As regras do Microsoft Outlook são ideais para executar ações automaticamente em e-mails. Você pode fazer coisas como mover, sinalizar ou responder a determinadas mensagens sem trabalho manual. Para ajudá-lo a acompanhar sua crescente caixa de entrada, mostraremos como criar regras no Outlook.
Como você pode criar regras do Outlook no Windows, Mac e na Web, abordaremos a configuração delas em cada plataforma. Apenas observe que as condições e ações disponíveis variam.
Índice
Como criar regras no Outlook no Windows
O conjunto mais saudável de condições e ações para regras está no Outlook no Windows. Para explicar com mais eficiência como criar uma regra, vamos configurar algumas regras comumente usadas.
Configurar uma regra em branco desde o início oferece mais flexibilidade porque você pode escolher mais de uma condição e ação. Além disso, o Assistente de Regras avisa você ao longo do caminho.
Abra o Outlook, vá para a guia Arquivo e selecione Gerenciar regras e alertas na seção Informações.
Quando a caixa de diálogo Regras e alertas aparecer, abra a guia Regras de e-mail e escolha uma conta na parte superior, se tiver mais de uma. Em seguida, escolha Nova regra.
Você pode configurar sua regra com as instruções abaixo para mover e-mails para uma pasta, sinalizá-los para acompanhamento ou enviar respostas automáticas. Em vez disso, você pode tentar uma regra diferente que achará útil, como encaminhar e-mails automaticamente.
Mover e-mails para uma pasta
No Assistente de regras, selecione uma das opções de movimentação na parte superior. Você pode mover mensagens para uma pasta específica com base no remetente, palavras incluídas ou para e-mails que você envia em vez de receber.
Como exemplo, escolheremos Mover mensagens com palavras específicas no assunto para uma pasta. Na parte inferior, selecione os itens sublinhados e azuis para especificar a condição e a ação. Escolha palavras específicas e insira as palavras a serem procuradas na linha de assunto. Escolha Especificado para escolher a pasta para a qual você deseja mover as mensagens. 
Em seguida, selecione Avançar. Você verá uma lista de condições com a que acabou de escolher marcada automaticamente. Você pode escolher critérios adicionais para os e-mails, se desejar. Por exemplo, você também pode querer aplicar a regra a mensagens enviadas apenas para você. Selecione Avançar. 
Você verá uma lista de ações com aquela que escolheu marcada para você. Como nas condições acima, você pode escolher ações adicionais, se desejar. Por exemplo, você também pode querer marcar a mensagem como lida quando for movida. Selecione Avançar. 
Em seguida, você verá uma lista de exceções. Você pode, opcionalmente, excluir determinados e-mails da regra. Por exemplo, você pode não querer que emails com anexos sejam enviados para a pasta. Selecione Avançar. 
Na tela final da regra, você primeiro dará um nome a ela na parte superior e depois marcará a caixa de seleção Ativar esta regra. Opcionalmente, você pode marcar as caixas para executar esta regra agora em sua caixa de entrada ou usar a regra para todas as contas de e-mail. 
Ao terminar, confirme a configuração da regra na caixa na parte inferior que mostra a(s) condição(ões) e ação(ões). Selecione Concluir para salvar e habilitar a regra. 
Confirme uma marca de seleção ao lado de sua nova regra na caixa Regras e alertas e selecione OK. 
Sinalizar e-mails para acompanhamento
Outra regra útil do Outlook é sinalizar e-mails para acompanhamento. Você pode escolher a bandeira e o tempo para o acompanhamento.
Siga o mesmo processo acima para criar uma Nova Regra e abrir o Assistente de Regras. Em seguida, escolha Sinalizar mensagens de alguém para acompanhamento. Na parte inferior, selecione o item sublinhado e azul para especificar a condição e a ação. Escolha Pessoas ou grupo público para escolher o contato. Escolha Acompanhamento neste momento para escolher a bandeira e o tempo. 
Em seguida, selecione Avançar. Assim como a regra acima, o Assistente de regras orienta você pelas condições, ações e exceções que você pode confirmar e adicionar à sua regra. Em seguida, nomeie, habilite e finalize. 
Responder automaticamente a e-mails
Mais uma regra que pode ser útil é uma resposta automática, que é semelhante a uma mensagem de ausência temporária, mas com mais flexibilidade. Você pode usar um modelo específico do Outlook ou criar uma mensagem de resposta para emails específicos.
Siga o mesmo processo acima para criar uma Nova Regra e abrir o Assistente de Regras. Em seguida, escolha Aplicar regra nas mensagens recebidas e selecione Avançar. 
Escolha as condições que deseja usar para as mensagens de e-mail recebidas. Você pode aplicar a regra a determinados remetentes, com palavras específicas, quando recebidos em um intervalo de datas ou qualquer outra condição que desejar. Selecione Avançar. 
Escolha entre Responder usando um modelo específico ou Fazer com que o servidor responda usando uma mensagem específica de acordo com sua preferência. Em seguida, selecione o texto azul sublinhado na parte inferior de acordo com a opção escolhida e selecione Avançar quando terminar. Responder usando um modelo específico: Escolha um modelo específico para escolher o que você deseja. 
Faça com que o servidor responda usando uma mensagem específica: escolha uma mensagem específica, digite a mensagem na caixa que aparece e selecione Salvar e fechar. 
Marque as exceções que deseja incluir, selecione Avançar e finalize a regra nomeando, ativando e salvando com o botão Concluir. 
Como criar regras no Outlook no Mac
Se você usa o Outlook no seu Mac, pode configurar as regras da caixa de entrada facilmente, embora as condições e ações sejam um pouco mais limitadas do que no Janelas.
Abra o Outlook e selecione Outlook > Configurações na barra de menus. Escolha Regras na janela pop-up. 
Escolha uma conta à esquerda se você tiver mais de uma e selecione o botão de sinal de mais à direita. 
Digite um nome de regra na parte superior. Em seguida, configure a primeira condição usando as caixas suspensas. Dependendo do que você escolher, pode ser necessário adicionar à condição. Por exemplo, se você escolher Data de recebimento, inserirá a(s) data(s). 
Em seguida, escolha a ação usando as caixas suspensas. Novamente, você pode precisar adicionar à ação. Por exemplo, se você escolher Mover para a pasta, selecionará a pasta. 
Para adicionar outra condição ou ação, selecione o sinal de mais à direita ou para adicionar uma exceção, selecione o sinal de mais próximo a Exceto se. 
Opcionalmente, marque a caixa para não aplicar outras regras que atendam às mesmas condições. Confirme se a caixa Ativado está marcada no canto inferior esquerdo e escolha OK para salvar a regra. 
Como criar regras no Outlook na Web
Para criar uma regra em Outlook na web, acesse o site e faça login. Você verá condições e ações semelhantes às do Outlook no Mac.
Selecione o ícone Configurações (engrenagem) no canto superior direito e escolha Exibir todas as configurações do Outlook na barra lateral exibida. 
Na janela pop-up, escolha Mail à esquerda e Rules à direita. Na parte superior, selecione Adicionar nova regra. 
Dê um nome à sua regra e use a caixa Adicionar uma condição para escolher o critério. Dependendo da condição selecionada, pode ser necessário adicioná-la. Por exemplo, se você escolher De, será solicitado que você forneça o remetente à direita. 
Use a caixa Adicionar uma ação para escolher uma ação. Novamente, você pode ser solicitado a adicionar à ação. Por exemplo, se você escolher Mover para, será solicitado a fornecer o nome da pasta ou criar uma nova pasta. 
Você pode usar as opções em azul para adicionar outra condição, outra ação ou incluir exceções como desejar. 
Opcionalmente, você pode marcar as caixas para interromper o processamento de mais regras e executar a regra em sua caixa de entrada imediatamente. Quando terminar, selecione Salvar. 
Seus e-mails seguirão as regras?
Ao criar regras de e-mail no Outlook, você pode minimizar o tempo que leva para organizar suas mensagens, lembrar de acompanhar ou responder a determinados e-mails. Se você tiver problemas, dê uma olhada nessas correções para quando as regras de e-mail do Outlook não estiverem funcionando.
