Des documents papier à le stockage informatique et la technologie cloud, l’évolution de la gestion des données a été tout à fait remarquable. Les salles de données virtuelles sont un excellent exemple de technologie cloud qui a donné une nouvelle forme aux approches de gestion des données.
L’époque où les entreprises avaient ces serveurs de données massifs et coûteux et des tonnes de fichiers papier enterrés les uns sous les autres est révolue. En effet, le logiciel de salle de données en ligne vous offre le luxe de stocker et de gérer des données sur la technologie cloud.
Le logiciel de salle de données virtuelle est-il nécessaire pour tout le monde ? Devriez-vous commencer à utiliser un logiciel de data room pour votre entreprise ou pour un usage personnel ? Pourquoi utiliser une data room virtuelle alors qu’il existe des plateformes de stockage de données gratuites ? Voici toutes vos réponses.
Qu’est-ce qu’un logiciel de salle de données en ligne ?
Avant d’explorer les avantages, il est important de comprendre ce qu’est une salle de données virtuelle.
Une dataroom en ligne ou électronique est un référentiel de documents numériques que les entreprises ou toutes formes d’entreprises utilisent pour gérer leurs documents commerciaux.
De manière plus large, les datarooms numériques servent à stocker, partager, échanger, éditer , organiser et gérer des données commerciales ou même personnelles. De nombreuses entreprises utilisent les salles de données virtuelles comme principal référentiel de données, tandis que d’autres les utilisent comme moyen de partager ou de présenter des données lors de transactions financières.
Traditionnellement, les salles de données en ligne étaient simplement associées aux fusions et acquisitions. Cependant, au fil du temps, en particulier au cours des dernières années, les salles de données virtuelles sont devenues un élément standard de l’audit, des introductions en bourse, de la gestion de la propriété intellectuelle, des communications avec les conseils d’administration, de la collecte de fonds, des coentreprises, de la diligence raisonnable et des partenariats stratégiques.
De nos jours, en raison de la demande croissante de solutions spécifiques à l’industrie, les fournisseurs de salles de données virtuelles ont développé des salles dédiées à la diligence raisonnable, à l’immobilier, aux fusions et acquisitions, aux sciences de la vie et aux litiges. Pour en savoir plus sur les avantages particuliers offerts par les fournisseurs de datarooms pour chacune de ces utilisations, rendez-vous sur dataroomreviews.org.
Pourquoi avez-vous besoin de services de dataroom virtuelle ?
Pourquoi est-il important de déplacer les données de votre entreprise vers des data room ou pourquoi les data room virtuelles sont-elles meilleures que d’autres plateformes en ligne gratuites ? Voici les réponses !
1. Les salles de données virtuelles sont plus sûres
Il va sans dire que la sécurité et l’intégrité des données de votre entreprise sont de la plus haute importance. En outre, si vous traitez directement avec des informations client sensibles, l’utilisation d’un système de gestion des données de conformité est obligatoire pour vous.
Les salles de données sont plus sécurisées que d’autres outils pour de nombreux motifs. Voici pourquoi :
L’autorisation à deux facteurs est peut-être une caractéristique courante des plates-formes de gestion de données privées, mais les salles de données sont en avance sur le cryptage des données. La plupart des VDR modernes disposent d’un cryptage SSL 256 bits, qui est le plus puissant. standard de cryptage des données dans le monde. De plus, il existe une fonction de purge des appareils à distance pour supprimer immédiatement les appareils suspects, perdus ou volés connectés à la salle de données.
Les outils de stockage de données gratuits n’ont généralement pas ces fonctionnalités.
2. Les salles de données virtuelles donnent plus de contrôle
La sécurité de la plate-forme est un aspect, tandis que la sécurité des données est une autre chose. Et c’est là que les salles de données virtuelles sont plus fortes. Dans votre VDR, vous pouvez décider du type d’autorité que vous devez accorder aux autres utilisateurs. Cela dit, vous pouvez accorder un accès personnalisé aux utilisateurs individuellement ou créer des groupes d’utilisateurs avec les mêmes paramètres.
Vous pouvez empêcher un groupe de modifier, d’imprimer ou de télécharger des documents. En fait, vous pouvez même personnaliser les paramètres d’accès pour des utilisateurs spécifiques du groupe. Ce niveau de personnalisation est rare.
De plus, en tant qu’administrateur de votre salle de données, vous pouvez révoquer à tout moment l’accès de n’importe quel utilisateur à n’importe quel document. Vous pouvez partager un document pendant une durée spécifiée, et les droits d’accès expireront après cela.
En ce qui concerne le partage de données avec des parties externes, les VDR vous donnent un contrôle à 100 %. Vous pouvez utiliser la fonction Fence View pour présenter des données hautement confidentielles telles que des prototypes de produits, des études de recherche, des propriétés intellectuelles, etc. La vue Fence empêche quiconque de prendre des captures d’écran ou des photographies de documents. Cela empêche également les utilisateurs de numériser, éditer, modifier, télécharger ou imprimer des fichiers.
De plus, les filigranes dynamiques dans le logiciel de salle de données en ligne sont un excellent outil pour suivre les modifications apportées aux documents et régler les litiges de droit d’auteur.
3. Les salles de données virtuelles sont économiques et faciles d’accès
Les solutions de salles de données électroniques sont accessibles depuis vos téléphones mobiles ou vos tablettes. Les applications VDR dédiées vous permettent généralement d’exécuter toutes les fonctions que vous pouvez effectuer sur les ordinateurs de bureau. En fait, les VDR permettent aujourd’hui d’accéder aux données sans connexion Internet.
Plus important encore, du point de vue d’une entreprise, les salles de données sont rentables. Tout d’abord, ces solutions sans papier vous évitent de dépenser des milliers d’euros en papier et en frais d’impression. Deuxièmement, ils sont beaucoup moins chers que d’avoir un logiciel de gestion de données spécialement conçu. De plus, vous n’avez pas à dépenser en maintenance logicielle car tout est fait par des fournisseurs de salles de données.
Mots finaux
Le logiciel de salle de données virtuelle offre une sécurité de niveau bancaire grâce aux deux-authentification par facteur, cryptage 256 bits et purge des appareils à distance. Les salles de données disposent d’outils de sécurité d’accès puissants et d’un éventail de fonctionnalités de sécurité des documents.
Plus important encore, elles vous aident à économiser des milliers de dollars par an en réduisant vos dépenses administratives. Cela fait d’une salle de données électronique un choix plus favorable par rapport à une solution de stockage cloud gratuite.
