เมื่อเครื่องมือ Smart Canvas ของ Google มีให้ใช้งานอย่างแพร่หลายแล้ว ฉันก็ตระหนักถึงสิ่งต่างๆ เกี่ยวกับ Google เอกสารที่ฉันไม่เคยสนใจมาก่อน โดยทั่วไปแล้ว ฉันจะใช้มันเพื่อเขียนความคิดของฉันออกมา และไม่ค่อยใช้สำหรับเอกสารทางธุรกิจ นั่นก็จริงแล้ว แต่ก่อนปีนี้ ฉันทำตรงกันข้ามเลย ฉันใช้เอกสารสำหรับการทำงานร่วมกันที่มีรูปแบบยาว และใช้ Keep เพื่อบันทึกไอเดียของฉันอย่างรวดเร็ว
สิ่งหนึ่งที่ฉันเริ่มทำคือ ตั้งค่าเอกสารด้วยการจัดรูปแบบพิเศษและชิปอัจฉริยะมากมาย เช่น ตัวจับเวลาหรือนาฬิกาจับเวลา หรืออาจเป็นเมนูแบบเลื่อนลงสำหรับการจำแนกประเภท ฉันจะใช้เมนูแบบเลื่อนลง เช่น เป็นเครื่องมือจัดหมวดหมู่ในเอกสารของฉัน หากบางสิ่งเป็นความคิด ความคิด หรือสิ่งที่ฉันได้ไตร่ตรอง หรือถ้าเรื่องราวที่ฉันกำลังสรุปเป็นความคิด ร่างคร่าวๆ การแก้ไขครั้งแรก หรือหากเป็นร่างสุดท้าย เครื่องมือใหม่ของ Google ยอดเยี่ยมสำหรับการติดแท็กอย่างรวดเร็วเช่นนี้
ชิป Mood อัจฉริยะสำหรับบันทึกประจำวันของคุณร่างชิปอัจฉริยะสำหรับงานเขียนของคุณแนวคิดชิปอัจฉริยะบางอย่างที่คุณอาจต้องการใช้เป็นองค์ประกอบซ้ำในเอกสารของคุณ
เพิ่มเติม ใช้ สำหรับเทมเพลต Google เอกสารในองค์กรของคุณ
ส่งเสริมองค์กรของคุณด้วยการสร้างแบรนด์ เทมเพลตสำหรับเอกสารที่ต้องเปิดใช้ภายนอก เช่น ข้อเสนอและรายงาน โดยใช้เครื่องมือแก้ไขเอกสารใดๆ รับรูปแบบทันทีสำหรับใบแจ้งหนี้ งบประมาณ รายงานค่าใช้จ่าย หรือกำหนดการในชีต สร้างสำนวนการขาย กรณีศึกษา ข้อเสนอ หรือรายงานสถานะ โดดเด่นด้วยงานนำเสนอสไลด์เพิ่มลายเซ็นในข้อตกลง ผังงานในเอกสารกระบวนการ นำเข้าเมตริกลงในสเปรดชีต และอื่นๆ ด้วยส่วนเสริม
รุ่นที่รองรับสำหรับคุณลักษณะนี้: Business Standard และ Business Plus; องค์กร; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade และ Education Plus; Enterprise Essentials Plus; องค์กรไม่แสวงหากำไร; G Suite Basic และ G Suite Business
ความช่วยเหลือสำหรับผู้ดูแลระบบ Google Workspace
ด้วยความเป็นไปได้ใหม่ๆ ที่ไม่ซ้ำใครมากมาย คุณอาจต้องการหลีกเลี่ยงการคัดลอกและวางรายการพิเศษเหล่านี้ระหว่างเอกสารต่างๆ และเข้าถึงรูปแบบที่สร้างไว้ล่วงหน้าได้อย่างรวดเร็วสำหรับกรณีการใช้งานต่างๆ เช่น กรณีที่ผมอธิบายไว้ข้างต้น วันนี้ ฉันจะแสดงวิธีนำเอกสารใดๆ มาเปลี่ยนเป็นเทมเพลตที่คุณสามารถเปิดใช้งานได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งจะช่วยให้คุณทำสิ่งนั้นได้อย่างแน่นอน
ก่อนที่เราจะเริ่มต้น ฉันต้องการทำบางสิ่ง ชัดเจน – คุณต้องมีบัญชี Workspace แบบชำระเงินเพื่อใช้ฟีเจอร์นี้ บัญชี Google ส่วนบุคคลไม่สามารถดำเนินการนี้ได้ ซึ่งทำให้ฉันเสียใจ ฉันหวังว่าในอนาคต Google จะอนุญาตให้เจ้าของบัญชีมาตรฐานใช้คุณลักษณะเทมเพลตได้ แต่ถ้าคุณไม่ใช่คนจรจัดเหมือนฉัน ก็ไม่สมเหตุสมผลนักสำหรับคนที่ไม่ได้ทำธุรกิจซึ่งจำเป็นต้องทำ
สิ่งสุดท้าย – ไปข้างหน้าและสร้างเอกสารด้วยชิปอัจฉริยะพิเศษมากมาย ส่วนหัว หรือแม้แต่โลโก้รูปภาพ ทำทุกอย่างที่คุณต้องการทำซ้ำเพื่อการใช้งานอย่างรวดเร็ว ก่อนที่เราจะเริ่มทำตามขั้นตอนด้านล่าง คุณต้องการทำงานด้วยใช่ไหม
เอาล่ะ เริ่มกันเลย! ขั้นแรก ไปที่ Google เอกสารบนเว็บ คุณควรเห็น’แกลเลอรีเทมเพลต’ที่ด้านบนเหนือเอกสารที่คุณสร้างล่าสุด คลิกข้อความ’แกลเลอรีเทมเพลต’ที่ด้านบนขวาเพื่อดร็อปดาวน์ตัวเลือกทั้งหมด ที่นี่ คุณจะเห็นเทมเพลตที่สร้างไว้ล่วงหน้าจำนวนมาก ซึ่งคุณสามารถใช้กับกรณีการใช้งานที่หลากหลายได้ เป็นที่น่าสังเกตว่าผู้ใช้ทั่วไปที่ไม่ได้ชำระเงินสามารถใช้สิ่งเหล่านี้ได้ พวกเขาไม่สามารถสร้างเทมเพลตที่กำหนดเองได้เหมือนที่เรากำลังจะทำร่วมกัน
ถัดไป ให้คลิกจาก”ทั่วไป”ไปยังแท็บที่ตั้งชื่อตามองค์กรของคุณ ที่นี่ คุณจะเห็นชื่อสตูดิโอเกมของฉันที่ด้านบนของภาพหน้าจอ ใต้ชื่อหน้า เมื่อคุณมาถึงแล้ว คุณจะเห็นปุ่ม”ส่งเทมเพลต”ที่ด้านบนขวา คลิกที่กล่องโต้ตอบป๊อปอัปพร้อมตัวเลือกบางอย่าง
ส่งเทมเพลตของคุณเอง
หากคุณคลิกปุ่ม’เลือกเอกสาร’คุณจะพบกับหน้าต่างอื่นที่ขอให้คุณเลือกไฟล์เพื่อใช้เป็นเทมเพลต ไปข้างหน้าและเลือกไฟล์ที่คุณเพิ่งสร้างซึ่งมีคุณลักษณะ Smart Canvas ที่ยอดเยี่ยมทั้งหมดในตัว คุณควรเห็นตัวเลือกนี้ทันทีเนื่องจากคุณเริ่มต้นจากแท็บ’ล่าสุด’แต่คุณยังสามารถเรียกดูส่วนต่างๆ ของ Google ไดรฟ์โดยใช้แท็บด้านบน หรือแม้แต่ผ่านการค้นหา!
การคลิกไฟล์จะแสดงปุ่ม’เปิด’สีน้ำเงินที่ด้านล่างขวา ซึ่งคุณสามารถคลิกเพื่อสิ้นสุดการเลือกของคุณ โปรดทราบว่าเทมเพลตที่คุณสร้างจะสามารถเข้าถึงได้โดยทุกคนในองค์กรของคุณ คุณยังสามารถสลับตัวเลือก’ส่งสำเนาของไฟล์นี้แทนต้นฉบับ’หากคุณต้องการรักษาไฟล์ต้นฉบับ แต่นั่นขึ้นอยู่กับคุณทั้งหมด หากคุณทำเช่นนั้น ระบบจะขอให้คุณตั้งชื่อเฉพาะของสำเนาให้กับสำเนา
สุดท้าย คลิกเมนูแบบเลื่อนลง”หมวดหมู่”และเลือกหมวดหมู่ที่เหมาะสมก่อนแตะปุ่ม”ส่ง”สีน้ำเงิน ตอนนี้คุณมีเทมเพลตเฉพาะสำหรับองค์กรของคุณแล้ว! คุณควรจะเห็นทันทีในแท็บแกลเลอรีเทมเพลตที่ตั้งชื่อตามบริษัทของคุณดังที่แสดงด้านล่าง ตอนนี้ คุณสามารถหมุนไฟล์อื่นได้ทันทีโดยใช้องค์ประกอบเหล่านั้นโดยไม่ต้องสร้างใหม่ทั้งหมด!
ค้นหาเทมเพลตของคุณ
สิ่งสำคัญประการหนึ่งที่ต้องจำไว้ก็คือ Google กำลังทำงานอย่างหนักเพื่อนำ”เอกสารสำเร็จรูปที่กำหนดเอง”มาสู่ Google เอกสารในอีกไม่กี่เดือนข้างหน้า ซึ่งจะช่วยให้คุณสร้างดรอปดาวน์หรือองค์ประกอบ Smart Canvas หรือชิปอัจฉริยะอื่นๆ ในไฟล์เดียวและเรียกใช้ในเอกสารอื่นๆ โดยไม่ต้องคัดลอกและวาง เมื่อเปิดตัว เทมเพลตเหล่านี้จะปรากฏใต้เมนู”@”ซึ่งน่าตื่นเต้นมากสำหรับคนอย่างฉันที่ใช้สิ่งเหล่านี้อย่างเคร่งครัดในเดือนนี้
แจ้งให้เราทราบในความคิดเห็นว่าคุณใช้เทมเพลตประเภทใด มีหรือสร้างขึ้นสำหรับบริษัท โรงเรียน หรือองค์กรที่ไม่มีอยู่ในแกลเลอรีเทมเพลตเริ่มต้น ฉันสนใจที่จะรับแนวคิดเพิ่มเติมสำหรับกรณีการใช้งานของฉันเอง และแน่นอนว่ามีผู้ใช้ทั่วไปใช้คุณลักษณะนี้มากหรือไม่