Google の Smart Canvas ツールが広く利用できるようになったことで、これまであまり気にしていなかった Google ドキュメントのことに気がつくようになりました。通常、私は自分の考えを書き出すためにこれを使用しますが、ビジネス文書にはあまり使用しません。今ではそれが当てはまりますが、今年まではまったく逆のことをしていました。フォーマットされた長時間の共同作業には Docs を使用し、アイデアを素早く取り込むために Keep を使用していました。
私がやり始めたことの 1 つは、次のとおりです。タイマーやストップウォッチ、分類用のドロップダウンなどの特別な書式設定とスマート チップを多数使用してドキュメントを設定します。たとえば、ドキュメント内の分類ツールとしてドロップダウンを使用します。何かが考え、アイデア、または反省したことである場合、または肉付けしているストーリーの断片がアイデア、下書き、編集の最初のパスである場合、または最終的な下書きである場合は、Google の新しいツール
日記用のムードスマートチップ文章用のスマート チップの下書きドキュメント内で繰り返し要素として使用できるスマート チップのアイデア
その他の 使用
提案書などの社外向けドキュメント用のブランド テンプレートを作成して組織を宣伝しますドキュメント エディタのいずれかを使用して、ドキュメント エディタを使用してレポートを作成できます。スプレッドシートで請求書、予算、経費報告書、スケジュールの即時フォーマットを入手できます。スライド プレゼンテーションを使用して、セールス ピッチ、事例紹介、提案書、進捗レポートを目立たせることができます。契約書、プロセス文書へのフローチャート、スプレッドシートへの指標のインポートなど、アドオンを使用できます。
この機能でサポートされているエディション: Business Standard および Business Plus。 エンタープライズ; Education Fundamentals、Education Standard、Teaching and Learning Upgrade、および Education Plus。エンタープライズ エッセンシャル プラス。非営利団体; G Suite Basic と G Suite Business。
Google Workspace 管理者ヘルプ
ユニークで新しい可能性がたくさんあるため、ドキュメント間でこれらの特別な項目をコピーして貼り付ける必要は避けたいと思うでしょう。そして、上で概説したようなさまざまなユースケースに対応する既製のフォーマットにすぐにアクセスできるようになります。今日は、任意のドキュメントを取得して、すぐに起動できるテンプレートに変換する方法を説明します。これは、まさにそれを行うのに役立ちます。
始める前に、何かを作成したいと思います。明確 – この機能を使用するには、有料の Workspace アカウントが必要です。個人の Google アカウントではこの操作を実行できないのが残念です。将来的には、Google が標準アカウント所有者にテンプレート機能を利用できるようにすることを願っていますが、私のようないじくり屋でない限り、必要なビジネスを行っていない人にとってはあまり意味がありません。
最後に、特別なスマート チップ、ヘッダー、さらには画像ロゴを多数含むドキュメントを作成します。以下の手順を開始する前に、すぐに使用できるように複製したいものは何でも実行してください。何か操作できるものが必要になりますよね?
それでは、始めましょう。まず、ウェブ上の Google ドキュメントにアクセスします。最近作成したドキュメントのすぐ上に「テンプレート ギャラリー」が表示されます。右上にある「テンプレート ギャラリー」テキスト自体をクリックして、すべてのオプションをドロップダウンします。ここには、幅広いユースケースに使用できる既製のテンプレートが多数表示されます。通常の無料ユーザーもこれらを利用できることは注目に値しますが、これから一緒に行うように独自のカスタム テンプレートを作成することはできません。
次に、[全般] をクリックします。タブを組織にちなんだ名前のタブに移動します。ここで、スクリーンショットの上部、ページ タイトルのすぐ下に私のゲーム スタジオ名が表示されています。そこに到着すると、右上に「テンプレートを送信」ボタンが表示されます。それをクリックすると、いくつかのオプションを含むポップアップ ダイアログ ボックスが表示されます。
独自のテンプレートを送信する
[ドキュメントを選択] ボタンをクリックすると、テンプレートとして使用するファイルを選択するように求める別のウィンドウが表示されます。続いて、Smart Canvas の優れた機能がすべて組み込まれている、最近作成したファイルを選択してください。 [最近] タブから始めているため、最初のオプションとしてすぐに表示されるはずですが、上部のタブや検索を使用して Google ドライブのさまざまなセクションを参照することもできます。
ファイルをクリックすると、右下に青い [開く] ボタンが表示され、クリックして選択を確定できます。作成したテンプレートは組織内の誰でもアクセスできることに注意してください。オリジナルのファイルを保存したい場合は、「オリジナルの代わりにこのファイルのコピーを送信する」オプションを切り替えることもできますが、それは完全にあなた次第です。ただし、その場合は、コピーに独自の名前を付けるように求められます。
最後に、[カテゴリ] ドロップダウンをクリックして適切なカテゴリを選択してから、青い [送信] ボタンをタップします。これで、あなたの組織に固有のテンプレートが完成しました。以下に示すように、会社にちなんで名付けられた [テンプレート ギャラリー] タブにすぐに表示されるはずです。これで、要素を最初から作成することなく、これらの要素を使用して別のファイルをすぐに作成できるようになりました。
テンプレートの検索
覚えておくべき重要な点の 1 つは、Google が今後数か月間かけてドキュメントに「カスタム ビルディング ブロック」を導入することに懸命に取り組んでいることです。これにより、ドロップダウン、その他のスマート キャンバス要素、スマート チップを 1 つのファイルに作成し、コピーして貼り付けることなく、他のドキュメントで呼び出すことができます。これが公開されると、これらは「@」メニューの下に表示されるようになります。今月これらのものを熱心に使用している私のような人にとって、これは非常にエキサイティングです。
どのようなテンプレートがあるかをコメントで教えてください。会社、学校、または組織のために、デフォルトのテンプレート ギャラリーに存在しないものを持っている、または作成している場合。私は、自分自身の使用例についてさらにアイデアを得るのに興味があります。そしてもちろん、この機能が通常のユーザーによって使用されているかどうかを確認することに興味があります。