Giờ đây, khi các công cụ Smart Canvas của Google đã phổ biến rộng rãi, tôi nhận ra những điều về Google Tài liệu mà trước đây tôi chưa bao giờ thực sự quan tâm. Nói chung, tôi sử dụng nó để viết ra những suy nghĩ của mình và ít hơn cho các tài liệu kinh doanh. Chà, điều đó bây giờ đúng, nhưng trước năm nay, tôi đã làm điều ngược lại – tôi đã sử dụng Tài liệu cho công việc cộng tác có định dạng dài và Keep để nắm bắt nhanh các ý tưởng của mình.
Một trong những điều tôi đã bắt đầu làm là thiết lập Tài liệu với nhiều định dạng đặc biệt và chip thông minh như đồng hồ bấm giờ hoặc đồng hồ bấm giờ hoặc có thể là trình đơn thả xuống để phân loại. Ví dụ, tôi sẽ sử dụng danh sách thả xuống làm công cụ phân loại trong tài liệu của mình. Nếu điều gì đó là suy nghĩ, ý tưởng hay điều gì đó mà tôi đã suy ngẫm hoặc nếu một đoạn câu chuyện mà tôi đang bổ sung là một ý tưởng, bản nháp thô, bản chỉnh sửa đầu tiên hoặc nếu đó là bản nháp cuối cùng, các công cụ mới của Google thật tuyệt vời khi nhanh chóng gắn thẻ chúng như vậy.
Chip tâm trạng thông minh cho nhật ký của bạnDự thảo chip thông minh cho bài viết của bạnMột số ý tưởng chip thông minh mà bạn có thể muốn sử dụng làm thành phần lặp lại trong Tài liệu của mình
Một số thông tin khác sử dụng cho Mẫu Google Tài liệu trong tổ chức của bạn
Quảng bá tổ chức của bạn bằng cách tạo các mẫu có thương hiệu cho tài liệu hướng ra bên ngoài, chẳng hạn như đề xuất và báo cáo bằng cách sử dụng bất kỳ trình chỉnh sửa Tài liệu nào. Nhận định dạng tức thì cho hóa đơn, ngân sách, báo cáo chi phí hoặc lịch trình trong Trang tính. Làm cho quảng cáo chiêu hàng, nghiên cứu điển hình, đề xuất hoặc báo cáo trạng thái của bạn nổi bật bằng bản trình bày Trang trình bày. Thêm chữ ký vào một thỏa thuận, lưu đồ cho tài liệu quy trình, nhập chỉ số vào bảng tính, v.v. với các tiện ích bổ sung.
Các phiên bản được hỗ trợ cho tính năng này: Business Standard và Business Plus; Doanh nghiệp; Giáo dục Cơ bản, Tiêu chuẩn Giáo dục, Nâng cấp Dạy và Học, và Giáo dục Plus; Enterprise Essentials Plus; Tổ chức phi lợi nhuận; G Suite Basic và G Suite Business.
Trợ giúp dành cho quản trị viên Google Workspace
Với rất nhiều khả năng mới, độc đáo, có lẽ bạn sẽ muốn tránh phải sao chép và dán các mục đặc biệt này giữa các tài liệu, và nhanh chóng có được quyền truy cập vào định dạng tạo sẵn cho các trường hợp sử dụng khác nhau, chẳng hạn như những trường hợp tôi đã nêu ở trên. Hôm nay, tôi sẽ chỉ cho bạn cách lấy bất kỳ Tài liệu nào và biến nó thành một mẫu mà bạn có thể khởi chạy nhanh chóng. Mẫu này sẽ giúp bạn thực hiện chính xác điều đó.
Trước khi chúng ta bắt đầu, tôi muốn tạo một thứ gì đó rõ ràng – bạn phải có tài khoản Workspace trả phí để sử dụng tính năng này. Tài khoản Google cá nhân không thể thực hiện hành động này, điều này làm tôi buồn. Tôi hy vọng rằng trong tương lai, Google sẽ cho phép các chủ tài khoản tiêu chuẩn sử dụng tính năng mẫu, nhưng trừ khi bạn là một người thích mày mò như tôi, điều đó thực sự không có ý nghĩa gì đối với những người không kinh doanh ở những nơi cần thiết.
Điều cuối cùng – hãy tiếp tục và tạo Tài liệu với một loạt các chip thông minh đặc biệt, tiêu đề, thậm chí có thể là biểu tượng hình ảnh. Làm bất cứ điều gì bạn muốn sao chép để sử dụng nhanh trước khi chúng tôi bắt đầu làm theo các bước bên dưới. Bạn sẽ muốn một cái gì đó để làm việc với nó, phải không?
Được rồi, bắt đầu nào! Trước tiên, hãy truy cập Google Tài liệu trên web. Bạn sẽ thấy một’Thư viện mẫu’ở trên cùng, ngay phía trên các tài liệu được tạo gần đây nhất của bạn. Nhấp vào chính văn bản’Thư viện mẫu’ở trên cùng bên phải để thả xuống tất cả các tùy chọn. Tại đây, bạn sẽ thấy nhiều mẫu được tạo sẵn mà bạn có thể sử dụng cho nhiều trường hợp sử dụng. Điều đáng chú ý là những người dùng thông thường không trả tiền có thể sử dụng những thứ này, họ chỉ không thể tạo các mẫu tùy chỉnh của riêng mình như chúng ta sắp làm cùng nhau.
Tiếp theo, nhấp qua từ’Chung’tab vào tab được đặt tên theo tổ chức của bạn. Tại đây, bạn có thể thấy tên studio trò chơi của tôi ở đầu ảnh chụp màn hình ngay bên dưới tiêu đề trang. Sau khi đến đó, bạn sẽ thấy nút’Gửi mẫu’ở trên cùng bên phải. Nhấp vào đó để có hộp thoại bật lên với một số tùy chọn.
Gửi mẫu của riêng bạn
Nếu bạn nhấp vào nút’Chọn tài liệu’, bạn sẽ gặp một cửa sổ khác yêu cầu bạn chọn một tệp để sử dụng làm mẫu. Hãy tiếp tục và chọn tệp bạn vừa tạo có tất cả các tính năng Smart Canvas tuyệt vời được tích hợp sẵn. Bạn sẽ thấy nó ngay lập tức dưới dạng tùy chọn đầu tiên vì bạn mới bắt đầu trên tab’Gần đây’, nhưng bạn cũng có thể duyệt qua các phần khác nhau của Google Drive bằng cách sử dụng các tab ở trên cùng hoặc thậm chí qua Tìm kiếm!
Nhấp vào tệp sẽ hiển thị nút’Mở’màu xanh lam ở dưới cùng bên phải mà bạn có thể nhấp vào để hoàn tất lựa chọn của mình. Hãy nhớ rằng bất kỳ mẫu nào bạn tạo sẽ có thể truy cập được bởi bất kỳ ai trong tổ chức của bạn. Bạn cũng có thể chuyển đổi tùy chọn’Gửi bản sao của tệp này thay vì bản gốc’nếu bạn muốn giữ lại tệp gốc, nhưng điều đó hoàn toàn tùy thuộc vào bạn. Nếu làm như vậy, bạn sẽ được yêu cầu đặt tên riêng cho bản sao.
Cuối cùng, hãy nhấp vào menu thả xuống’Danh mục’và chọn một danh mục thích hợp trước khi nhấn vào nút’Gửi’màu xanh lam. Bây giờ bạn đã có một mẫu duy nhất cho tổ chức của mình! Bạn sẽ thấy nó xuất hiện ngay trong tab Thư viện mẫu được đặt tên theo công ty của bạn như hình bên dưới. Giờ đây, bạn có thể ngay lập tức tạo một tệp khác bằng cách sử dụng các thành phần chính xác đó mà không cần phải tạo chúng từ đầu!
Tìm Mẫu của bạn
Một điều quan trọng cần lưu ý là Google đang nỗ lực để đưa’Khối dựng tùy chỉnh’vào Tài liệu trong vài tháng tới. Điều này sẽ cho phép bạn tạo danh sách thả xuống hoặc bất kỳ phần tử Smart Canvas nào khác hoặc chip thông minh trong một tệp và gọi nó trong bất kỳ tài liệu nào khác mà không phải sao chép và dán. Sau khi tính năng này ra mắt, chúng sẽ xuất hiện trong menu’@’, điều này cực kỳ thú vị đối với một người như tôi, những người đang sử dụng những thứ này một cách nghiêm túc trong tháng này.
Hãy cho tôi biết loại mẫu của bạn trong phần nhận xét có hoặc tạo cho công ty, trường học hoặc tổ chức của bạn mà đơn giản là không tồn tại trong thư viện mẫu mặc định. Tôi muốn có thêm một số ý tưởng cho các trường hợp sử dụng của riêng mình và tất nhiên là để xem liệu tính năng này có được người dùng thông thường sử dụng nhiều hay không.
