Comment séparer les noms dans Excel

Supposons que vous ayez reçu une liste de contacts avec tous les noms répertoriés dans les noms complets dans une seule colonne et que vous deviez probablement séparer le prénom, le deuxième prénom et le nom de famille et les diviser en colonnes distinctes. Il existe plusieurs façons différentes de séparer les noms-en utilisant la fonction Texte en colonnes, le remplissage Flash et les formules.

Dans Excel, il est possible d’analyser les données d’une colonne en deux colonnes ou plus. Dans cet article, nous allons vous montrer comment diviser les noms en différentes colonnes dans Excel en utilisant différentes méthodes.

Comment diviser les noms dans Excel

Il existe trois méthodes simples pour diviser les noms dans Excel. La méthode que vous choisissez dépendra de la manière dont vos données sont structurées et du fait que vous souhaitez que les données fractionnées soient statiques ou dynamiques.

• Diviser les noms à l’aide de la fonction Texte en colonnes
• Séparer les noms à l’aide de formules
• Séparer les noms à l’aide du remplissage Flash

Séparer les noms à l’aide de l’assistant Texte vers colonne

L’assistant Texte en colonne est le moyen le plus simple de séparer les prénoms et les noms dans Excel en plus des prénoms. Assurez-vous qu’il y a des colonnes vides à côté des noms que vous allez diviser, car les noms complets seront divisés en colonnes distinctes.

Par exemple, vous avez l’ensemble de données ci-dessous avec les noms complets et vous souhaitez séparer le prénom et le nom et les placer dans des cellules séparées.

Tout d’abord, mettez en surbrillance la colonne des noms complets que vous souhaitez séparer. Ensuite, allez dans l’onglet”Données”et cliquez sur l’option”Texte dans les colonnes”dans la section”Outils de données”.

L’assistant de conversion de texte en colonnes apparaît. Lors de la première étape de l’assistant de conversion de texte en colonnes, sélectionnez l’option”Délimité”et cliquez sur”Suivant”.

À l’étape 2 sur 3 de l’assistant de conversion de texte en colonnes, sélectionnez le délimiteur qui sépare vos données, supprimez toute autre coche et cliquez sur”Suivant”. Dans notre cas, «espace» sépare le prénom et le nom, nous choisissons donc ce délimiteur.

La section Aperçu des données ci-dessous dans la fenêtre montre comment vos noms sont analysés.

À l’étape 3 sur 3, sélectionnez le format de données et la destination, puis cliquez sur”Terminer”.

Normalement, la valeur par défaut”Général”fonctionnera parfaitement pour la plupart des types de données. Dans le champ «Destination», spécifiez l’emplacement où vous souhaitez que la sortie soit affichée. Vous devez sélectionner la cellule la plus haute de la colonne dans laquelle vous souhaitez afficher les résultats (B2, dans notre cas).

N’oubliez pas que si vous ne spécifiez pas la destination, cela écrasera les données d’origine, alors assurez-vous de choisir une colonne vide.

Une fois que vous avez cliqué sur le bouton”Terminer”, les noms complets sont instantanément séparés en deux colonnes distinctes (prénom et nom).

Suivez les mêmes étapes si vous avez un prénom, un deuxième prénom et un nom de famille, et vos noms seront divisés en trois colonnes au lieu de deux.

Remarque: Le résultat de cette méthode est statique. Cela signifie que si vous modifiez les données d’origine, vous devez recommencer pour diviser les noms.

Diviser les noms séparés par des virgules

Si le prénom et le nom sont séparés par des virgules, vous pouvez suivre les étapes ci-dessous pour supprimer la virgule et séparer les prénoms et les noms.

Dans l’exemple ci-dessous, les noms sont formatés au format inversé (nom, prénom), où le nom de famille vient en premier suivi d’une virgule puis du prénom.

Sélectionnez les noms et accédez à Données-> Texte dans la colonne. À l’étape 1, choisissez le «Délimiteur» et cliquez sur «Suivant». À l’étape 2, sous Délimiteurs, cochez «Virgule» (,) comme séparateur car vos noms sont séparés par une virgule.

À la dernière étape, vous choisissez le format de données comme”Général”, spécifiez la destination et cliquez sur”Terminer”.

Maintenant, vous aurez des noms dans des colonnes séparées.

Noms séparés à l’aide de formules

L’assistant Texte en colonnes permet de séparer rapidement et facilement les noms. Cependant, si vous prévoyez de modifier les noms d’origine et que vous recherchez une solution dynamique qui se mettra à jour automatiquement, vous feriez mieux de fractionner les noms avec des formules. Vous pouvez utiliser les fonctions LEFT, RIGHT, MID, LEN et SEARCH ou FIND pour séparer les noms.

Séparez le prénom et le nom dans Excel à l’aide de formules

Obtenez le prénom

Supposons que vous disposiez de l’ensemble de données comme indiqué ci-dessous et que vous souhaitiez séparer le prénom dans une cellule. Vous devez combiner les fonctions FIND et LEFT en une seule formule pour obtenir le prénom.

Utilisez la formule ci-dessous pour obtenir le prénom:

 =LEFT (A2, FIND ("", A2)-1)  

La formule ci-dessus utilise la fonction FIND (vous pouvez également utiliser la fonction RECHERCHE) pour trouver la position du caractère espace (“”) entre le prénom et le nom et soustrait 1 pour exclure l’espace lui-même. Ce numéro est ensuite fourni à la fonction GAUCHE, qui utilise ce numéro de position pour extraire tout le texte qui le précède.

Après avoir entré la formule dans une cellule vide (B2), faites glisser la poignée de recopie vers d’autres cellules pour appliquer cette formule, et tous les prénoms ont été divisés dans la colonne B comme indiqué ci-dessous:

Vous pouvez soit imbriquer les fonctions RECHERCHE et TROUVER dans la fonction GAUCHE pour extraire le prénom. Essentiellement, la seule différence entre les fonctions Excel SEARCH et FIND est que SEARCH est insensible à la casse, tandis que FIND est sensible à la casse.

Si vous avez une virgule (,) au lieu d’un espace entre le prénom et le nom, utilisez la virgule comme premier argument dans la fonction FIND:

 =LEFT (A2, FIND (",", A2)-1)  

Obtenir le nom

Maintenant, si vous avez besoin d’extraire le nom de famille, utilisez la fonction DROITE. La formule ci-dessous extraira le nom de famille du même ensemble de données:

 =RIGHT (A2, LEN (A2)-FIND ("", A2))  

La formule trouve d’abord la position du caractère espace, soustrayez ce nombre de la longueur totale de la chaîne (qui est retournée par LEN), et ce nombre est ensuite utilisé dans la fonction DROITE pour extraire autant de caractères du côté droit de la chaîne (nom).

Séparez le prénom, le deuxième prénom et le nom dans Excel à l’aide de formules

La séparation des noms qui incluent un deuxième prénom ou une initiale du deuxième prénom nécessite des approches légèrement différentes, selon le format du nom.

Pour obtenir le prénom lorsque vous avez également un deuxième prénom, utilisez la même formule LEFT FIND que vous connaissez déjà.

Obtenir le nom

La formule RIGHT FIND ci-dessus fonctionne bien lorsqu’il n’y a que le prénom et le nom de famille, elle ne fonctionnera pas si vos noms d’origine contiennent un deuxième prénom ou une initiale du deuxième prénom. En effet, vous n’avez pas pris en compte deux espaces dans le nom.

Pour obtenir le nom de famille lorsque vous avez également un deuxième prénom, utilisez cette formule:

 =RIGHT (A2, LEN (A2)-SEARCH ("", A2, SEARCH ("", A2,1) +1))   
 Pour extraire le nom de famille, commencez par déterminer la position du deuxième caractère d'espace en utilisant les fonctions imbriquées RECHERCHE, ajoutez 1 à RECHERCHE (”“, A2,1) pour démarrer l'extraction avec le caractère suivant. Ensuite, soustrayez la position du 2ème espace de la longueur totale de la chaîne et obtenez la longueur du nom de famille comme résultat. Ensuite, fournissez le nombre résultant à la fonction DROITE pour extraire le nombre de caractères de la fin de la chaîne. 
 
  
 
 Obtenir le deuxième prénom 
 
 La fonction MID utilise trois arguments, ce qui vous permet de spécifier le texte, la position de départ et le nombre de caractères pour extraire le deuxième prénom de cette position. 
 
 La syntaxe: 
 
 =MID (texte, start_num, num_chars)  
 Pour obtenir le deuxième prénom, entrez cette formule dans une cellule vide: 
 =MID (A2, SEARCH ("", A2) + 1, SEARCH ("", A2, SEARCH ("", A2) +1)-SEARCH ("", A2)-1)  
 Voyons comment fonctionne cette formule complexe: 
 Pour extraire le deuxième prénom, vous devez déterminer la position des deux espaces dans le nom. Pour trouver la position du premier espace, entrez cette fonction  SEARCH ("", A2)  dans l’argument ‘start_num’ et ajoutez 1 pour démarrer l’extraction avec le caractère suivant. 
 Ensuite, pour connaître la longueur du deuxième prénom, mettez ce  SEARCH ("", A2, SEARCH ("", A2) +1)-SEARCH ("", A2)-1  fonction imbriquée dans l'argument'num_chars', qui soustrait la position du 1er espace de la position du 2ème espace, et soustrait 1 du résultat pour se débarrasser d'un espace de fin. Cela vous donnera le nombre de caractères à extraire. 
 Maintenant, la fonction MID avec la position de départ du deuxième prénom et des caractères numériques à extraire sépare le deuxième prénom du nom complet (A2). 
  
 Noms séparés dans Excel à l'aide du remplissage Flash 
 Le remplissage Flash est utilisé pour remplir automatiquement les données d'un motif spécifique. Il peut également être utilisé pour diviser les noms. Il n'est disponible que dans Excel 2013, 2016, 2019 et 365. 
 Supposons que vous disposiez d'un ensemble de données comme indiqué ci-dessous et que vous ne souhaitiez obtenir que le prénom. 
  
 Dans la cellule adjacente au nom d'origine, saisissez le prénom à partir du nom complet. Dans ce cas, saisissez «Steve» dans la cellule B2. 
  
 Commencez ensuite à saisir le prénom dans la deuxième cellule. Pendant que vous tapez, si Excel détecte un motif, Flash Fill vous montrera automatiquement une liste du prénom dans d’autres cellules (en gris). 
  
 Lorsque vous voyez les noms en gris et si ces noms sont corrects, appuyez simplement sur la touche"Entrée"et Flash Fill remplira automatiquement le reste des cellules avec les prénoms. 
  
 Suivez la même procédure pour séparer les noms de famille dans une colonne distincte. 
  
 Le résultat: 
  
 Flash Fill fonctionne en détectant un modèle dans ces données qu'il peut suivre en vous donnant les données modifiées. Dans notre exemple, lorsque vous entrez le prénom dans la première cellule, Flash Fill ne reconnaît pas le motif. Mais dès que vous recommencez à taper le prénom dans la deuxième cellule, Flash Fill reconnaît le motif et vous montre la suggestion de fractionner les prénoms. Si la suggestion est correcte, appuyez simplement sur la touche"Entrée". 
 Habituellement, la fonction de remplissage flash est activée par défaut. Si cela ne fonctionne pas dans votre Excel, après avoir tapé le premier nom dans la première cellule, vous pouvez simplement sélectionner la deuxième cellule et cliquer sur le bouton"Remplir Flash"dans le groupe Outils de données sur l'onglet"Données". 
  
 Vous pouvez également appuyer sur"Ctrl"+"E"sur votre clavier pour obtenir les mêmes résultats. 
 Immédiatement, le reste des cellules sera rempli avec les prénoms. 
  
 Parfois, vous pouvez ne pas voir le motif en gris, dans ce cas, vous pouvez le faire pour obtenir le résultat Flash Fill. 
 Tout d'abord, saisissez le texte manuellement dans deux cellules et sélectionnez ces deux cellules. Ensuite, passez votre curseur sur la partie inférieure droite de la sélection. Vous remarquerez que le curseur passe d'un petit carré vert (icône de remplissage) à une icône plus. 
  
 Ensuite, double-cliquez sur cette icône plus. Cela remplira le reste des cellules. À ce stade, les résultats sont incorrects, vous verrez les deux prénoms se répéter encore et encore. Ensuite, dans le coin inférieur droit des données résultantes, vous verrez une petite icône de remplissage automatique comme indiqué ci-dessous. Cliquez sur cette icône"Remplissage automatique"et sélectionnez"Remplissage flash". 
  
 Cela remplirait les prénoms dans toutes les cellules: 
  
 Supprimer le deuxième prénom 
 Vous pouvez également utiliser l'outil Remplissage Flash pour supprimer le deuxième prénom du nom complet. 
 Par exemple, supposons que vous disposiez de l'ensemble de données ci-dessous et que vous souhaitiez obtenir uniquement le prénom et le nom sans le deuxième prénom ni l'initiale du deuxième prénom. 
 Pour obtenir des noms sans deuxième prénom ni initiale du deuxième prénom, saisissez manuellement «Lord Stark» dans la cellule adjacente. Ensuite, dans la deuxième cellule adjacente, saisissez «Daenerys Targaryen». Pendant que vous tapez, Flash Fill reconnaîtra un motif et vous affichera une liste de noms sans deuxième prénom (en gris). 
  
 Si ces noms sont corrects, appuyez sur la touche"Entrée"et Flash Fill remplira automatiquement le reste des cellules avec les noms sans le deuxième prénom. 
  
 Si vous souhaitez obtenir uniquement les deuxièmes prénoms sans prénom et nom de famille, saisissez le deuxième prénom dans les deux premières cellules et utilisez l'outil Remplissage Flash pour obtenir les noms de tous les noms d'une colonne. 
 Ce didacticiel montre comment séparer les noms lors de la manipulation des données textuelles. Vous pouvez également utiliser les mêmes méthodes pour travailler avec d'autres formes de données telles que les adresses, les noms de produits, etc.