer que eles concluam e relatem assim que estiverem concluídas. Certifique-se de que isso seja comunicado nas instruções das tarefas da ferramenta de gerenciamento de projetos ou pelo menos nas discussões sobre a tarefa para que as expectativas sejam claras.
A perfeição não é o objetivo
Buscar a perfeição ao delegar uma tarefa do seu prato pode levar a microgerenciamento e reuniões extras, anulando o propósito de entregar uma tarefa. Isso também pode frustrar seu designado. Se o seu colega de equipe pode atingir 80-90% do que você acredita que poderia ter alcançado fazendo você mesmo, você está no caminho certo.
Anote o que precisa ser melhorado e comunique-o ao seu colega de equipe para correção. Da próxima vez, eles devem estar mais perto de seu 100%. É um processo.
Ferramentas para a tarefa
Fornece todas as ferramentas de que eles podem precisar para completar a tarefa, como qualquer planilha ou documentação que eles precisem consultar, um vídeo, material de treinamento, para garantir que o membro da equipe não fique preso. O esforço extra será recompensado, tornando possível para seu colega de equipe realizar sua tarefa com pouca ou nenhuma ajuda de você, que é o objetivo.
Ensine-me
Distribuir tarefas mais complexas a um membro da equipe e avisá-lo de que ele terá que ensinar o que eles aprendem vai encorajar t hem para entender a tarefa mais completamente e se preparar para estar por trás do trabalho. Mesmo com tarefas mais simples, pode fazer com que o colega de equipe assuma o controle total e esteja preparado para treinar outras pessoas na empresa, se necessário.
Digitalize-se
Para tarefas recorrentes, especialmente, colocando o que que você conhece em um documento compartilhado, gravações de vídeo, clipes de áudio ou todos os itens acima, torna possível ensinar apenas uma vez. Se o que queremos fazer é economizar seu tempo, colocar o tempo extra para fazer isso pode economizar horas de sua programação atual muito rapidamente.
Feedback capacitador
De acordo com uma pesquisa pela empresa americana de testes psicométricos SHL, os gerentes gastam aproximadamente 14% de seu tempo corrigindo erros cometidos por funcionários e refazendo suas tarefas. Embora direções e expectativas pouco claras possam ser um fator, fornecer feedback que os ajude a melhorar o desempenho é vital.”Bom trabalho!”não é empoderador e “Você precisa fazer um trabalho melhor ao discutir nosso valor nas ligações de vendas” não é construtivo. Fornecer feedback e elogios mais específicos e acionáveis ajudará seu colega de equipe a melhorar.
Em vez de dizer “Ótimo trabalho”, algo como “A chamada inicial com o cliente esta manhã foi ótimo. Você mostrou que está no controle por estar bem preparado para responder a perguntas e definir expectativas com confiança. ”
Em vez de dizer:“ Você precisa fazer um trabalho melhor para destacar o valor que oferecemos nas ligações de vendas, ”Eu tentaria uma abordagem mais descritiva e construtiva.
Você poderia dizer:“ Uma coisa que você deve começar a adicionar às suas conversas de vendas é como, além de nossas habilidades em soluções de arquitetura, nossa experiência em estratégia digital garantirá que a solução tecnológica que desenvolvemos está alinhada com sua estratégia de longo prazo.
Divulgue a riqueza
Este último princípio pode ser a diferença entre ampliar seus esforços de delegação ou sufocá-los e torná-los ineficazes. Seja determinado ao compartilhar as recompensas e o crédito por um trabalho bem executado. Não acumule o reconhecimento de outras pessoas; espalhe a riqueza! Mencione explicitamente os colegas de equipe que trabalharam com você em uma tarefa ou projeto.
Isso não apenas os aumentará, mas também solidificará seu relacionamento, e eles ficarão felizes em assumir tarefas suas no futuro.
Se você usar os elementos abaixo em todas as tarefas que delegar, você deve começar com o pé direito. Sinta-se à vontade para adicionar mais se achar que isso o ajudará a gerenciar melhor suas tarefas:
- Título: Escreva um título descritivo que indique claramente o que precisa ser feito.
- Detalhes: análise detalhada da tarefa.
- Propriedade: escreva o nome de quem é responsável pela conclusão da tarefa.
- Data de vencimento: deixe bem claro quando você deseja que seja feito.
- Objetivo: descrever o “porquê” para a tarefa.
- Lista de recursos: compartilhe links para quaisquer recursos de que eles possam precisar para concluir a tarefa:
- A linha de chegada: Defina os critérios para a tarefa a ser considerada “Concluída”.
Você está sobrecarregado no momento? Você deseja delegar algumas de suas tarefas, mas há uma lacuna de capacidade em sua agência ou sua equipe não tem largura de banda para lidar com tarefas adicionais? Se você tem projetos internos paralisados ou engavetados, mas precisa seguir em frente, contratar um especialista para preencher essa lacuna pode ser uma escolha fantástica.
Se você passar tarefas para sua equipe ou se você terceirizar um especialista para fazer as coisas, delegar é uma habilidade crítica que os empresários devem desenvolver para alcançar mais, com menos esforço, e chegar à mesa de jantar na hora certa.
