Une solution commerciale capable de résoudre plusieurs problèmes est ce que chaque entreprise souhaite. Toutes les organisations n’ont pas le luxe d’avoir « assez de fonds » pour tout. Cependant, une salle de données virtuelle peut être une solution à divers problèmes commerciaux. Par exemple, les entreprises peuvent utiliser un logiciel de salle de données pour le partage de fichiers, le stockage de données, les réunions en ligne, l’exécution de transactions, l’audit et la communication. Oui, vous pouvez utiliser un VDR à toutes ces fins.
En savoir plus ici comment vous peut utiliser un logiciel de salle de données en ligne.
5 façons d’utiliser des salles de données virtuelles
Une salle de données électronique peut être utilisée pour ;
1-Stockage de données
À l’origine, les salles de données ont été créées en tant que référentiels de données en ligne, permettant aux entreprises de stocker leurs documents en un seul endroit. Il est important de mentionner qu’une salle de données électronique est un lieu de stockage de données centralisé où vous pouvez stocker tout type de données dans n’importe quel format de données reconnu.
Le terme”centralisé”signifie que toutes vos données commerciales seront disponibles sur une plate-forme ; vous n’avez pas besoin de bases de données distinctes pour différentes sections. Vos employés ou équipes commerciales peuvent accéder aux documents requis à partir de votre VDR.
En plus de cela, le logiciel vdr rend le partage de données pratique et plus rapide. Un utilisateur de salle de données peut partager des fichiers avec un ou plusieurs utilisateurs, modifier ou annoter des documents (selon les paramètres d’autorisation d’accès), créer des liens de documents en direct et permettre à plusieurs utilisateurs de travailler sur le même document. En dehors de cela, un propriétaire de fichier ou une administration VDR a le droit de révoquer l’accès à un document à tout moment.
2-Communication en ligne
Savez-vous que les salles de données virtuelles sont l’un des moyens de communication les plus sûrs chaînes ? Les e-mails étaient considérés comme les canaux de communication les plus sécurisés dans le passé, mais des centaines d’escroqueries par e-mail mettaient en doute la crédibilité des fournisseurs de services.
Le logiciel de salle de données en ligne garantit que vous, vos employés ou vos équipes commerciales peut communiquer sans crainte. Outre le stockage et le partage de documents, les utilisateurs de la salle de données peuvent communiquer via différentes voies.
Par exemple, les VDR facilitent la communication individuelle via des services de messagerie instantanée. Les utilisateurs peuvent créer des groupes/salles de discussion, créer des sondages, organiser des réunions en ligne et même voter en ligne. De nombreux fournisseurs de salles de données virtuelles permettent l’intégration de tiers (au cas où vous ne voudriez pas utiliser d’outils de communication intégrés).
Les outils de conférence audio/vidéo sont super efficaces pour les réunions d’équipe à distance, les réunions avec des investisseurs ou les parties prenantes, et les réunions du conseil d’administration en ligne. De nombreux VDR disposent d’outils de réunion audio/vidéo HD.
3 – Due diligence
Les salles de données virtuelles sont des héros méconnus en matière de due diligence dans les introductions en bourse (IPO), la collecte de fonds, fusions et acquisitions et vente/achat d’actifs immobiliers commerciaux. La diligence raisonnable est l’étape la plus cruciale dans ces types de transactions commerciales, et c’est une étape où l’accès retardé aux données peut entraîner des dénouements infructueux.
La diligence raisonnable est un processus complexe dans lequel les sociétés acquéreuses ou les investisseurs vérifient et analysent les données commerciales de l’entreprise cible. Les entreprises cibles hésitent souvent à partager leurs documents confidentiels, y compris leurs secrets commerciaux, leurs conceptions de produits, leurs plans marketing, etc. Cela crée une situation d’incertitude des deux côtés.
Les salles de données en ligne aident les entreprises cibles à partager leurs données sensibles avec un contrôle total. Les entreprises cibles peuvent ajouter de nombreux acheteurs au VDR, télécharger tous les documents nécessaires de manière organisée et fournir un accès personnalisé aux différents acheteurs en fonction de leurs besoins.
De même, les acheteurs et les entreprises cibles peuvent communiquer au sein de salles de données virtuelles. Les acheteurs peuvent poser des questions lors de sessions de questions-réponses en direct et obtenir des réponses immédiatement. Ils peuvent ajouter des notes aux documents et demander des explications. Les deux parties peuvent également organiser des réunions audio ou vidéo et signer des accords au sein du VDR.
4 – Accords commerciaux
Les entreprises peuvent utiliser un logiciel de salle de données électronique pour conclure des accords commerciaux en ligne. Par exemple, les sociétés immobilières utilisent les VDR pour la vente/achat d’actifs immobiliers commerciaux. Les agents immobiliers peuvent ajouter des investisseurs et des vendeurs aux salles de données et leur permettre de communiquer librement. Pendant ce temps, les agents immobiliers peuvent collecter et vérifier tous les documents nécessaires, préparer des contrats/accords et même organiser des visites vidéo des actifs concernés.
De même, les collectes de fonds peuvent attirer des investisseurs en rendant publiques les données commerciales à l’aide de données virtuelles. pièces. Les administrateurs de salles de données peuvent contrôler le flux de données et empêcher les fuites de données à l’aide des fonctions de sécurité VDR.
5 – Présentation sécurisée des données
Les VDR sont très courants dans les entreprises pharmaceutiques et de R&D pour présenter des données aux investisseurs. Par exemple, si une société pharmaceutique souhaite attirer des investisseurs pour un nouveau prototype ou une nouvelle formule, elle doit leur présenter tous les détails confidentiels.
Ces scénarios augmentent les risques de vol de données, et une société pharmaceutique peut perdre son avantage concurrentiel. Heureusement, le logiciel de salle de données en ligne peut aider à présenter les données de la manière la plus sûre. Les NDA, la révocation de l’accès aux documents, le mode”vue de clôture”, etc., empêchent la copie non autorisée des documents.
Top 5 des fournisseurs de salles de données virtuelles
En prime, voici quelques-uns des meilleurs fournisseurs de salles de données virtuelles en 2022
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Derniers mots
Les salles de données virtuelles sont des logiciels d’entreprise multifonctionnels couramment utilisés pour le partage et la gestion de données, la communication d’entreprise en ligne, la gestion des transactions, la diligence raisonnable , et présentation des données. Plus important encore, ils conviennent à tout type d’entreprise.
