Từ tài liệu giấy sang lưu trữ máy tính và công nghệ đám mây, sự phát triển quản lý dữ liệu đã được khá nhiều. Phòng dữ liệu ảo là một ví dụ điển hình của công nghệ đám mây đã mang lại cho các phương pháp quản lý dữ liệu một hình dạng mới.
Đã qua rồi cái thời mà các công ty có những máy chủ dữ liệu khổng lồ và đắt tiền và hàng đống tệp giấy được chôn dưới nhau. Đó là vì phần mềm phòng dữ liệu trực tuyến mang lại cho bạn sự sang trọng trong việc lưu trữ và quản lý dữ liệu trên công nghệ đám mây.
Phần mềm phòng dữ liệu ảo có cần thiết cho mọi người không? Bạn nên bắt đầu sử dụng phần mềm phòng dữ liệu cho công ty hay cá nhân? Tại sao bạn nên sử dụng phòng dữ liệu ảo khi có các nền tảng lưu trữ dữ liệu miễn phí? Đây là tất cả câu trả lời của bạn.
Phần mềm phòng dữ liệu trực tuyến là gì?
Trước khi khám phá những lợi ích, điều quan trọng là phải hiểu phòng dữ liệu ảo là gì.
Phòng dữ liệu điện tử hoặc trực tuyến là một kho lưu trữ tài liệu kỹ thuật số mà các công ty hoặc tất cả các hình thức doanh nghiệp sử dụng để quản lý các tài liệu kinh doanh của họ.
Theo nghĩa rộng hơn, phòng dữ liệu kỹ thuật số được sử dụng để lưu trữ, chia sẻ, trao đổi, chỉnh sửa , tổ chức và quản lý dữ liệu kinh doanh hoặc thậm chí cá nhân. Nhiều công ty sử dụng phòng dữ liệu ảo làm kho lưu trữ dữ liệu chính của họ, trong khi những công ty khác sử dụng chúng như một phương tiện để chia sẻ hoặc trình bày dữ liệu trong các giao dịch tài chính.
Theo truyền thống, phòng dữ liệu trực tuyến chỉ gắn liền với việc mua bán và sáp nhập. Tuy nhiên, theo thời gian, đặc biệt là trong vài năm qua, phòng dữ liệu ảo đã trở thành một phần tiêu chuẩn của hoạt động kiểm toán, IPO, quản lý tài sản trí tuệ, liên lạc với hội đồng quản trị, gây quỹ, liên doanh, thẩm định và quan hệ đối tác chiến lược.
Ngày nay, do nhu cầu ngày càng tăng về các giải pháp dành riêng cho ngành, các nhà cung cấp phòng dữ liệu ảo đã phát triển các phòng dành riêng cho thẩm định, bất động sản, M & As, khoa học đời sống và kiện tụng. Đọc thêm về các lợi ích cụ thể mà nhà cung cấp phòng dữ liệu cung cấp cho từng mục đích sử dụng này tại dataroomreviews.org .
Tại sao bạn cần dịch vụ phòng dữ liệu ảo?
Tại sao việc di chuyển dữ liệu doanh nghiệp của bạn sang phòng dữ liệu lại quan trọng hoặc tại sao phòng dữ liệu ảo lại tốt hơn các nền tảng trực tuyến miễn phí khác? Đây là câu trả lời!
1. Phòng dữ liệu ảo an toàn hơn
Không cần phải nói rằng tính bảo mật và tính toàn vẹn của dữ liệu doanh nghiệp của bạn là điều quan trọng hàng đầu. Bên cạnh đó, nếu bạn đang trực tiếp xử lý thông tin nhạy cảm của khách hàng thì bạn bắt buộc phải sử dụng hệ thống quản lý dữ liệu tuân thủ.
Phòng dữ liệu an toàn hơn các công cụ khác trên nhiều cơ sở. Đây là lý do tại sao:
Ủy quyền hai yếu tố có thể là một tính năng phổ biến trong các nền tảng quản lý dữ liệu riêng tư, nhưng các phòng dữ liệu đang đi trước trong việc mã hóa dữ liệu. tiêu chuẩn mã hóa dữ liệu trên thế giới. Ngoài ra, còn có tính năng xóa thiết bị từ xa để xóa ngay lập tức các thiết bị đáng ngờ, bị mất hoặc bị đánh cắp được kết nối với phòng dữ liệu.
Các công cụ lưu trữ dữ liệu miễn phí hầu hết không có các tính năng này.
2. Phòng dữ liệu ảo cung cấp nhiều quyền kiểm soát hơn
Bảo mật nền tảng là một khía cạnh, trong khi bảo mật dữ liệu là một khía cạnh khác. Và đây là nơi các phòng dữ liệu ảo mạnh hơn. Trong VDR của mình, bạn có thể quyết định loại quyền hạn mà bạn nên trao cho những người dùng khác. Điều đó có nghĩa là bạn có thể cấp quyền truy cập tùy chỉnh cho từng người dùng hoặc tạo các nhóm người dùng có cùng cài đặt.
Bạn có thể hạn chế một nhóm chỉnh sửa, in hoặc tải xuống tài liệu. Trên thực tế, bạn thậm chí có thể tùy chỉnh cài đặt quyền truy cập cho những người dùng cụ thể trong nhóm. Hiếm có mức độ tùy chỉnh này.
Hơn nữa, với tư cách là quản trị viên phòng dữ liệu của bạn, bạn có thể thu hồi quyền truy cập của bất kỳ người dùng nào vào bất kỳ tài liệu nào bất kỳ lúc nào. Bạn có thể chia sẻ tài liệu trong một thời gian nhất định và quyền truy cập sẽ hết hạn sau đó.
Khi chia sẻ dữ liệu với các bên bên ngoài, VDR cho bạn 100% quyền kiểm soát. Bạn có thể sử dụng tính năng Fence View để trình bày dữ liệu có tính bảo mật cao như nguyên mẫu sản phẩm, nghiên cứu, tài sản trí tuệ, v.v. Chế độ xem hàng rào ngăn không cho bất kỳ ai chụp ảnh màn hình hoặc ảnh tài liệu. Nó cũng ngăn người dùng quét, chỉnh sửa, thay đổi, tải xuống hoặc in tệp.
Ngoài ra, hình mờ động trong phần mềm phòng dữ liệu trực tuyến là một công cụ tuyệt vời để theo dõi những thay đổi được thực hiện trong tài liệu và giải quyết tranh chấp bản quyền.
3. Phòng dữ liệu ảo tiết kiệm và dễ truy cập
Bạn có thể truy cập các giải pháp phòng dữ liệu điện tử từ điện thoại di động hoặc máy tính bảng của mình. Các ứng dụng VDR chuyên dụng thường cho phép bạn thực hiện tất cả các chức năng mà bạn có thể làm trên máy tính để bàn. Trên thực tế, các VDR ngày nay cho phép truy cập dữ liệu mà không cần kết nối internet.
Quan trọng nhất, từ góc độ doanh nghiệp, các phòng dữ liệu có hiệu quả về chi phí. Đầu tiên, những giải pháp không cần giấy này đảm bảo bạn không phải tốn hàng nghìn USD cho giấy và chi phí in ấn. Thứ hai, chúng rẻ hơn rất nhiều so với việc có phần mềm quản lý dữ liệu được thiết kế riêng. Ngoài ra, bạn không phải tốn chi phí bảo trì phần mềm vì mọi thứ đều do các nhà cung cấp phòng dữ liệu thực hiện.
Lời cuối cùng
Phần mềm phòng dữ liệu ảo cung cấp bảo mật cấp ngân hàng nhờ hai tính năng này.-xác thực phần tử, mã hóa 256-bit và xóa thiết bị từ xa. Phòng dữ liệu có các công cụ bảo mật truy cập mạnh mẽ và một loạt các tính năng bảo mật tài liệu.
Quan trọng nhất, chúng giúp bạn tiết kiệm hàng nghìn đô la hàng năm bằng cách giảm chi phí quản lý. Điều này làm cho phòng dữ liệu điện tử trở thành một lựa chọn thuận lợi hơn khi so sánh với giải pháp lưu trữ đám mây miễn phí.
