Há muito planejamento envolvido na criação de estratégias de check-in em hotéis. E em nossa hora e dia, check-in não se traduz necessariamente em chegada , também inclui a criação de experiências pré-chegada convenientes e a garantia de maneiras modernas e flexíveis de verificá-lo. Mais importante ainda, essas formas devem ter como objetivo aliviar o processo de check-in, tanto da perspectiva do hóspede quanto da indústria.
Check-in online flexível, quiosques de check-in self-service, check-in remoto e balcões de recepção tradicionais-como sua escolha de uma estratégia de check-in de hotel influencia o processo de tomada de decisão de viagem de seus hóspedes?
Como é a jornada do cliente de viagens? Como você pode reconhecer as necessidades dos viajantes e definir suas estratégias de check-in de acordo com elas?
Essas são as perguntas que tentaremos responder nesta postagem. Mas vamos fazer isso passo a passo.
Estágios tradicionais do processo de check-in no hotel
O comportamento do consumidor está moldando as tendências da estratégia de check-in. Mas antes de passarmos para eles, vamos parar nas fases de check-in tradicionais esperadas por um hóspede:
- Recebendo um convidado em uma propriedade.
- Preenchimento de formalidades verificando as informações de reserva e registrando um hóspede.
- Fornecer a um convidado sua chave ou cartão-chave.
- Apresentando um hóspede às comodidades, serviços, atividades e orientações do hotel/B&B.
- Mostrando direções para seu quarto.
Os balcões de check-in tradicionais de hotéis ainda desempenham um grande papel na formação da primeira impressão do seu serviço, mas o custo de uma equipe 24 horas está se tornando um desafio para marcas de hotéis pequenos e grandes, tantos hotéis são procurando maneiras alternativas de processar todos os check-ins.
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Vamos revisar outras maneiras que podem ajudá-lo a tornar o procedimento de check-in mais eficiente para você e seus convidados.
Indique os seus prazos de check-in e check-out
O método tradicional da política do hotel geralmente inclui ter seus processos de check-in e check-out programados.
Suas operações de hotel ou hospedagem domiciliar não podem se encaixar em todos os planos de viagem de cada hóspede (especialmente se eles vierem do mundo todo). Portanto, certifique-se de declarar suas políticas de check-in e check-out com antecedência-no site, no e-mail da reserva confirmada, na fatura, etc.
O mais importante é que os hóspedes devem estar cientes dessas políticas antes de chegarem.
Portanto, mesmo que o seu check-in seja às 14h e o check-out ao meio-dia, os hóspedes, no entanto, desejam que você faça todo o possível para se encaixar em suas programações e estão procurando mais flexibilidade de check-in.
Aqui está o que você pode fazer na fase de pré-chegada: oferecer flexibilidade para negociar o check-in com os hóspedes para que estes não sejam obrigados a esperar muito. Você pode fazer isso por telefone, e-mail ou até mesmo fornecendo um campo extra para comentários no formulário de inscrição de reserva em seu site.
Embora você não possa levar cada hóspede em consideração, pelo menos esteja ciente da logística e das especificidades dos diferentes tipos de viajantes que apreciariam a flexibilidade do check-in:
- Viajantes a negócios que, por exemplo, reservaram apenas uma noite, mas precisam fazer o check-in no início da manhã
- Viajantes que tiveram qualquer tipo de atraso (sem mencionar que você pode usar esse fato para atrair clientes em potencial com os anúncios direcionados)
- Viajantes que mudam de fuso horário.
Que métodos você pode empregar para fornecer acesso 24 horas à sua propriedade? Aqui estão alguns deles:
- Uma equipe no lobby que está disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana
- cofres
- Um cofre baseado em teclado com uma chave.
Oferecendo horários de check-in flexíveis, você também pode criar uma fonte de receita auxiliar- cobrar uma taxa extra para check-in antecipado ou até mesmo check-out tardio. Os hóspedes geralmente estão cientes dos horários programados tradicionais, portanto, podem pagar a mais pela flexibilidade.
Você também pode optar por oferecer essa flexibilidade gratuitamente, assim, influenciar a tomada de decisão do hóspede sobre outros hotéis e acomodações que não oferecem essa opção. Horários de check-in flexíveis são uma ótima maneira de motivar um tipo específico de viajante!
Pregando as primeiras experiências de hóspedes antes das férias
Quando os viajantes modernos procuram um hotel ou B&B que atenda às suas necessidades, as apostas são altas para você.
Os clientes em potencial podem encontrar você por meio de anúncios segmentados, palavras-chave locais e até mesmo em as plataformas de viagens on-line de terceiros.
Se você listar suas acomodações em OTAs, não poderá controlar muito as experiências pré-férias; você está no controle da apresentação de sua propriedade, no entanto.
Mas os clientes em potencial confiam muito no poder dos OTAs, especialmente do Booking.com e do Airbnb, então você também precisa encontrar uma maneira de conectá-los ao seu site por meio de uma gerente de canal adequado ao seu software.
Além disso, se você permitir reservas diretas por meio do seu site, também deverá pensar em centralizar todas as ferramentas em um só lugar. Esses são geralmente sistemas de gestão de propriedade (PMS) que abrangem:
- Instrumentos de design e edição de sites (por exemplo, em WordPress, fazemos isso com temas de hotéis em WordPress )
- Proteja reservas e pagamentos online através do seu site
- Como mencionado acima, um gerente de canal para conectar agentes de viagens terceirizados ao seu site (para sincronizar reservas e evitar overbooking).
Usando todas essas coisas ao máximo, você será capaz de criar uma ótima primeira impressão, agilizar e automatizar os processos de pesquisa e reserva para seus convidados antes do check-in.
Modelos de check-in de primeira e somente tecnologia para check-in em hotéis: quiosques de autoatendimento e aplicativos móveis
De maneira semelhante ao check-in com tecnologia da companhia aérea, você tem todas as chances de transitar os processos de check-in tradicionais para os modos de check-in prioritário ou somente técnico.
Os aplicativos móveis para check-in em hotéis são bastante úteis para você e seus clientes: é uma ótima chance de reduzir o atrito com a recepção e reduzir alguns custos de equipe, enquanto os hóspedes podem obter a flexibilidade de check-in online de que precisam.
Os viajantes recorrem cada vez mais aos quiosques de autoatendimento e aplicativos móveis para fazer o check-in, especialmente quando desejam reduzir a interação com a equipe e fazer o check-in mais cedo.
Os principais benefícios do processo de check-in automático
- Ofereça aos hóspedes uma maneira de fazer o check-in com que eles se sintam mais confortáveis
- Melhorar as necessidades de trabalho
- Use ferramentas de upsell-ofereça aos hóspedes várias atualizações e pacotes direto de seus terminais de check-in
- Melhore a comunicação entre sua equipe e os convidados por meio de aplicativos móveis, bem como automatize o processo de envio de notificações comuns para seus convidados
- Obtenha avaliações de propriedades melhores.
Hotéis e pousadas já estão obtendo sucesso com quiosques de autoatendimento e dispositivos no saguão.
Diferentes PMSs, aplicativos móveis e dispositivos internos executam muitas funções:
- Indique os horários oficiais de check-in e check-out das propriedades
- Permita que os clientes notifiquem/negociem um horário de check-in diferente por meio de aplicativos móveis
- Forneça à sua equipe um calendário detalhado dos horários de check-in e check-out enviados pelos hóspedes
- Processar pagamentos e emitir faturas
- Envie notificações por e-mail e telefone.
Aqui estão apenas alguns bons exemplos de fornecedores de software e hardware que oferecem soluções de check-in online:
Virdee
Virdee fornece diferentes aplicativos, quiosques e outras soluções de acesso de aplicativos para hotéis e aluguéis de curto prazo, incluindo todos os recursos de recepção, a capacidade de escolher um quarto, upsell, aplicativos móveis de marca, etc.
Aplicativo Concierge para celular
Essa ferramenta fornece várias ferramentas de gerenciamento de hotéis, incluindo check-in automático móvel.
Zest Web
O Zest Web permite que você integre um software que tornará o processo de check-in e check-out móvel fácil para seus convidados. O aplicativo está anunciando a oportunidade que proporcionará aos seus hóspedes “a liberdade de contornar a recepção usando um aplicativo de hotel”. Além disso, é embalado com várias ferramentas extras para upsells, colocação de upgrades de sala e pedidos de serviços auxiliares.
OpenKey
É um serviço popular que permite que você desbloqueie seus quartos com dispositivos móveis. Como também vem com a solução de software, os hóspedes podem fazer o check-in online e entrar em seus quartos sem a necessidade de interagir com a equipe.
Os aplicativos de check-in móvel e outras ferramentas nascem da necessidade do mundo moderno e dos hábitos de viagem modernos, então as empresas precisam se ajustar.
Se você quiser evitar surpresas desagradáveis, certifique-se de fornecer aos seus convidados um plano detalhado e visualizado de encontrar sua propriedade e usar os quiosques de autoatendimento.
Conclusão sobre dicas e estratégias de check-in em hotéis: esteja presente quando eles precisarem de você
O check-in é um dos pontos fracos da viagem para os hóspedes, e sua tarefa é reduzir esse problema.
Estar lá é a ideia principal-e a maneira como você faz isso não é a principal prioridade. Isso pode significar que você negociou algum horário de check-in personalizado com um hóspede específico, ofereceu um balcão de check-in 24 horas, forneceu quiosques de autoatendimento para sua propriedade etc. Esteja lá, mas faça do seu jeito.
No mundo pós-coronavírus, as viagens podem parecer diferentes, portanto, use essas dicas e estratégias para os procedimentos de check-in em hotéis para moldá-los de acordo com suas necessidades de negócios. Afinal, sua escolha de uma estratégia de check-in deve ser mutuamente benéfica para você e seus convidados.
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