มีแอปมากมายสำหรับจัดการโครงการและทีม ตั้งแต่บอร์ด Kanban ไปจนถึงแอปพลิเคชันการทำงานร่วมกัน หากคุณใช้ Microsoft Office อยู่แล้ว คุณสามารถใช้ประโยชน์จากคุณลักษณะที่มีอยู่แล้วภายในมากมายเพื่อให้ตัวคุณเองและทีมของคุณมีระเบียบใน Outlook
คุณสามารถใส่รหัสสีอีเมลและเปลี่ยนข้อความเป็นงานเมื่อวางแผนโครงการ หากคุณทำงานกับทีม คุณสามารถสร้างและมอบหมายงานและตั้งค่ากลุ่มได้ สำหรับการใช้ฟีเจอร์เหล่านี้ร่วมกับฟีเจอร์อื่นๆ ต่อไปนี้คือคำแนะนำ เคล็ดลับ และขั้นตอนต่างๆ สำหรับการใช้ Microsoft Outlook เป็นเครื่องมือในการจัดการโครงการ
สารบัญ
จัดหมวดหมู่อีเมลขาเข้า
หนึ่งในคุณสมบัติที่เรียบง่ายแต่มีประโยชน์มากที่สุดที่คุณสามารถใช้เมื่อจัดการโครงการคือการใส่รหัสสีให้กับอีเมลของคุณ เมื่อคุณตั้งค่าประเภท Outlook แล้ว คุณสามารถกำหนดให้กับอีเมลซึ่งทำให้โดดเด่นในกล่องจดหมายของคุณได้ นอกจากนี้ คุณสามารถสร้างกฎเพื่อกำหนดหมวดหมู่โดยอัตโนมัติได้หากต้องการ
คุณ สามารถสร้างหมวดหมู่สำหรับสิ่งที่เหมาะสมที่สุด คำแนะนำบางอย่างรวมถึงหมวดหมู่สำหรับแต่ละโครงการ ลูกค้า หรือแผนก
ไปที่แท็บหน้าแรกของ Outlook แล้วเปิดเมนูจัดหมวดหมู่ในกลุ่มแท็ก จากนั้นเลือก หมวดหมู่ทั้งหมด 
คุณจะสังเกตเห็นหมวดหมู่ที่สร้างไว้ล่วงหน้าหลายหมวดหมู่ซึ่งมีเพียงแค่สีเหมือนชื่อหมวดหมู่ คุณสามารถแก้ไขหนึ่งในนั้นเพื่อใช้ชื่อที่มีความหมายมากขึ้น เลือกหมวดหมู่ เลือก เปลี่ยนชื่อ ทางด้านขวา ป้อนชื่อใหม่ แล้วใช้ Enter เพื่อบันทึก 
หากต้องการสร้างหมวดหมู่ใหม่ ให้เลือกใหม่ทางด้านขวา ป้อนชื่อ เลือกสี เพิ่มปุ่มทางลัด แล้วใช้ ตกลง เพื่อบันทึก 
ในการกำหนดหมวดหมู่ให้กับอีเมล ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
เลือกจัดหมวดหมู่ในแท็บหน้าแรก แล้วเลือกหมวดหมู่ที่คุณต้องการใช้ คลิกขวา ย้ายไปที่ จัดประเภท และเลือกหนึ่งในเมนูป๊อปเอาต์
คุณจะเห็นหมวดหมู่ถัดจากอีเมลในกล่องจดหมายของคุณ และที่ด้านบนของข้อความในหน้าต่างของตัวเอง
เปลี่ยนอีเมลเป็นงาน
วิธีที่เป็นประโยชน์อย่างยิ่งในการจัดการโครงการใน Outlook คือการเปลี่ยนอีเมลเป็นงาน คุณอาจได้รับคำขอให้อัปเดตสถานะโครงการสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณหรือส่งเอกสารให้สมาชิกในทีม เมื่อวางข้อความนั้นไว้ในรายการงานของคุณ คุณก็จะมีข้อความนั้นเพียงปลายนิ้วสัมผัส
หากต้องการเปลี่ยนอีเมลเป็นงานอย่างรวดเร็ว เพียงทำสิ่งใดสิ่งหนึ่งต่อไปนี้:
คลิกขวาที่ข้อความในกล่องจดหมายของคุณ ลงไปที่ ย้าย และเลือกโฟลเดอร์งานในป๊อป-เมนูออก ในหน้าต่างข้อความ ให้เลือก ย้าย ใน Ribbon และใช้เมนูแบบเลื่อนลง ย้าย เพื่อเลือกโฟลเดอร์งาน ลากข้อความจากกล่องจดหมายของคุณไปยังไอคอนงานในการนำทางด้านซ้าย 
สำหรับตัวเลือกเพิ่มเติมเมื่อเปลี่ยนอีเมลเป็นงาน คุณสามารถใช้วิธีต่อไปนี้แทน
กดปุ่มเมาส์ขวาค้างไว้ในขณะที่คุณเลือกอีเมล จากนั้นลากไปยังไอคอนงานทางด้านซ้ายแล้วปล่อย คุณจะเห็นตัวเลือกปรากฏขึ้นสำหรับการคัดลอกอีเมลเป็นงานที่มีข้อความ คัดลอกเป็นงานที่มีอีเมลเป็นไฟล์แนบ หรือย้ายอีเมลเป็นงานที่มีไฟล์แนบ 
เลือกตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่ง จากนั้นคุณก็พร้อม คุณยังสามารถเลือกยกเลิกหากคุณเปลี่ยนใจ
จากนั้น เลือกไอคอนงาน Outlook ได้ทุกเมื่อเพื่อดูรายการสิ่งที่ต้องทำ
สร้างและมอบหมายงาน
นอกจากการเปลี่ยนอีเมลให้เป็นสิ่งที่ต้องทำสำหรับตัวคุณเองแล้ว คุณยังสามารถสร้างงานและมอบหมายงานเหล่านั้นใน Outlook วิธีนี้จะสะดวกหากคุณตัดสินใจมอบหมายงานแทนที่จะจัดการด้วยตัวเอง หรือหากคุณต้องการรับรายงานสถานะสำหรับงานที่สามารถส่งได้ด้วยการคลิก
เลือกไอคอนงานทางด้านซ้ายหรือรายการใหม่ > งานบนแท็บหน้าแรก และสร้างงานใหม่ตามปกติ หรือคุณสามารถใช้ขั้นตอนด้านบนเพื่อเปลี่ยนอีเมลเป็นงาน 
กรอกรายละเอียดงานทั้งหมด รวมถึงหัวเรื่อง วันที่เริ่มต้นและวันครบกำหนด ลำดับความสำคัญ และรายละเอียด เมื่อคุณพร้อม ให้ไปที่แท็บงาน แล้วเลือกมอบหมายงานในส่วนจัดการงานของ Ribbon 
ซึ่งจะรีเฟรชหน้าต่างงานเพื่อรวมบรรทัดถึงสำหรับการเพิ่มผู้รับมอบหมาย ป้อนชื่อหรือที่อยู่อีเมลหรือใช้ปุ่มถึงเพื่อเลือกจากสมุดที่อยู่ของคุณ 
คุณสามารถทำเครื่องหมายในช่องเพื่อเก็บสำเนาที่อัปเดตของงานไว้ในรายการของคุณ และรับรายงานสถานะเมื่องานเสร็จสมบูรณ์ 
หลังจากทุกอย่างเสร็จสิ้น ให้เลือก ส่ง เพื่อส่งงานไปยังผู้รับมอบหมาย
เมื่อได้รับงานทางอีเมล พวกเขาเพียงแค่เพิ่มงานนั้นลงในรายการงานของตนเอง
พวกเขาสามารถใช้ฟิลด์สถานะและเปอร์เซ็นต์ที่เสร็จสมบูรณ์ในงานขณะที่ดำเนินการผ่าน และสามารถเลือกส่งรายงานสถานะบนแท็บงานเพื่อให้คุณได้รับสถานะที่อัปเดตทางอีเมล
ตั้งค่ากลุ่มผู้ติดต่อ
เมื่อคุณทำงานกับทีม การสร้างรายชื่อการแจกจ่าย หรือกลุ่มผู้ติดต่อ ช่วยให้คุณประหยัดเวลา. แทนที่จะเพิ่มสมาชิกในทีมทุกคนในอีเมล กิจกรรมในปฏิทิน หรืองาน คุณเพียงแค่เพิ่มกลุ่ม
เลือกไอคอน People ในการนำทางด้านซ้าย ไปที่แท็บ หน้าแรก แล้วเลือก กลุ่มที่ติดต่อใหม่ ในส่วน ใหม่ของ Ribbon 
ป้อนชื่อกลุ่มที่ด้านบน จากนั้น เลือกเพิ่มสมาชิกในส่วนสมาชิก และเลือกจากที่ติดต่อ Outlook จากสมุดที่อยู่ หรือที่ติดต่อทางอีเมลใหม่ 
ด้วยสองตัวเลือกแรก หน้าต่างใหม่จะเปิดขึ้นเพื่อให้คุณเลือกผู้ติดต่อและใช้ปุ่มสมาชิกเพื่อเพิ่มผู้ติดต่อ ทำขั้นตอนนี้ต่อไปจนกว่าคุณจะมีสมาชิกทั้งหมดแล้วเลือกตกลงเพื่อบันทึก 
จากนั้น คุณจะเห็นสมาชิกกลุ่มของคุณอยู่ในรายการ และสามารถเพิ่มได้หากจำเป็น เลือก บันทึก & ปิด เพื่อเสร็จสิ้นกระบวนการและบันทึกกลุ่ม 
หากต้องการใช้กลุ่มที่คุณสร้างขึ้นในบรรทัดที่อยู่ของอีเมลหรือเป็นผู้ได้รับเชิญสำหรับกิจกรรม ให้เริ่มพิมพ์ชื่อกลุ่มและเลือกจากคำแนะนำหรือใช้ปุ่ม ถึง ปุ่มเพื่อค้นหาและเลือกกลุ่ม
แชร์ปฏิทิน
แม้คุณสามารถตั้งค่าปฏิทินกลุ่มที่ต้องการใน Outlook ได้ คุณอาจต้องการแชร์ปฏิทินของคุณเอง สิ่งนี้มีประโยชน์สำหรับสมาชิกในทีมที่ทำหน้าที่เป็นตัวสำรองหรือผู้จัดการร่วมสำหรับโครงการของคุณ
เลือกไอคอนปฏิทินทางด้านซ้าย จากนั้นเลือกปฏิทินโดยใช้บานหน้าต่างโฟลเดอร์ ไปที่แท็บ หน้าแรก แล้วเลือก แบ่งปันปฏิทิน ในกลุ่ม จัดการปฏิทิน เลือกปฏิทิน 
บนแท็บสิทธิ์ ให้ใช้ปุ่มเพิ่มเพื่อเลือกผู้ติดต่อที่จะแชร์ด้วย 
ค้นหาผู้ติดต่อ เลือก เพิ่ม และเลือก ตกลง จากนั้นเลือก Can View หรือ Can Edit ขึ้นอยู่กับสิทธิ์ที่คุณต้องการอนุญาต 
เลือก ใช้ จากนั้นคลิก ตกลง เพื่อแบ่งปันปฏิทินของคุณ
ผู้รับของคุณควรได้รับอีเมลว่าคุณกำลังแบ่งปันปฏิทินกับพวกเขา พวกเขาสามารถยอมรับที่จะเห็นปฏิทินของคุณในรายการปฏิทิน Outlook ของพวกเขา
จัดการโฟลเดอร์ของคุณ
โฟลเดอร์ใน Outlook ก็เหมือนกับโฟลเดอร์ที่คุณใช้ในคอมพิวเตอร์ พวกเขามีวิธีง่ายๆ ในการจัดระเบียบรายการของคุณ คุณมีวิธีดีๆ สองสามวิธีในการจัดการโฟลเดอร์ Outlook สำหรับโครงการหรือทีมของคุณ
เปิดบานหน้าต่างโฟลเดอร์ทางด้านซ้ายของกล่องจดหมายของคุณ จากนั้น คุณสามารถขยายบัญชี หากคุณมีมากกว่าหนึ่งบัญชี เพื่อดูโฟลเดอร์ทั้งหมดภายในนั้น
สร้างโฟลเดอร์หลักหรือโฟลเดอร์ย่อยใหม่
พิจารณาสร้างโฟลเดอร์สำหรับแต่ละโครงการหรือหนึ่งโฟลเดอร์สำหรับลูกค้าหรือสมาชิกในทีมทุกคนเพื่อให้ทุกอย่างเป็นระเบียบ.
คลิกขวาที่บัญชีผู้ใช้หรือโฟลเดอร์ปัจจุบัน เลือกโฟลเดอร์ใหม่ และตั้งชื่อ
จัดเรียงโฟลเดอร์ย่อยของคุณ
หากคุณมีโฟลเดอร์หลักที่มีโฟลเดอร์ย่อยจำนวนมาก คุณสามารถค้นหาโฟลเดอร์ที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วโดยการจัดเรียง คลิกขวาที่โฟลเดอร์หลักแล้วเลือกจัดเรียงโฟลเดอร์ย่อย A ถึง Z
เพิ่มโฟลเดอร์ในรายการโปรด
ส่วนรายการโปรดจะอยู่ด้านบนสุด ของบานหน้าต่างโฟลเดอร์ของคุณ เมื่อคุณยุบบานหน้าต่างนั้น คุณจะเห็นรายการโปรดของคุณในแถบทางด้านซ้าย ทั้งสองอย่างนี้ช่วยให้คุณเข้าถึงโฟลเดอร์ที่ใช้บ่อยได้อย่างรวดเร็ว
คลิกขวาที่โฟลเดอร์แล้วเลือกเพิ่มในรายการโปรดหรือลากโฟลเดอร์ไปยังส่วนรายการโปรดที่ด้านบนของบานหน้าต่างโฟลเดอร์
แสดงจำนวนรายการที่ยังไม่ได้อ่าน
คุณสามารถแสดงจำนวนรายการที่ยังไม่ได้อ่านทั้งหมดสำหรับโฟลเดอร์ในโฟลเดอร์นั้นในบานหน้าต่าง สิ่งนี้มีประโยชน์หากคุณส่งอีเมลไปยังโฟลเดอร์โดยอัตโนมัติ เพราะคุณสามารถตรวจจับข้อความใหม่ได้อย่างรวดเร็ว
คลิกขวาที่โฟลเดอร์แล้วเลือก Properties เปิดแท็บทั่วไปแล้วเลือกแสดงจำนวนรายการที่ยังไม่ได้อ่าน เลือก ใช้ และ ตกลง เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง 
หากคุณต้องการดูรายการทั้งหมด ให้เลือกแสดงจำนวนรายการทั้งหมดแทน
ดำเนินการทั่วไปโดยอัตโนมัติ
ตามที่กล่าวไว้ข้างต้น คุณสามารถดำเนินการอัตโนมัติใน Outlook ซึ่งรวมถึงการย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์ การส่งต่อข้อความ และการทำเครื่องหมายรายการด้วยความสำคัญ แต่ละสิ่งเหล่านี้ไม่เพียงช่วยให้คุณติดตามกล่องจดหมายของคุณเท่านั้น แต่ยังรวมถึงโครงการหรือทีมของคุณด้วย
สร้างกฎของ Outlook
เรามีคำแนะนำฉบับสมบูรณ์เกี่ยวกับการสร้างกฎใน Outlook บน Windows, Mac และบนเว็บ คุณสามารถดูได้จากตัวอย่างต่อไปนี้ ที่เป็นประโยชน์สำหรับการจัดการโครงการ คุณสามารถย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์ตามที่กล่าวไว้ข้างต้นได้โดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ แทนที่จะสร้างกฎตั้งแต่เริ่มต้น คุณสามารถยึดตามอีเมลที่คุณได้รับ
เลือกอีเมลและคลิกขวา ย้ายไปที่กฎ แล้วเลือกสร้างกฎ หรือเลือกกฎบนแท็บหน้าแรกแล้วเลือกสร้างกฎ 
คุณจะเห็นเงื่อนไขพื้นฐานสำหรับอีเมลที่ด้านบน คุณสามารถตั้งกฎตามผู้ส่ง หัวเรื่อง หรือวิธีการจ่าหน้าซองได้ เลือกเงื่อนไขที่คุณต้องการใช้อย่างน้อยหนึ่งเงื่อนไข 
ในพื้นที่ Do the following ให้เลือกช่องสำหรับ Move the item to a folder จากนั้นใช้ปุ่ม Select Folder เพื่อเลือกโฟลเดอร์ 
เลือก ตกลง เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว กฎใหม่ของคุณก็พร้อมใช้งาน เมื่อใดก็ตามที่อีเมลมาถึงตามเงื่อนไขที่คุณเลือก อีเมลนั้นจะย้ายไปยังโฟลเดอร์ที่คุณเลือกโดยอัตโนมัติ
สร้างขั้นตอนด่วน
เครื่องมือทำงานอัตโนมัติที่ยอดเยี่ยมอีกตัวใน Outlook เรียกว่า Quick Steps ด้วยขั้นตอนด่วน คุณสามารถดำเนินการกับอีเมลได้ด้วยคลิกเดียว อย่างที่คุณสามารถจินตนาการได้ นี่เป็นการประหยัดเวลาอย่างมาก
คุณสามารถตั้งค่าขั้นตอนด่วนสำหรับสิ่งต่างๆ เช่น การย้าย จัดหมวดหมู่ หรือส่งต่ออีเมล ตัวอย่างเช่น เราจะตั้งค่าขั้นตอนด่วนเพื่อตั้งค่าสถานะอีเมลเพื่อติดตามผลในวันพรุ่งนี้
ไปที่แท็บหน้าแรกแล้วเลือกลูกศรเพิ่มเติม (ลูกศรล่าง) ในช่องขั้นตอนด่วน เลือก ขั้นตอนด่วนใหม่ > กำหนดเอง 
ในช่อง Edit Quick Step ให้ตั้งชื่อที่ด้านบนสุด จากนั้นเปิดเมนูแบบเลื่อนลง เลือกการดำเนินการ และเลือก ตั้งค่าสถานะข้อความ 
ในเมนูแบบเลื่อนลงที่ตามมา ให้เลือก พรุ่งนี้ คุณสามารถเลือกตัวเลือกอื่นได้ เช่น วันนี้หรือสัปดาห์หน้า หรือหากต้องการ 
เลือก เสร็จสิ้น เพื่อบันทึกขั้นตอนด่วน 
หากต้องการใช้ขั้นตอนด่วน ให้เลือกอีเมล ไปที่แท็บหน้าแรก แล้วเลือกในกล่องขั้นตอนด่วน หรือคลิกขวา ย้ายไปที่ขั้นตอนด่วน แล้วเลือก ในเมนูที่แสดงออกมา
นั่นคือทั้งหมดที่มี คุณเพิ่งตั้งค่าสถานะอีเมลเพื่อติดตามผลในวันพรุ่งนี้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว
หวังว่าคำแนะนำเหล่านี้จะช่วยคุณในการจัดการโครงการใหม่ครั้งต่อไป หรือแม้แต่ทีมของคุณใน Outlook หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูวิธีเพิ่ม Microsoft Teams ลงใน Outlook เพื่อให้เข้าร่วมหรือจัดกำหนดการประชุมได้ง่ายขึ้น
