Cho dù bạn đang làm việc với thiết bị Android của mình một cách nhanh chóng, cộng tác với các thành viên khác trong nhóm trên khắp thế giới hay tất cả ở một địa điểm, thì việc biết về đồng bộ hóa tệp không phải là điều gì quá xa vời với Geekly.
Bạn cảm thấy mệt mỏi vì phải liên tục gửi tệp qua email cho nhóm của mình để đảm bảo mọi người đều có phiên bản mới nhất? Bạn đã bao giờ bị mất các tài liệu quan trọng do hỏng ổ cứng hoặc vô tình xóa một tệp? Như EnduraData giải thích – những sự cố này có thể được giải quyết bằng đồng bộ hóa tệp!
Đồng bộ hóa tệp là gì ? Đó là một phương pháp mạnh mẽ để giữ cho các tệp của bạn được cập nhật và lưu trữ ở nhiều vị trí. Phương pháp này rất quan trọng đối với các nhóm làm việc từ xa, những người cần truy cập vào cùng một tệp trong thời gian thực. Phần mềm đồng bộ hóa tệp, chẳng hạn như Dropbox, thường được sử dụng để sao lưu và truy cập tệp di động. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá các loại đồng bộ hóa tệp khác nhau và lợi ích của chúng, để bạn có thể giữ cho nhóm của mình ngăn nắp và hiệu quả.
Các loại đồng bộ hóa tệp
Đồng bộ hóa có thể là “một chiều” hoặc “hai chiều”. hay thậm chí là “đa chiều”.
1. Đồng bộ hóa hai chiều (đồng bộ hóa hai chiều)
Đây là loại đồng bộ hóa trong đó các tệp được sao chép trong cả hai hướng để điều chỉnh các thay đổi khi chúng xảy ra. Nếu tệp ở Vị trí A mới hơn, tệp đó sẽ được sao chép sang Vị trí B. Nếu tệp ở Vị trí B mới hơn, tệp đó sẽ được sao chép sang Vị trí A. Tương tự, xóa tệp khỏi Vị trí A sẽ xóa tệp đó khỏi Vị trí B và ngược lại ngược lại.
2. Đồng bộ hóa một chiều (sao lưu/phản chiếu/sao chép tệp)
Quá trình đồng bộ hóa chỉ truyền tệp theo một hướng. Các tệp được đẩy từ nguồn tới đích chỉ theo một hướng. Ví dụ: nếu một tệp ở Vị trí A (nguồn) mới hơn, tệp đó sẽ được sao chép sang Vị trí B. (đích). Tương tự, việc xóa một tệp khỏi Vị trí A sẽ khiến tệp đó bị xóa khỏi Vị trí B. Mặt khác, một tệp bị xóa ở Vị trí B được khôi phục bằng cách sử dụng tệp ở Vị trí A.
Đồng bộ hóa tệp hoạt động như thế nào, và cách triển khai?
Nhu cầu của bạn sẽ quyết định cách bạn triển khai đồng bộ hóa tệp. Bạn cũng có thể sử dụng nhiều kỹ thuật đồng bộ hóa tệp. Những điều này có thể bao gồm, chẳng hạn như sử dụng hệ thống được lưu trữ, phát triển hệ thống đồng bộ hóa của bạn hoặc công cụ của bên thứ ba.
Các giải pháp đồng bộ hóa tệp tốt nhất giúp đơn giản hóa việc sao chép và sao lưu tệp của bạn trên nhiều thiết bị, cho dù ở nơi làm việc , ở nhà hoặc trên đường đi. Ngoài việc lưu trữ và đồng bộ hóa dữ liệu, hầu hết các giải pháp đồng bộ hóa đều cho phép bạn quản lý dữ liệu đã lưu, quyền truy cập và quyền của người dùng. Những tính năng này rất tốt cho việc chia sẻ tệp và cộng tác với các tệp được lưu trữ.
Lợi ích của Đồng bộ hóa tệp
1. Khuyến khích cộng tác
Việc có các tập dữ liệu nhất quán trên nhiều địa điểm sẽ thúc đẩy sự cộng tác lành mạnh khi làm việc với những người khác. Mọi người sẽ có cùng thông tin về dự án đang được xem xét. Khi bạn thực hiện các thay đổi đối với nguồn dữ liệu của mình, các thay đổi đó sẽ được phản ánh trong ứng dụng của các thành viên khác trong nhóm.
2. Ngăn ngừa mất dữ liệu
Đồng bộ hóa dữ liệu ngăn ngừa mất dữ liệu bằng cách cung cấp nhiều tập dữ liệu được cập nhật ở các vị trí khác nhau. Nếu bạn bị mất dữ liệu trong một ứng dụng, đừng lo lắng vì bạn có cùng dữ liệu đó ở một số nơi khác.
3. Cải thiện khả năng truy cập dữ liệu
Vì đồng bộ hóa dữ liệu đảm bảo rằng dữ liệu của bạn ở các vị trí khác nhau là chính xác nên bạn có thể sử dụng Vị trí sẵn có và thuận tiện nhất vào bất kỳ thời điểm nào. Bạn có thể truy cập cục bộ vào dữ liệu của mình nếu mạng của bạn bị lỗi hoặc gặp sự cố.
4. Kiểm soát quyền truy cập an toàn
Bạn phải biết ai có quyền truy cập vào dữ liệu của mình để họ không thay đổi hoặc xâm phạm dữ liệu đó theo bất kỳ cách nào. Đồng bộ hóa tệp cho phép bạn cung cấp các bộ dữ liệu cụ thể cho người dùng mạng trong một ứng dụng riêng biệt mà không cấp cho họ quyền truy cập mạng đầy đủ. Một khía cạnh khác phải kể đến là việc tuân thủ luật pháp như HIPPA hay các yêu cầu khác của liên bang. Giải pháp có hỗ trợ cài đặt tại cơ sở, đám mây hay cả hai không? Giải pháp có biện pháp bảo vệ rò rỉ dữ liệu không? Dữ liệu có rời khỏi trang web của khách hàng không? Nếu vậy, hậu quả của việc rò rỉ hoặc vi phạm dữ liệu có thể rất tốn kém và có thể vi phạm một số luật. Một câu hỏi luôn được đặt ra là giá trị của dữ liệu, bí mật của nó là gì và bạn có tin tưởng tất cả các quản trị viên hệ thống có quyền truy cập vào dữ liệu trên các trang web từ xa không?
5. Tự động hóa quá trình truyền dữ liệu lớn
Một số nhà cung cấp đồng bộ hóa tệp tự động hóa đồng bộ hóa tệp nhiều hơn những nhà cung cấp khác. Điều quan trọng là phải chú ý đến việc tự động hóa quá trình truyền tệp lớn và lượng dữ liệu được truyền. Một số giải pháp dành cho doanh nghiệp nhỏ hoặc người dùng gia đình nhưng không dành cho doanh nghiệp.
Suy nghĩ cuối cùng
Phần lớn công việc của chúng tôi trong không gian kỹ thuật số xoay quanh các tệp. Bạn có thể sử dụng đồng bộ hóa tệp để luôn cập nhật tất cả các bộ dữ liệu của mình. Hơn nữa, bằng cách triển khai một phần mềm đồng bộ hóa tệp duy nhất trên nhiều ứng dụng, bạn có thể cải thiện tính bảo mật cho nội dung dữ liệu của mình. Về lâu dài, bạn sẽ tiết kiệm được các tài nguyên có giá trị, chẳng hạn như thời gian, và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của mình. Nhưng hãy lưu ý rằng một số giải pháp dành cho người dùng gia đình nhưng không đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp hoặc cơ quan chính phủ. Chúng tôi cũng đề xuất bạn đọc thêm tại đây về truyền dữ liệu an toàn.
