Muitos parecem pensar que o encerramento do projeto não é um processo em gerenciamento de projetos , mas isso não é verdade. Fechar um projeto é tão importante quanto outros processos em Gerenciamento de Projetos. Até e a menos que seu projeto tenha sido fechado com os procedimentos planejados, ele oficialmente não fornece nenhum valor para a organização.
Você pode ter entregue os entregáveis , mas isso não significa seu projeto está concluído. Ignorar este processo resulta em gerenciamento de projeto incompleto no final do gerente de projeto. Como fechar um projeto é tão importante quanto iniciá-lo, vamos dar uma olhada nas atividades envolvidas na fase de encerramento do projeto:
Assinatura formal do cliente
Você entregou as entregas (produtos, serviços ou resultados); no entanto, isso não significa que seu projeto acabou. Você precisa obter uma aprovação formal do cliente sobre os produtos entregues. Se o cliente aprovar, o projeto pode ser declarado concluído.
Por exemplo, imagine o pior cenário possível. Digamos que o cliente receba as entregas e indique que o trabalho não está à altura e que você precisa fazer um retrabalho-isso gerará mais custos. Outro problema sério seria ter que reagrupar a equipe do projeto novamente. Portanto, a aprovação formal é essencial para o fechamento de projetos.
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Análise do escopo do produto final
Você deve sempre analisar o escopo do produto conforme planejado durante o estágio de planejamento-se está à altura ou não. Nota: As características do escopo do produto devem atender 100%. Somente após esclarecimento do mesmo, o projeto deve ser considerado como concluído.
Libere os recursos
Depois de entregar as entregas e receber a aprovação formal do cliente, o gerente de projeto deve entregar os recursos aos respectivos departamentos para que possam ser alocados em outros projetos. Certifique-se de seguir as políticas corretas de sua organização executora ao liberar os recursos.
Aquisição ou outro encerramento de contrato
Se um fornecedor terceirizado ou qualquer subcontratado estiver trabalhando no projeto, esses contratos precisam ser fechados. Depois que eles produzirem as entregas e você as entregar ao cliente final, os contratos devem ser fechados; esses contratos não têm significado depois que as entregas foram aceitas.
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Indexação dos arquivos do projeto
Depois que o projeto terminar, as entregas tiverem sido entregues ao cliente e ele assinar, você deve compilar os arquivos do projeto e transmiti-los a toda a sua lista de principais interessados. Os arquivos arquivados podem ser usados no futuro.
Documentação das lições aprendidas
Depois de receber a aprovação formal de seu cliente, você deve trabalhar na documentação das lições aprendidas com este projeto, que podem ser usadas como referência para projetos futuros. Essa documentação pode ser reutilizada; então você não precisará trabalhar nessa documentação novamente e novamente.
Circunstâncias para solicitações de mudança que foram aceitas ou rejeitadas, histórico de controle de cronograma e controle de custos podem ser avaliados com as lições aprendidas. Serve como um documento importante em caso de encerramento do projeto. Você deve envolver todas as suas partes interessadas durante esse processo.
Celebração
Finalmente, chega o estágio em que você precisa organizar uma festa envolvendo todos os membros da sua equipe e todos os seus stakeholders. Eles devem sentir o sucesso que fizeram juntos como uma equipe. Este estágio é geralmente ignorado por muitos gerentes de projeto-e ainda assim é excelente para melhorar o moral de toda a equipe envolvida no projeto.
O ideal é que você tente fazer festas marcantes após o término de projetos de longo prazo. Se possível, você deve envolver seu cliente final e fornecedores terceirizados também, para torná-lo um grande sucesso. Uma celebração indica definitivamente o encerramento completo e bem-sucedido de um projeto.
Conclusão
Como você já sabe, o encerramento do projeto é uma etapa importante em qualquer projeto. A Simplilearn oferece vários cursos de treinamento em gerenciamento de projetos e programas de aprendizagem que podem ajudar aspirantes a gerentes de projeto recebem a educação de que precisam, não apenas para passar em exames como a certificação PMP mas também conhecimento do mundo real útil para qualquer carreira de gerenciamento de projetos .
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