Agora que as ferramentas Smart Canvas do Google estão amplamente disponíveis, estou percebendo coisas sobre o Google Docs com as quais nunca me importei antes. Geralmente, eu o uso para escrever meus pensamentos e menos para documentos comerciais. Bem, isso é verdade agora, mas antes deste ano, eu fazia exatamente o oposto – usava o Documentos para trabalho colaborativo formatado e o Keep para capturar rapidamente minhas ideias.
Uma das coisas que comecei a fazer é configurar um documento com várias formatações especiais e chips inteligentes, como um cronômetro ou cronômetro ou talvez listas suspensas para classificações. Usarei menus suspensos, por exemplo, como ferramentas de categorização em meus documentos. Se algo é um pensamento, uma ideia ou algo sobre o qual refleti, ou se um fragmento de história que estou elaborando é uma ideia, um rascunho, uma primeira passagem na edição ou se é um rascunho final, as novas ferramentas do Google são fantásticos para marcá-los rapidamente como tal.
Chip inteligente de humor para o seu diárioRascunho de chip inteligente para sua escritaAlgumas ideias de chip inteligente que você pode querer usar como elementos repetidos em seus documentos
Mais usos para modelos do Google Docs em sua organização
Promova sua organização criando marcas modelos para documentos externos, como propostas e relatórios, usando qualquer um dos editores do Documentos.Obtenha um formato instantâneo para faturas, orçamentos, relatórios de despesas ou cronogramas no Planilhas.Faça seu discurso de vendas, estudo de caso, proposta ou relatório de status destaque-se com uma apresentação de slides.Adicione assinaturas a um contrato, fluxogramas a um documento de processo, importe métricas para uma planilha e muito mais com complementos.
Edições com suporte para este recurso: Business Standard e Business Plus; Enterprise; Fundamentos da Educação, Padrão de Educação, Atualização de Ensino e Aprendizagem e Education Plus; Enterprise Essentials Plus; organizações sem fins lucrativos; G Suite Basic e G Suite Business.
Ajuda do administrador do Google Workspace
Com tantas novas possibilidades exclusivas, você provavelmente vai querer evitar ter que copiar e colar esses itens especiais entre documentos, e obtenha acesso rápido a um formato predefinido para diferentes casos de uso, como os que descrevi acima. Hoje, vou mostrar como pegar qualquer documento e transformá-lo em um modelo que você pode iniciar rapidamente, o que o ajudará a fazer exatamente isso.
Antes de começarmos, quero fazer algo claro – você deve ter uma conta paga do Workspace para usar este recurso. Contas pessoais do Google não podem realizar essa ação, o que me deixa triste. Espero que, no futuro, o Google permita que os titulares de contas padrão utilizem o recurso de modelo, mas, a menos que você seja um consertador como eu, não faz muito sentido para alguém que não conduz negócios onde seria necessário.
Última coisa – vá em frente e crie um documento com um monte de chips inteligentes especiais, cabeçalhos, talvez até mesmo um logotipo de imagem. Faça o que quiser duplicar para uso rápido antes de começarmos a seguir as etapas abaixo. Você vai querer algo para trabalhar, certo?
Ok, vamos começar! Primeiro, visite o Google Docs na Web. Você deve ver uma’Galeria de modelos’na parte superior, logo acima dos documentos criados mais recentemente. Clique no próprio texto’Galeria de modelos’no canto superior direito para listar todas as opções. Aqui, você verá muitos modelos pré-fabricados que podem ser usados para uma ampla variedade de casos de uso. Vale a pena notar que usuários regulares não pagantes podem fazer uso deles, eles apenas não podem criar seus próprios modelos personalizados como estamos prestes a fazer juntos.
Em seguida, clique em’Geral’tab para a guia com o nome da sua organização. Aqui, você pode ver o nome do meu estúdio de jogos no topo da captura de tela, logo abaixo do título da página. Ao chegar lá, você verá um botão’Enviar modelo’no canto superior direito. Clique nele para obter uma caixa de diálogo pop-up com algumas opções.
Enviando seu próprio modelo
Se clicar no botão’Selecionar um documento’, você se deparará com outra janela que solicitará que você selecione um arquivo para usar como modelo. Vá em frente e escolha o arquivo que você criou recentemente que possui todos os ótimos recursos do Smart Canvas integrados. Você deve vê-lo imediatamente como a primeira opção, pois está começando na guia’Recente’, mas também pode navegar por diferentes seções do Google Drive usando as guias na parte superior ou até mesmo por meio da Pesquisa!
Clicar em um arquivo revelará um botão azul’Abrir’no canto inferior direito, no qual você pode clicar para finalizar sua escolha. Lembre-se de que qualquer modelo que você criar poderá ser acessado por qualquer pessoa em sua organização. Você também pode alternar a opção’Enviar uma cópia deste arquivo em vez do original’se quiser preservar o arquivo original, mas isso depende inteiramente de você. Se fizer isso, você será solicitado a dar à cópia um nome exclusivo.
Por fim, clique no menu suspenso’Categoria’e selecione uma categoria apropriada antes de tocar no botão azul’Enviar’. Agora você tem um modelo exclusivo para sua organização! Você deve vê-lo aparecer imediatamente na guia Galeria de modelos com o nome de sua empresa, conforme mostrado abaixo. Agora, você pode criar imediatamente outro arquivo usando esses elementos exatos sem precisar criá-los do zero!
Encontrando seus modelos
Uma coisa importante a ter em mente é que o Google está trabalhando muito para trazer’Custom Building Blocks’para o Documentos nos próximos meses. Isso permitirá que você crie um menu suspenso ou qualquer outro elemento Smart Canvas ou chip inteligente em um arquivo e acesse-o em qualquer outro documento sem precisar copiar e colar. Assim que isso for lançado, eles aparecerão no menu’@’, o que é incrivelmente empolgante para alguém como eu, que está usando essas coisas religiosamente este mês.
Deixe-me saber nos comentários que tipo de modelos você tem ou cria para sua empresa, escola ou organização que simplesmente não existe na galeria de modelos padrão. Eu estaria interessado em obter mais algumas ideias para meus próprios casos de uso e, claro, para ver se esse recurso está sendo muito usado por usuários comuns.
