Minha equipe e eu trabalhamos uma vez em um projeto baseado em SharePoint para a equipe fiscal de um de nossos clientes. Os últimos meses do projeto foram uma montanha-russa para toda a equipe. Houve várias ocasiões em que o projeto foi atrasado devido a riscos e desafios imprevistos. Alguns dos problemas incluíam conflitos com o conselho de gestão de mudanças, conflitos com a equipe de suporte do servidor e problemas operacionais com a equipe de suporte de rede e hardware.
No entanto, apesar desses desafios, conseguimos entregar o projeto com sucesso dentro do cronograma e orçamento planejados. Implementamos algumas das melhores práticas em gerenciamento de projetos e desenvolvimento de software, incluindo um documento de requisitos bem definido e um conjunto claramente definido de critérios de aceitação que o cliente aprovou.
Durante a aprovação final da solução, conforme marcamos uma entrega depois de mais uma em nossa lista de verificação, ficamos felizes por termos nos esforçado muito para definir os critérios de aceitação do projeto antes de iniciá-lo. Neste artigo, daremos uma olhada em quais são os critérios de aceitação e a importância de preparar um conjunto claramente definido de critérios de aceitação para o gerenciamento de projetos.
No entanto, apesar desses desafios, conseguimos entregar o projeto com sucesso dentro do cronograma e orçamento planejados, implementando algumas das melhores práticas em Gerenciamento de projetos e desenvolvimento de software. Além de outras melhores práticas, eles incluíram a preparação de um documento de requisitos bem definido e um conjunto de critérios de aceitação claramente definido que foi aprovado por Mandy. Durante a aprovação final da solução, conforme Mandy eliminava um produto após o outro em sua lista de verificação, ficamos felizes por termos nos esforçado muito para preparar um conjunto definido de critérios de aceitação do projeto antes de iniciar nosso projeto.
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Quais são os critérios de aceitação do projeto?
Os critérios de aceitação do projeto são critérios que incluem requisitos de desempenho e condições essenciais, que devem ser atendidos antes que as entregas do projeto sejam aceitas (Guia PMBOK®). Eles definem as circunstâncias específicas sob as quais o usuário aceitará o resultado final do projeto. São critérios que podemos medir, alcançar e provar aos nossos clientes que o nosso trabalho está completo.
Exemplos de critérios de aceitação do projeto
- O teste de backup e restauração foi concluído com sucesso.
- Teste de aceitação do usuário (UAT) foi concluída e o usuário sênior/executivo de projeto aprovou o teste de aceitação do usuário.
- Todos os requisitos foram aprovados formalmente.
- Plano de continuidade de negócios ( BCP) está em vigor para ser usado em situações onde o sistema de TI não está disponível, por qualquer motivo.
Como você documenta os critérios de aceitação do projeto?
De acordo com o PMBOK ® Guia , 4ª edição, os critérios de aceitação são documentados no documento de requisitos e no Declaração do escopo do projeto . Os critérios de aceitação também são frequentemente considerados uma parte importante dos acordos contratuais em projetos externos.
Qual valor um conjunto claramente definido de critérios de aceitação traz para seus projetos?
1. Defina o nível de expectativa do cliente
O sucesso ou fracasso de seus projetos depende da equipe em atender aos critérios de aceitação documentados ou percebidos do cliente. Por ter um conjunto claramente definido de critérios de aceitação, você será capaz de definir o nível de expectativa do cliente e estabelecer as bases para sua percepção do produto concluído. Critérios de aceitação imprecisos ou ausentes podem levar a baixos níveis de satisfação do cliente, datas de entrega perdidas e excesso de custos de desenvolvimento.
Por exemplo, no projeto que mencionamos anteriormente, um dos critérios de aceitação em que trabalhamos foi se o teste de desempenho foi realizado para avaliar o aplicativo do SharePoint de acordo com os critérios de desempenho acordados. Isso verificaria se o tempo de resposta esperado foi atingido ou não. Os tempos de resposta do aplicativo SharePoint foram reduzidos drasticamente nos últimos anos, apesar de um aumento marginal no número de usuários em todo o mundo.
Os usuários empresariais também reclamaram dos tempos de resposta diferentes em diferentes partes do globo, onde o cliente havia estabelecido suas operações comerciais. Portanto, era muito importante para nós incluir isso como um dos critérios de aceitação-e definir o nível de expectativa do cliente em relação aos tempos de resposta do aplicativo e fornecer a eles uma faixa de valores em segundos, como 1-2 segundos para atualizar a página e assim por diante.
2. Faça a diferença entre ser pago ou não em projetos em que o cliente está pagando pelos produtos
Os critérios de aceitação são normalmente usados para projetos em que o cliente está pagando pelas entregas ou pela conclusão das fases do projeto. Você deve garantir que os critérios de aceitação desenvolvidos sejam relevantes para as entregas, binários (aceitáveis ou não), mensuráveis ou tangíveis (sempre que possível) e vinculados aos pagamentos (quando apropriado).
Os clientes são conhecidos por se recusarem a aprovar as entregas por dois motivos legítimos: ou os resultados do projeto não atenderam às suas necessidades ou eles próprios não foram claros sobre suas necessidades. Ao trabalhar para um conjunto claramente definido de critérios de aceitação antes de começar a trabalhar em seus resultados, você estará protegendo a si mesmo, sua equipe de projeto e sua empresa.
Uma vez que o patrocinador do projeto é a pessoa responsável pela aprovação do produto final, ele também é responsável pela aprovação dos critérios de aceitação. Todas as coisas sendo iguais, se os critérios de aceitação forem atendidos, não deve haver nenhuma razão para que o patrocinador não deva aprovar e aceitar o produto final.
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3. Evite falhas de comunicação em projetos internos
Se o cliente for interno, você poderá evitar manobras políticas e falhas de comunicação desenvolvendo um conjunto claramente definido de critérios de aceitação. Há alguns anos, tive a oportunidade de gerenciar um projeto de desenvolvimento de aplicativos para testes horizontais em nossa organização. A aplicação web foi construída para ajudar os clientes e a alta gestão, com muitas informações relevantes sobre o negócio desta horizontal particular. Um dos maiores desafios nesses projetos foi gerenciar as comunicações com uma equipe geograficamente dispersa baseada em centros de desenvolvimento em diferentes cidades.
A maioria dos Stakeholders neste projeto (incluindo eu ) se voluntariou para este projeto, além de nossas responsabilidades regulares. Como resultado, muitas partes interessadas acharam difícil contribuir para o projeto em paralelo com seus trabalhos diários. Portanto, era difícil obter um entendimento comum, claro e compartilhado entre as partes interessadas sobre vários problemas do projeto, incluindo a coleta de requisitos.
Este foi um dos motivos pelos quais levamos quase um mês para reunir um conjunto claro de requisitos e critérios de aceitação e, em seguida, aprová-lo pelo VP que também era o patrocinador do projeto. Outro problema era que todos os principais interessados, incluindo analistas de negócios, especialistas em teste e gerentes de teste, tinham percepções diferentes do produto final.
Enquanto o aplicativo estava sendo desenvolvido, tive que configurar várias sessões de transferência de conhecimento para minha equipe com os analistas de negócios e os especialistas em teste. Foi muito difícil para mim obter um consenso sobre os requisitos entre essas partes interessadas. Mas, como equipe, persistimos em nossos esforços para reunir um conjunto claro de requisitos e critérios de aceitação e conseguimos aprová-los. Isso nos ajudou muito a reduzir o tempo necessário para codificação e desenvolvimento, além de evitar outros conflitos que teriam ocorrido se isso não tivesse sido feito.
Conclusão
Os critérios de aceitação representam uma lista específica e definida de condições que precisam ser atendidas antes que um projeto possa ser considerado concluído e as entregas do projeto sejam aceitas pelo cliente.
Ter critérios de aceitação claramente definidos pode ajudar a equipe do projeto de várias maneiras, incluindo:
- Definição das expectativas do cliente em relação ao produto final
- Medir, alcançar e provar aos seus clientes que o trabalho está completo
- Obtenção de aprovações formais do cliente nas entregas do projeto
- Protegendo você e sua empresa de problemas como falta de pagamento de clientes.
Critérios de aceitação claramente definidos também podem ajudá-lo a evitar problemas de comunicação e manobras políticas em projetos internos. Agora você entende por que eles são incluídos como parte do acordo contratual com os clientes, bem como na declaração de escopo do projeto e nos documentos de requisitos.
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