Calendrier Outlook est un outil d’organisation efficace et utile si vous faites partie de ces réunions régulièrement programmées. Lorsque vous avez plusieurs réunions alignées dans une journée, savoir qui participera à une réunion peut garantir que l’événement est bien organisé. Microsoft Office 365 fournit d’excellents outils pour la même chose. Il équipe les utilisateurs de calendriers numériques qui peuvent facilement suivre les événements programmés. Une fois que vous invitez à une réunion, tout ce que vous avez à faire est d’attendre un RSVP virtuel. Voici un guide étape par étape pour savoir qui participe à une réunion dans Outlook.
Comment savoir qui participe à une réunion dans Outlook ?
Une fois la réunion créée, vous devenez l’organisateur de la réunion. En tant qu’organisateur, vous avez maintenant accès à des détails que les participants n’ont pas. Vous pouvez vérifier le statut des participants si nécessaire. Vous pouvez utiliser leurs adresses e-mail en plus de leurs réponses par e-mail en cas de besoin.
Suivez les étapes suivantes pour suivre les participants :
Cliquez sur l’onglet Calendrier dans Outlook.
Ouvrez la réunion planifiée et cliquez sur l’onglet Suivi. Cela ouvre la liste des participants. Vous pouvez voir combien de personnes ont accepté, refusé ou n’ont pas encore répondu à l’invitation dans la colonne de réponse.
Veuillez noter :
Un participant n’est pas tenu d’envoyer une réponse. Par conséquent, s’ils n’ont pas enregistré de réponse, vous ne pouvez pas suivre leur présence à l’aide de l’application Calendrier Outlook. Vous pouvez contacter le participant invité qui n’a pas encore répondu. Seul un organisateur de réunion peut afficher l’option de suivi. Si la réunion est organisée à l’aide de Microsoft 365, les participants qui l’utilisent peuvent afficher la réunion.
Imprimer les listes des participants à la réunion
Lorsque la liste des participants est plus longue que vous ne pouvez vous en souvenir, une liste imprimée peut être utile. Suivez les étapes suivantes pour obtenir une liste et l’imprimer.
Accédez à la section Calendrier dans Outlook.Double-cliquez sur la réunion programmée dans le calendrier.Accédez à Suivi et cliquez sur l’onglet Copier le statut dans le presse-papiers.
Vous pouvez maintenant coller cette liste dans un document Word ou une feuille Excel en cliquant sur Ctrl + V. Maintenant, vous pouvez imprimer cette liste.
Il n’y a pas encore d’option pour vérifier la date et l’heure des participants. Si vous avez besoin de l’horodatage d’un participant, vous pouvez vérifier et enregistrer les notifications par e-mail reçues pour conserver une trace du moment où vous avez reçu les réponses.
Résumé
Microsoft Outlook est utile pour planifier une réunion de toute taille et l’option de suivi peut vous aider à suivre vos participants. Vous pouvez facilement organiser une réunion avec des participants de cinq à cinq cents et toujours suivre le nombre de participants. Essayez les instructions ci-dessus pour suivre vos participants. Faites-nous savoir si vous avez des suggestions.
Pourquoi les participants ne s’affichent pas dans les réunions Outlook ?
Il peut y avoir plusieurs raisons pour lesquelles la liste des participants ne se remplit pas. Essayez de rechercher des problèmes de base tels qu’une mauvaise connexion Internet. Sans accès à Internet, Outlook ne pourra pas télécharger de données depuis un compte IMAP ou Exchange.
Vous pouvez également réinitialiser la vue Calendrier en redémarrant le programme. La plupart du temps, cette astuce fonctionne.
Comment voir qui a accepté une réunion dans Microsoft Teams ?
Il est possible de voir qui a accepté la réunion dans Microsoft Teams. Pour cela, suivez les étapes suivantes :
Accédez à Calendrier. Il affiche votre calendrier de réunions et de rendez-vous pour le jour, la semaine ou la semaine en cours. Cela dépend de l’option que vous avez sélectionnée pour afficher le calendrier. Double-cliquez sur la réunion que vous souhaitez voir qui l’a acceptée. Cela ouvre les détails de la réunion tels que le titre de la réunion, la liste des participants, le calendrier, etc.. Sur le côté droit de ces détails, vous verrez le volet Suivi.Le volet Suivi affiche le nom de l’organisateur ainsi que celui des participants.En dessous le nom de chaque participant, vous pouvez voir si la personne a Accepté (en vert), Refusé (en rouge) ou sélectionné Provisoire (en couleur Gris) pour la réunion.
Contrairement à Outlook, dans Microsoft Teams, vous pouvez voir qui participe à la réunion, même si vous n’êtes pas l’organisateur.
