Les cours en ligne et les réunions virtuelles devenant la nouvelle norme, apprendre à planifier des réunions est devenu essentiel. Google Meet, un outil de visioconférence, offre un moyen simple et pratique de planifier et de rejoindre des réunions sans tracas. Cet article vous explique comment planifier une réunion dans Google Meet.
Nous vous guiderons à travers différentes méthodes pour planifier des réunions dans Google Meet. Les étapes sont identiques pour Windows ou Mac, et Android ou iOS. Assurez-vous de vous connecter à votre compte Google avant de poursuivre avec les méthodes. Commençons.
Méthode 1. Démarrer une visioconférence avec Google Meet
Démarrer une réunion sur Google Meet vous obligerait à créer un lien de réunion, qui est un lien unique qui expirera s’il n’est pas utilisé pendant 365 jours ou si tout le monde quitte la réunion. Assurez-vous que les connexions de votre caméra, de votre microphone et d’Internet fonctionnent bien avant de commencer une réunion.
1. Démarrer la réunion sur votre PC
Étape 1 : ouvrez Google Meet sur votre Windows ou Mac.
Étape 2 : Cliquez sur le bouton Nouvelle réunion.
Remarque : Si vous rejoignez une réunion, vous pouvez entrer le code et rejoindre en utilisant l’onglet à côté du bouton Nouvelle réunion (bleu).
Vous aurez trois options à choisir.
Étape 3 : sélectionnez l’option de votre choix.
Créez une réunion pour plus tard : cela vous aidera à créer et partager les prochaines rencontres. Démarrer une réunion instantanée : cette option vous aidera à créer et à rejoindre une réunion immédiatement. Planifier dans Google Agenda : cette option vous permet de quitter Google Meet pour accéder à Google Agenda, où vous pouvez créer un événement qui peut être programmé et partagé entre d’autres. 
Une fois que vous avez sélectionné l’option, vous pouvez partager ou programmer la réunion sur Google Meet. Si vous n’avez pas accès à votre PC mais que vous souhaitez quand même rejoindre une réunion ou en programmer une, vous pouvez également utiliser votre téléphone.
2. Démarrer une réunion sur l’application mobile
Remarque : Assurez-vous d’avoir téléchargé l’application Google Meet sur votre appareil avant de suivre les étapes.
Étape 1 : Ouvrez Google Meet sur votre appareil mobile.
Étape 2 : Appuyez sur le bouton Nouvelle réunion en haut.
Remarque : Si vous souhaitez rejoindre une réunion, appuyez sur le bouton”Rejoindre avec un code”à côté de la nouvelle réunion, saisissez le code et appuyez sur Rejoindre.
Vous aurez trois options à choisir, comme sur PC.
Étape 3 : sélectionnez l’option de votre choix ;”Obtenir un lien de réunion à partager”,”Démarrer une réunion instantanée”ou”planifier dans Google Agenda”.
Une fois que vous aurez choisi l’option, vous obtiendrez un code qui pourra être partagé entre les participants joindre. Si vous êtes sur Gmail et souhaitez créer rapidement une réunion sans avoir à quitter le site, vous le pouvez. Passons à la méthode suivante.
Méthode 2 : démarrer une réunion à l’aide de Gmail
Google a intégré la plupart de ses outils professionnels dans chacun d’entre eux pour une meilleure coordination et un meilleur travail d’équipe. Les choses ne sont pas différentes avec Gmail, où vous pouvez facilement planifier des réunions à l’aide de Google Meet, planifier un événement d’agenda à l’aide de Google Agenda, etc.
1. Démarrer sur PC
Planifier une réunion à l’aide de Gmail est le moyen le plus rapide de démarrer ou de rejoindre une réunion. Cependant, contrairement à la création d’une réunion sur Google Meet, lorsque vous en créez une dans Gmail, vous n’avez pas la possibilité de planifier une réunion dans Google Calendar.
Étape 1 : ouvrez Gmail sur votre Windows ou votre Mac.
Étape 2 : Cliquez sur l’option Meet juste en dessous du bouton Mail.
Remarque : Si vous ne voyez pas l’option, accédez aux paramètres de Gmail en cliquant sur l’icône représentant une roue dentée en haut à droite > sélectionnez”Voir tous les paramètres”> accédez à”Discutez et rencontrez”> sélectionnez”Afficher la section Meet dans le menu principal”> cliquez sur Enregistrer les modifications.
Étape 3 : dans la section Meet, cliquez sur Nouvelle réunion dans le volet de gauche.
Remarque : si vous rejoignez une réunion, vous pouvez choisir le bouton”Rejoindre avec un code”et cliquer sur Rejoindre.
Étape 4 : une nouvelle fenêtre s’ouvre avec les détails de votre réunion nouvellement créée.
Étape 5 : pour envoyer une invitation aux participants, cliquez sur Envoyer l’invitation et sélectionnez”Copier l’invitation à la réunion”ou”Partager par e-mail”. Pour démarrer immédiatement la réunion, cliquez sur Rejoindre maintenant après avoir partagé le lien de la réunion directement avec la ou les personnes nécessaires.
2. Démarrer sur mobile
Si vous ne disposez pas de l’application Meet, vous pouvez créer ou démarrer une réunion directement à l’aide de Gmail sur mobile. Si vous n’avez pas Gmail, téléchargez-le avant de poursuivre les étapes.
Étape 1 : accédez à Gmail sur votre Android ou iOS.
Étape 2 : appuyez sur l’icône de caméra vidéo à côté de l’icône de courrier.
Vous obtenez la même interface que celle de Google Meet, que vous connaissez déjà. Cela signifie que les étapes sont similaires à partir de maintenant.
Étape 3 : appuyez sur le bouton Nouvelle réunion en haut.
Vous aurez trois options pour choisir, comme sur PC.
Étape 3 : Sélectionnez l’option de votre choix :”Obtenir un lien de réunion à partager”,”Démarrer une réunion instantanée”ou”Planifier dans Google Agenda.’
Une fois que vous aurez choisi l’option, vous obtiendrez un code qui pourra être partagé entre les participants à rejoindre. Si vous êtes un utilisateur de Google Chat, vous pouvez également créer et inviter des utilisateurs à des réunions à partir de là. Continuez à lire.
Méthode 3 : démarrer une réunion à partir de Google Chat
Google Chat est similaire à Hangouts avec des fonctionnalités de type Slack pour la collaboration personnelle et professionnelle. Vous pouvez accéder à Google Chat via Gmail ou télécharger l’application autonome disponible sur Android ou iOS.
Un peu comme Google Meet sur Gmail, vous pouvez créer et partager une réunion à l’aide de Google Chat.
1. Sur PC
Créer une réunion à l’aide de Google Chat est relativement peu conventionnel, compte tenu de la popularité de l’application. Cependant, les étapes sont faciles à parcourir.
Étape 1 : ouvrez Google Chat sur votre Windows ou votre Mac.
Étape 2 : Cliquez sur l’option Démarrer une discussion ou sur le plus ( +) et cliquez sur Démarrer le chat.
Remarque : Vous pouvez accéder à Google Chat à l’aide de Gmail en cliquant directement sur l’icône de chat sous l’option Mail dans le volet de gauche. Si vous ne voyez pas l’option, accédez aux paramètres de Gmail en cliquant sur l’icône d’engrenage en haut à droite > cliquez sur”Voir tous les paramètres”> accédez à”Chat et rencontre”> choisissez Google Chat > cliquez sur Enregistrer les modifications.
Étape 3 : Cliquez sur l’icône”Ajouter une visioconférence”.
Cela générera un lien Google Meet pour que l’autre personne puisse se joindre.
Étape 4 : Cliquez sur le bouton Envoyer.
Remarque : Google Chat ne vous permet pas de rejoindre la réunion avec un code. Le lien est le seul moyen de le rejoindre.
La possibilité de planifier une réunion dans Google Agenda n’est pas disponible lors de la création d’une réunion dans Google Chat, contrairement à Google Meet et Gmail.
2. Sur mobile
Pour cette méthode, vous n’avez pas besoin de l’application Google Meet. Cependant, vous devez avoir installé l’application Google Chat sur votre appareil Android ou iOS. Une fois téléchargé, suivez les étapes.
Étape 1 : accédez à Google Chat sur votre Android ou iOS.
Étape 2: Appuyez sur le bouton Nouveau chat ou sélectionnez la personne dans le chat existant.
Étape 3 : appuyez sur le bouton plus (+) et sélectionnez le lien Meet.
Remarque : Vous pouvez appuyer directement sur l’icône du téléphone ou de la caméra vidéo pour appeler la personne.
Cela générera un lien Google Meet que l’autre personne pourra rejoindre.
Étape 4 : Appuyez sur le bouton Envoyer.
Remarque : Google Chat ne vous permet pas d’utiliser le code de réunion. Le lien est le seul moyen de rejoindre la réunion.
Semblable à Gmail, vous ne pouvez pas planifier une réunion créée à l’aide de Chat dans Google Agenda comme Google Meet. Alors, passez à la méthode suivante si vous préférez planifier une réunion via Google Agenda plutôt qu’une réunion instantanée ou en tête-à-tête.
Méthode 4 : Planifier une réunion dans Google Agenda
Outre le fait que Google Agenda vous permet de contrôler votre temps et vos événements, vous n’avez pas besoin d’aller sur Google Meet pour planifier une réunion et notifier les invités. En outre, vous pouvez également consulter les horaires des autres participants (s’ils sont partagés) et programmer la réunion en conséquence.
De plus, Agenda vous donne également la possibilité d’envoyer par e-mail l’invitation à la réunion aux participants à la réunion, leur donnant la possibilité de accepter ou refuser la rencontre. C’est sans aucun doute l’un des moyens les plus pratiques de créer et de planifier une réunion.
1. Planifier sur PC
Étape 1 : accédez à Google Agenda sur votre Windows ou Mac.
Étape 2 : Cliquez sur le bouton Créer.
Étape 3 : dans le menu déroulant, sélectionnez Événement.
Étape 4 : dans la fenêtre contextuelle, ajoutez un titre de réunion, définissez une date et une heure, ajoutez des invités et cliquez sur”Ajouter une visioconférence Google Meet”.
Cela générera automatiquement un lien pour Google Meet. Vous pouvez modifier les paramètres de Meet en cliquant sur l’icône représentant une roue dentée.
Étape 5 : une fois que tout est configuré et terminé, cliquez sur Enregistrer.
Avec cela, un événement sera créé sur Google Agenda et tous les participants recevront un e-mail à peu près identique avec un lien Google Meet pour le rejoindre à l’heure prévue.
Si vous n’avez pas accès à votre PC, cependant, vous souhaitez toujours créer et programmer une réunion à l’aide de Google Agenda. Continuez à lire.
2. Planifier une réunion sur mobile
Planifier une réunion à l’aide de l’application Google Agenda sur votre appareil Android ou iOS n’est pas compliqué. C’est beaucoup plus facile par rapport aux méthodes décrites ci-dessus. Passons aux étapes.
Étape 1 : ouvrez Google Agenda sur votre appareil Android ou iOS.
Étape 2 : Appuyez sur l’icône flottante + (plus) et choisissez l’option Événement.
Étape 3 : Ajoutez un titre de réunion, définissez une date et une heure, ajoutez des personnes et appuyez sur’Ajoutez la visioconférence.’
Étape 5 : une fois que tout est configuré et terminé, appuyez sur Enregistrer dans le coin supérieur droit.
Conseil : découvrez comment définir des heures de travail dans Google Agenda.
C’est tout. Vous avez créé une réunion à l’aide de Google Agenda lors de vos déplacements à l’aide de votre appareil mobile ou de votre ordinateur. Consultez la section FAQ ci-dessous si vous avez d’autres questions.
FAQ sur la planification de réunions dans Google Meet
1. Puis-je planifier plusieurs réunions en même temps sur Google Meet ?
Non, vous ne pouvez pas planifier plusieurs réunions en même temps sur Google Meet en utilisant le même compte Google. Il vérifie automatiquement votre calendrier pour tout événement qui se chevauche et vous empêche de les programmer simultanément. Cependant, vous pouvez configurer plusieurs réunions à l’aide de différents comptes Google.
2. Pouvez-vous démarrer un Google Meet plus tôt que prévu ?
Oui, vous pouvez démarrer un Google Meet plus tôt que prévu. Cliquer sur le lien de la réunion vous permettra de rejoindre la réunion si l’organisateur l’a démarrée. Cependant, si vous êtes l’organisateur, vous devrez d’abord rejoindre la réunion et admettre les participants qui arrivent en avance.
3. Combien de temps une réunion peut-elle rester dans Google Meet gratuitement ?
Dans un compte Google Meet gratuit, les réunions peuvent durer jusqu’à 60 minutes. Envisagez de passer à un compte Google Workspace si votre réunion doit durer plus de 60 minutes.
Peu importe si vous planifiez une réunion d’affaires ou simplement rattraper vos amis ou votre famille. Google Meet peut vous aider à planifier, programmer et organiser une réunion fluide depuis n’importe où dans le monde. Maintenant que vous savez comment planifier une réunion dans Meet à l’aide de votre compte Google, vous pouvez également lire comment planifier Google Meet dans Microsoft Outlook.
