Trong một bài đăng trước, tôi đã cho bạn biết cách di chuyển dữ liệu từ Excel sang Access và ngược lại. Trong bài đăng đó, tôi đã nói với bạn rằng bạn nên làm sạch dữ liệu của mình nếu bạn muốn một quy trình suôn sẻ với các trục trặc. Bây giờ, tôi sẽ cho bạn biết điều đó có nghĩa là gì và cách thực hiện điều đó.
Tất nhiên, không phải lúc nào chúng tôi cũng có quyền kiểm soát định dạng và loại dữ liệu mà chúng tôi nhập từ nguồn dữ liệu bên ngoài , (tức là cơ sở dữ liệu, tệp văn bản hoặc trang Web). Vì vậy, trước khi phân tích dữ liệu, bạn cần phải làm sạch nó. May mắn thay, Excel có vô số tính năng để giúp bạn làm sạch dữ liệu của mình để nó có định dạng chính xác mà bạn muốn. Khi bạn gặp may, nhiệm vụ rất đơn giản và có một tính năng cụ thể thực hiện công việc đó cho bạn. Giống như bạn có thể sử dụng Trình kiểm tra chính tả để xóa bất kỳ từ sai chính tả nào trong các cột chứa nhận xét hoặc mô tả. Hoặc, nếu bạn cần xóa các hàng trùng lặp, bạn có thể nhanh chóng thực hiện việc này bằng cách sử dụng hộp thoại Xóa các hàng trùng lặp .
Và đôi khi, bạn có thể cần phải thao tác một hoặc nhiều cột hơn bằng cách sử dụng công thức để chuyển đổi các giá trị đã nhập thành giá trị mới. (tức là, nếu bạn cần xóa dấu cách ở cuối, bạn có thể tạo một cột mới để xóa dữ liệu bằng cách sử dụng công thức, điền vào cột mới, chuyển đổi công thức của cột mới đó thành giá trị, rồi xóa cột ban đầu. Nhưng chúng ta hãy tiếp tục chứ?
Hãy làm theo các bước bên dưới để tìm hiểu cách thực hiện:
Nhập dữ liệu của bạn từ nguồn dữ liệu bên ngoài. Tạo bản sao lưu dữ liệu gốc của bạn trong một sổ làm việc riêng biệt. dữ liệu của bạn ở định dạng bảng gồm các hàng và cột với dữ liệu tương tự trong mỗi cột, tất cả các cột và hàng đều hiển thị và không có hàng trống nào trong phạm vi. Để có kết quả tốt nhất, hãy sử dụng bảng Excel. Thực hiện các tác vụ không yêu cầu thao tác cột trước tiên, chẳng hạn như kiểm tra chính tả hoặc sử dụng hộp thoại Tìm và Thay thế Tiếp theo, thực hiện các tác vụ yêu cầu thao tác cột. Các bước chung để thao tác một cột là: Chèn một cột mới (B) tiếp theo vào cột gốc (A) cần làm sạch. Thêm công thức sẽ biến đổi dữ liệu ở đầu cột mới cột (B). Điền công thức vào cột mới (B). Trong bảng Excel, một cột được tính toán sẽ tự động được tạo với các giá trị được điền đầy đủ. Chọn cột mới (B), sao chép nó, sau đó dán dưới dạng các giá trị vào cột mới (B). Xóa cột ban đầu (A), cột này sẽ chuyển đổi cột mới từ B đến A.
Tôi hy vọng điều này hữu ích cho bạn.
–
