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WhatSpot est un système de réservation gratuit pour les ressources de bureau. Ici, il permet à vos coéquipiers de réserver à l’avance des ressources de bureau telles que des salles de réunion, des véhicules de bureau, des places de parking, des instruments ou toute autre chose. Il propose un calendrier partagé où vous pouvez sélectionner un créneau et réserver tout ce qui est disponible dans la liste des choses. Tout le monde peut réserver n’importe quoi, mais un administrateur devra approuver la réservation manuellement.
Le plan gratuit de WhatSpot ne vous permet d’avoir que 3 ressources dans la liste des éléments de réservation et un nombre illimité d’utilisateurs. Vous pouvez réserver n’importe quel article pour n’importe quelle date et à une heure précise de la journée. Il suffit de voir l’état de disponibilité d’une ressource spécifique et de voir si elle est disponible à la date et à l’heure souhaitées, puis de la réserver. C’est aussi simple que cela.
Le plan gratuit est le mieux adapté pour les petites équipes ou les startups. Vous aurez toujours une trace de qui parmi l’équipe détient certaines ressources de bureau et quand elles seront à nouveau disponibles.
Système de réservation gratuit pour les ressources de bureau : WhatSpot
Vous commencez simplement par créer un compte gratuit à partir d’ici. Au début, vous créez différentes catégories de ressources et y ajoutez des spots. Vous pouvez ajouter de nombreux spots pendant la période d’essai, mais le plan gratuit ne vous permet d’en avoir que 3.
Maintenant, vous commencez à inviter l’équipe. En tant que premier utilisateur, vous serez l’administrateur, mais lorsque votre équipe se joindra, vous pourrez nommer quelqu’un d’autre administrateur si vous le souhaitez.
Maintenant, les autres peuvent commencer à réserver des choses sur l’interface principale. Sur le calendrier, il suffit de sélectionner une date correspondant à une ressource de l’entreprise. Ensuite, vous choisissez un créneau horaire, puis l’article sera réservé. Il ne reste plus qu’à l’administrateur d’approuver votre réservation.
De votre côté, il affichera votre demande en attente. Et du côté administrateur, il/elle recevra une notification. Un administrateur peut approuver ou rejeter une demande de réservation. Si votre réservation est approuvée, vous recevrez une notification. Vous pouvez réserver plusieurs ressources si elles sont disponibles et choisir de ne voir que vos réservations sur le calendrier également.
Vous pouvez également générer des QR codes pour les ressources et faciliter la réservation. Il y a même une option pour permettre aux invités de réserver vos ressources de bureau. Il vous suffit de l’activer à partir des paramètres de cet outil.
Sur le site d’administration, vous pouvez même exporter un rapport des réservations et des personnes de votre entreprise au format Excel. Il y a une icône Excel en haut que vous pouvez utiliser pour le faire facilement. Le fichier Excel peut être ouvert dans Google Sheets ou sur PC. De plus, vous pouvez modifier la liste des ressources en ajoutant ou en supprimant des spots et des catégories. Pour cela, vous utilisez les options appropriées de la barre latérale.
De cette façon, vous pouvez utiliser ce système de réservation. Au début, il démarre automatiquement l’essai de l’outil, mais à la fin, vous reviendrez au forfait gratuit. Si vous avez besoin de plus de places dans le système de réservation, vous pouvez toujours souscrire au plan pro.
Derniers mots :
Si vous recherchez un système de réservation pour votre bureau , Alors vous êtes au bon endroit. WhatSpot vous permet de le faire de l’une des manières les plus simples possibles. Maintenant, gardez un œil sur les outils et les ressources de l’entreprise et facilitez la réservation. Si vous utilisiez des registres papier traditionnels pour cela, il est maintenant temps d’abandonner tout cela. Ajoutez simplement vos ressources sur WhatSpot et rationalisez le processus de réservation.
