10 meilleurs trucs et astuces pour les listes Microsoft pour l’utiliser efficacement Initialement limitée aux utilisateurs de Microsoft 365 Enterprise et Education, la société est accepter également les utilisateurs généraux de l’application. Si vous voulez l’essayer, voici les meilleurs trucs et astuces de Microsoft Lists pour différentes activités, comme une liste de contrôle pour une expérience d’intégration facile. 1. Utiliser des modèles Vous disposez de deux options pour créer des listes dans les listes Microsoft – commencer à zéro ou utiliser l’un des modèles intégrés. Depuis l’accueil des listes Microsoft, cliquez sur Nouvelle liste et choisissez l’un des modèles par défaut. En fonction de votre utilisation ou de vos préférences, vous pouvez sélectionner un modèle comme suivi des problèmes, demandes de voyage, calendrier de contenu, etc. Contrairement à Notion, il n’y a aucun moyen de passer par modèles créés par la communauté dans les listes Microsoft. Une fois que vous avez sélectionné un modèle, cliquez sur Utiliser le modèle et vous êtes prêt à l’utiliser dans votre compte. 2. Personnalisez votre liste Lorsque vous traitez avec des dizaines de listes dans Microsoft Lists, il est important de les personnaliser afin que vous n’ayez pas de mal à trouver une liste pertinente. Lorsque vous créez une nouvelle liste, vous pouvez lui donner un nom unique, une description et choisir une couleur et une icône. Les options sont limitées, mais c’est toujours mieux que des rivaux comme Trello. 3. Ajouter de nouvelles listes d’éléments En fonction du modèle que vous avez sélectionné, vous disposez de plusieurs options pour ajouter une entrée aux listes Microsoft. Appuyez sur le bouton Ajouter un nouvel élément en haut et cela ouvrira un menu pour ajouter des détails sur les tâches/problèmes tels que le titre, les descriptions, le statut, la date d’échéance, la date de publication, l’URL publiée, etc. 4. Créer une nouvelle vue Vous pouvez également afficher les entrées ajoutées au format Calendrier et Galerie. Voici comment procéder. Étape 1 : Cliquez sur l’icône + en haut pour ouvrir le menu Créer une vue. Étape 2 : Sélectionnez Calendrier ou Galerie dans le menu Afficher en tant que. Appuyez sur le bouton Créer à en bas, et vous pouvez vérifier la nouvelle vue à partir du menu à trois points. 5. Modifier directement les entrées Par défaut, Microsoft Lists désactive la modification directe dans les listes. Vous devez sélectionner une liste et cliquer sur l’icône de modification en haut pour apporter des modifications. Cela peut prendre du temps. Au lieu de cela, vous pouvez cliquer sur”Quitter la vue de la grille”, ajouter directement de nouvelles entrées et modifier celles qui existent. 6. Ajouter une nouvelle colonne En fonction du modèle sélectionné, les listes viendront avec les colonnes nécessaires. Vous pouvez faire défiler horizontalement et cliquer sur l’option Ajouter une colonne pour sélectionner le type de colonne que vous souhaitez ajouter aux listes. Vous pouvez sélectionner une seule ligne de texte, plusieurs lignes de texte, un nombre, un sondage Oui/Non , Persona, etc. Vous pouvez également sélectionner des colonnes existantes et cliquer sur le bouton flèche vers le bas pour les supprimer. 7. Favoriser une liste Lorsque vous travaillez avec plusieurs projets, suivis de problèmes et autres bases de données, il peut être difficile de rechercher une liste que vous recherchez. Depuis l’accueil des listes Microsoft, cliquez sur sur la petite icône étoile en haut de la liste, et le logiciel l’ajoutera en favori. Vous pouvez désormais y accéder facilement à partir du menu séparé Favoris. 8. Modifier une colonne Voulez-vous modifier une colonne existante avec plus de détails ? Vous pouvez facilement le faire à partir du menu Modifier la colonne. Prenons la colonne État comme exemple et modifions-la dans la liste. Étape 1 : Cliquez sur l’icône de flèche vers le bas à côté de la colonne État. Étape 2 : Accédez aux paramètres de la colonne et sélectionnez Modifier. Étape 3 : vous pouvez ajouter un nouveau nom, une description, modifier le type de colonne et même apporter des modifications aux choix existants. Vous pouvez également développer le menu Plus d’options et autoriser la sélection à choix multiples pour les colonnes. Appuyez sur le bouton Enregistrer pour appliquer toutes les modifications. 9. Partager une liste Alors que les listes Microsoft sont idéales pour un usage personnel et peuvent être utilisées avec les membres de l’équipe. Vous pouvez suivre les problèmes, les actifs, les routines, les contacts, l’inventaire et plus encore avec la collaboration d’autres personnes. Depuis l’accueil des listes, cliquez sur le menu à trois points et sélectionnez Partager. Vous pouvez partager un lien vers le projet et même accéder au menu Paramètres du lien pour apporter des modifications. Dans le menu des paramètres de lien, vous pouvez ajouter des éléments de modification, définir des dates d’expiration et même définir un mot de passe pour empêcher tout accès non autorisé à la liste. 10. Exporter vers CSV Si vous souhaitez modifier la liste existante dans Microsoft Excel ou partager la liste entière au format CSV, cliquez sur Exporter vers CSV, et le navigateur téléchargera la liste dans un fichier CSV. Créer et gérer une base de données dans Microsoft Lists Microsoft Lists pour les consommateurs manque toujours d’avantages tels que des règles pour créer une automatisation dans la liste et l’accès aux applications mobiles. Il est uniquement disponible pour les utilisateurs Education et Enterprise. Microsoft Lists comble une lacune importante dans l’écosystème Microsoft 365. Vous n’avez plus besoin de compter sur des applications comme Trello ou Notion pour créer des bases de données ou gérer des projets. Vous pouvez tout faire dans les listes en utilisant son intégration étroite avec les applications Office. Comment prévoyez-vous d’utiliser Microsoft Lists ? Partagez vos idées dans les commentaires ci-dessous.

Vous cherchez à essayer Microsoft Lists ? Lisez la suite pour en savoir plus sur les dix meilleurs trucs et astuces des listes Microsoft.